Un guide pour comprendre ce qui compose les charges sociales

Une fois que vous avez embauché du personnel, vous devez commencer à payer des charges sociales pour chaque nouvel employé embauché. Les charges sociales incluent le revenu fédéral, la sécurité sociale et l’assurance-maladie.Selon l'endroit où se trouve votre entreprise, cela peut également inclure les taxes d'état et de la ville.

Avant de payer des impôts, toutes les entreprises doivent acquérir un numéro d'identification d'employeur fédéral auprès du gouvernement américain. Une fois qu'une entreprise a un numéro EIN, elle peut déposer des taxes sur les salaires auprès du gouvernement.

Les employeurs sont tenus de retenir la totalité de l'impôt fédéral sur le revenu. Les employeurs sont également tenus de retenir la moitié de la taxe de sécurité sociale et la moitié de la taxe de Medicare sur le salaire de chaque employé, et de payer la moitié restante des taxes de sécurité sociale et de Medicare.

Quels facteurs composent les taxes sur la masse salariale

Taxe fédérale sur le revenu

• Pour déterminer les taxes fédérales, les employeurs devraient demander aux employés de remplir un formulaire obligatoire IRS W-4. Ce formulaire sert à calculer les taxes fédérales, ainsi que les taxes d’état et de ville, le cas échéant. Pour calculer l’impôt fédéral total, utilisez le W-4, Guide de l’employeur et Guide supplémentaire de l’impôt de l’employeur, de l’employé.

Taxe de sécurité sociale

• La taxe de sécurité sociale représente la moitié de la FICA (Federal Insurance Contributions Act). Le taux d’imposition de la sécurité sociale en 2018 était de 6,2% du salaire de chaque employé, l’employeur payant un montant correspondant. L'employeur et l'employé ne sont responsables que d'un montant limité de la taxe de sécurité sociale. Ce montant est versé pour tout ce qui est gagné jusqu’à une base salariale de 128 400 dollars pour l’année 2018.

Taxe Medicare

• L’autre moitié de FICA est Medicare. Les employeurs doivent retenir 1,45% du salaire de chaque employé pour la taxe Medicare. En outre, les employeurs doivent payer un montant correspondant.

Taxe de chômage

• Outre les charges sociales énumérées ci-dessus, les employeurs doivent acquitter une taxe de chômage pour chaque particulier travaillant dans l'entreprise. C'est ce qu'on appelle les taxes de chômage fédérales et d'État (SUTA et FUTA). Le taux d'imposition de la FUTA est de 6,0% et s'applique aux premiers 7 000 USD de salaires versés à chaque employé au cours de l'année. Les employeurs qui paient leur SUTA à temps reçoivent un crédit compensatoire pouvant atteindre 5,4%. Les taxes SUTA varient selon les états.

État impôt sur le revenu

• Selon l’état où l’entreprise est située, les employeurs et les employés peuvent être tenus de payer l’impôt sur le revenu. Les taxes varient selon les états.

Impôt sur le revenu des villes et des comtés

• Bien qu’il n’y ait pas beaucoup de villes ou de comtés ayant un impôt sur le revenu, quelques-unes, comme la ville de New York, ont cet impôt. Vérifiez auprès du gouvernement local pour savoir s'il existe une taxe locale applicable.

Pénalités pour non-paiement des charges sociales

L’obligation de soumettre des charges sociales est régie par un système d’évaluations de pénalité strictes. Les entreprises reçoivent une pénalité automatique de 2% à 10% pour ne pas acquitter correctement et rapidement les charges sociales fédérales, et les entités taxatrices des États et des villes appliquent des sanctions similaires.

Une entreprise se verra également infliger des pénalités supplémentaires en cas de non-production de déclarations mensuelles et trimestrielles, et oublier de soumettre un formulaire W-2 pour chaque nouvel employé peut coûter 50 $ par formulaire qui n’a pas été déposé rapidement.

L'IRS impose une sanction beaucoup plus sévère aux entreprises qui ne soumettent pas leurs retenues à la source et leurs paiements au fonds de la sécurité sociale comme requis. L'IRS facturera une pénalité pouvant aller jusqu'à 100% du montant impayé à une entreprise ou à un particulier, par exemple un dirigeant d'entreprise chargé de veiller à ce que les paiements aient lieu.