Comment organiser un événement médiatique réussi

L'un des moyens les plus faciles pour votre entreprise de bénéficier d'une couverture médiatique gratuite (souvent appelée "média mérité") consiste à organiser des événements médiatiques.Que vous fassiez équipe avec plusieurs sponsors pour aider les moins fortunés ou que vous organisiez une conférence de presse pour annoncer la sortie d'un produit, vous devez suivre certaines étapes pour organiser un événement médiatique réussi.

Commencez avec un communiqué de presse

En envoyant votre communiqué de presse, vous aiderez les médias à déterminer si votre reportage mérite une couverture suffisante. C'est pourquoi il est utile de garder votre communiqué de presse simple et de ne jamais utiliser de battage publicitaire. Les stations et les journaux cherchent des nouvelles; ils ne cherchent pas un spiel de vente.

Vous avez une fenêtre pour envoyer votre communiqué de presse. Vous ne voulez pas l'envoyer trop tôt et ensuite il est oublié ou enterré, et vous ne voulez pas l'envoyer trop tard alors que d'autres histoires ont déjà été attribuées et qu'elles ne peuvent tout simplement pas être adaptées à votre événement. En règle générale, 2 à 3 jours avant votre événement est un préavis suffisant.

Vous voulez également vous assurer que vous incluez des instructions et des instructions spéciales dans votre communiqué de presse. Si le siège de votre société est situé sur un site unique mais que votre événement se déroule dans votre usine située à une trentaine de kilomètres, vous devez l'indiquer clairement dans votre communiqué de presse.

Regarder les appels téléphoniques

Une fois que vous avez envoyé votre communiqué de presse, vous pouvez appeler les éditeurs des journaux ou les producteurs des chaînes de télévision pour vérifier leur réception. C'est tout ce que vous devez demander.

Cela ouvrira souvent la conversation pour qu'ils vous disent s'ils pensent pouvoir ou non venir. Mais même si ce n'est pas le cas, vous ne voulez pas demander s'ils arrivent. Ils seront là s'ils peuvent mais ne feront aucune promesse.

N'oubliez pas que des nouvelles de dernière heure ou des journées chargées d'informations pourraient les empêcher de venir à la dernière minute. Vous ne voulez pas les harceler pour voir s'ils arrivent, même le jour de l'événement, alors que vous attendez les journalistes.

Vous voulez également regarder l'heure à laquelle vous passez votre appel téléphonique. Téléphoner à 10 minutes avant 17 heures Cela peut sembler être la fin de la journée pour vous, mais pour un producteur, 10 minutes avant un journal télévisé. Les meilleurs moments pour appeler sont généralement autour de 10 heures et entre 13 h et 14 h 30.

Planifiez soigneusement le temps de votre événement

Tout le monde travaille sur les délais. Les journaux ont fixé l'heure à laquelle ils ont mis le numéro du lendemain. Cela signifie que s'ils viennent à votre événement à 17 heures. jeudi, la couverture peut ne pas être visible avant samedi.

Les chaînes de télévision ont généralement une matinée, midi, 17h, 18h, 10h et / ou 23h. des émissions de nouvelles pendant la semaine, en fonction du marché de votre télévision. Obtenir une couverture si votre événement médiatique commence à 16h pourrait être très difficile. Ils ne vont pas juste sauter dans leur voiture de presse et conduire comme un fou pour mettre votre bande en ondes à 5 heures. Il y a un script à écrire et une bande à éditer.

Planifiez l'heure de votre événement de sorte qu'il ne soit pas seulement pratique pour les journalistes, mais augmente également vos chances d'obtenir une exposition plus immédiate.

N'essayez pas de tout faire

Aussi tentant que cela soit de devenir réalisateur, ne dites pas au reporter, aux photographes ou aux vidéographes quels plans vous souhaitez obtenir. Vous souhaitez établir un certain rapport avec eux et établir une relation avec le journal ou la chaîne de télévision. Vous ne gagnerez pas d'amis en leur disant comment faire leur travail.

Facilite l'entrée et la sortie

Si vous organisez l'événement dans votre usine de 50 000 pieds carrés et que la zone réservée aux médias se trouve à l'arrière du bâtiment, donnez-leur un accès aussi facile que possible. Ne les laissez pas se garer à l'avant du bâtiment, puis traînez leur équipement complètement à l'arrière si vous pouvez l'aider. S'il existe un moyen de se rendre à l'arrière, informez les médias des indications de conduite dans votre communiqué de presse et indiquez clairement le chemin à suivre.

Vous souhaitez également déterminer quelle zone de votre installation est strictement interdite. Par exemple, si vous ne pouvez pas éviter une longue marche, voulez-vous vraiment que les médias traversent tout votre bâtiment avec des caméras? Cela ne signifie pas qu'ils vont commencer à filmer ce qu'ils veulent. Mais de nombreuses entreprises appliquent des règles strictes concernant les endroits où les appareils photo et les non-employés peuvent aller pour des raisons de propriété.

Considérez les visuels

Pensez à vos visuels avec soin. Donnez aux médias la plus grande expérience pratique possible. Parler d'un produit pendant une demi-heure puis se référer à la photo de la brochure est quelque chose que les médias n'ont même pas à montrer. N'oubliez pas qu'ils transmettent les éléments visuels à vos clients potentiels (leurs téléspectateurs ou leurs lecteurs). Il est donc important de garder votre public à l'esprit afin que vous puissiez obtenir la couverture dont vous avez besoin.

N'oubliez pas un dossier de presse

Incluez les informations sur votre événement et transmettez-les aux médias. Cette information les aidera à écrire l'histoire, mais vous aidera également à mieux contrôler l'actualité puisque vous leur fournissez les informations cruciales.

Assurez-vous que votre contact média est disponible

N'oubliez pas de rendre votre contact média disponible pour répondre à vos questions. Si un journaliste a des questions supplémentaires, il doit pouvoir contacter rapidement votre contact avec les médias. Veillez à inclure le numéro de téléphone du contact média et toute autre information de contact dans votre dossier de presse.

Utiliser des employés expérimentés

Vous n'êtes pas obligé de limiter les porte-parole de votre événement à votre propre contact avec les médias. Si un employé peut faire une meilleure phrase parce qu'il a plus d'expérience dans le développement et le travail avec un certain produit, il est certain qu'il soit disponible pour répondre à vos questions.

Préparez votre déclaration au préalable

Si vous envisagez de parler à la caméra ou à un journaliste, réfléchissez à ce que vous voulez dire à l'avance. Il peut être utile de demander à un ami qui ne connaît pas bien votre entreprise de lire votre dossier de presse et de poser des questions. À partir de ces questions et de vos propres réflexions, établissez une liste de réponses. Vous ne voulez pas que le son soit répété, mais vous ne voulez pas paraître non préparé ou dire «Umm…» beaucoup non plus.

Vous souhaitez également prendre en compte les différents types de médiums. Le journal a des besoins différents de ceux de la télévision et inversement. Un journaliste peut vous poser des questions très différentes de celles d’un journaliste de télévision. Chaque média a différentes façons de présenter votre actualité, il a donc besoin du type qui lui convient le mieux.

Et si le journaliste ne montre pas?

La station ou le journal peut très bien envoyer un photographe ou un vidéographe au lieu d’un journaliste. Cela ne signifie pas que votre histoire n'est pas importante pour eux. Ils ne seraient pas là s'ils ne prévoyaient pas de raconter votre histoire, alors traitez ceux qui se présentent très bien.

Si un vidéographe traîne son matériel, ne lui remettez pas de dossier de presse immédiatement. Offre de le porter pour lui jusqu'à ce qu'il soit capable d'obtenir les vaccins dont il a besoin. Le traiter comme un citoyen de deuxième classe reviendra à la station et pourrait nuire à vos chances de couverture future.