Meilleures pratiques pour les dossiers du personnel

C'est une bonne idée pour un employeur de conserver un dossier personnel pour chaque employé. La documentation des antécédents professionnels, des enregistrements des contributions et des réalisations, des avis disciplinaires, des promotions, des plans de développement des performances, etc., appartient à un dossier personnel. Les employeurs intelligents conservent également plus d’un dossier personnel.

L'employeur a de bonnes raisons de conserver plusieurs dossiers du personnel - certains légaux et d'autres à des fins de meilleures pratiques d'emploi. La documentation est nécessaire pour que l'employeur ait une vue précise de l'historique d'emploi d'un employé. La documentation appuie les décisions de l'employeur et peut le protéger dans une action en justice conservée correctement.

Le contenu du dossier du personnel fournit un aperçu historique des événements importants survenus au cours de la carrière d'un employé. Ils soutiennent les décisions prises concernant l'employé et sa carrière. Ils démontrent les raisons de l'employeur pour l'embauche, les promotions, les mutations, les récompenses et la reconnaissance, et les décisions de licenciement.

Différentes directives sont associées à différents types de fichiers du personnel

Plusieurs types de fichiers de personnel étant recommandés, différentes règles et directives sont associées à chaque type de fichier.

• Chaque type de fichier personnel a une raison différente pour le contenu existant et différent, en fonction de cette raison.
• Chaque type de fichier personnel est stocké différemment.
• L'accès à un dossier personnel est limité à certains employés dans la plupart des organisations. De nombreuses organisations limitent l'accès aux fichiers du personnel au personnel des ressources humaines uniquement. Différents types de fichiers du personnel ont différentes règles d'accès.
• L'accès des employés à son dossier personnel est autorisé, mais la plupart des employeurs définissent des directives pour l'accès des employés avec une stratégie d'accès aux fichiers du personnel dans le manuel de l'employé. (Plusieurs États et juridictions ont des règles différentes, alors restez au courant de votre situation.)

  La plupart des organisations n'autorisent pas le responsable de l'employé à accéder à l'ensemble du dossier du personnel. Ils s'attendent à ce que les gestionnaires conservent la documentation pertinente dans leur propre dossier d'employé de direction, qui n'est pas le dossier du personnel officiel.

• Le département des ressources humaines possède et est responsable des dossiers du personnel.

Dossiers personnels recommandés

Voici les types de fichiers personnels recommandés et ce que vous devez savoir pour travailler avec eux.

Dossier personnel des employés

Il s’agit du fichier personnel principal qu’un employeur tient pour chaque employé. Le fichier du personnel stocke l'historique d'emploi de chaque employé. Voici ce que vous devez savoir sur un dossier de personnel.

Dossier médical

Le dossier médical de l'employé est soumis à de graves restrictions légales que l'employeur doit connaître et respecter. Voici ce que vous devez savoir sur la confidentialité et le contenu du dossier médical d’un employé.

Fichier de paie

L'accès des employés au fichier de paie de l'employé est moins restrictif que l'accès au dossier médical ou au dossier personnel. Le fichier de paie contient des informations sur le salaire, la sélection des avantages, les modifications du taux de rémunération, les saisies d’argent et d’autres documents juridiques ayant une incidence sur le chèque de règlement d’un employé. Divers membres du personnel de la comptabilité et des ressources humaines accèdent aux informations du fichier de paie.

Fichier de formulaires I-9 pour les employés

En raison des droits d'accès de diverses agences gouvernementales, vous suivez les meilleures pratiques en conservant un fichier séparé pour tous les formulaires I-9 des employés. En savoir plus sur le stockage des formulaires I-9.

Stratégie d'accès aux fichiers du personnel pour les employés

Vous voulez permettre à chaque employé de savoir ce qu'il y a dans son dossier personnel, mais vous devez contrôler l'intégrité, l'exhaustivité et la précision du dossier. Le respect de la confidentialité des employés et des employeurs et l'accès limité sont garantis par une stratégie d'accès des fichiers du personnel.

Ce qu'il ne faut pas inclure dans un dossier du personnel

Vous recherchez des directives sur un contenu qui ne devrait jamais être inclus dans un dossier du personnel? Voici mes meilleures recommandations sur le contenu que vous souhaitez conserver dans un emplacement séparé, informel ou ne pas conserver du tout. La rétention de documents inutiles et purement d'opinion peut vous blesser.

Documentation

Savez-vous ce qu'est la documentation? Le mot, la documentation, apparaît fréquemment dans le monde de l'emploi et des ressources humaines. Toutefois, la signification de la documentation et la raison pour laquelle vous souhaitez documenter des événements relatifs à l'emploi sont entièrement couvertes, "L'importance de la documentation dans les ressources humaines". Jetez un coup d'œil, car une documentation adéquate est essentielle à la précision des dossiers d'emploi

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