Comment organiser des réunions efficaces qui produisent des résultats

Les gens passent tellement de temps en réunions d’affaires qu’il est prioritaire pour les organisations performantes de les convertir en résultats durables. Les actions qui rendent les réunions professionnelles réussies nécessitent une gestion par le responsable de la réunion avant, pendant et après la réunion.

Si vous tirez parti de ces douze conseils de gestion de réunions d’affaires, vos réunions et vos équipes fonctionneront mieux et produiront de meilleurs résultats.

Actions à prendre avant la réunion d'affaires

Les actions entreprises avant la réunion d’affaires établissent les bases pour obtenir les résultats de la réunion. Vous pouvez faire tout le suivi nécessaire, mais sans le travail préalable, vous ne réussirez pas.

Planifier la réunion d'affaires

Les réunions d’affaires efficaces qui produisent des résultats commencent par une planification intelligente. Tout d’abord, déterminez si vous avez besoin d’autres employés pour vous aider à planifier la réunion (par exemple, en recrutant des personnes appartenant à quelques départements). Ensuite, décidez de ce que vous espérez accomplir en organisant la réunion et établissez des objectifs réalisables pour votre réunion.

Les objectifs que vous avez définis pour votre réunion d’affaires établiront le cadre d’un plan de réunion efficace. Comme Stephen Covey le dit dans "Les sept habitudes des gens très efficaces", "Commencez par la fin." Le but de votre réunion déterminera l’objet de la réunion, l’ordre du jour et les participants dont vous aurez besoin pour assister à la réunion.

Assurez-vous que vous avez besoin d'une réunion

Cela peut sembler un peu en arrière, mais une fois que vous avez élaboré votre plan de réunion d’affaires, assurez-vous qu’une réunion est un moyen approprié d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. La tenue de réunions est une entreprise coûteuse compte tenu du coût facturable des participants. Faites tout ce qui est en votre pouvoir pour déterminer qu'une réunion est la meilleure occasion de résoudre le problème, d'améliorer le processus ou de créer une stratégie à long ou à court terme pour votre équipe ou votre service.

Assurer une participation appropriée à la réunion

Si une réunion de travail est le moyen approprié pour atteindre vos objectifs, vérifiez auprès des participants dont la présence est nécessaire à la réussite de la réunion. Cela peut sembler une évidence, mais cela interpelle le responsable le plus avisé: les principaux participants doivent être disponibles pour assister à la réunion.

Parfois, les gens envoient des délégués en leur absence. Si un délégué assiste à la place d'un décideur crucial, assurez-vous que le membre du personnel désigné a le pouvoir de prendre les décisions finales qui peuvent être validées. Sinon, reporter la réunion.

Distribuer et réviser les travaux préparatoires avant la réunion

À combien de réunions avez-vous assisté qui ont commencé par la présentation par le facilitateur d'une ou plusieurs feuilles de papier ou par la présentation d'une présentation PowerPoint à des fins de discussion? C’est frustrant de s’attaquer à la tactique des cuivres; la réunion devient une lecture de groupe, difficilement productive pour votre entreprise.

Vous pouvez rendre les réunions d’affaires plus productives et obtenir des résultats en fournissant le travail préalable nécessaire avant la réunion. Fournir du travail préliminaire, des tableaux, des graphiques et du matériel de lecture 48 heures avant le début d'une réunion signifie que tout le monde est prêt à intervenir.

La documentation qui vous aidera à atteindre les objectifs de la réunion peut inclure les éléments suivants:

• rapports et données
• graphiques et liens vers des informations sur la concurrence
• ventes mensuelles
• plans de production
• Diapositives Microsoft PowerPoint illustrant des points de discussion clés
• comptes rendus de réunion, notes et suivi de réunions précédentes ou de réunions et de projets connexes

Actions à prendre pendant la réunion de travail

Au cours de la réunion de travail, si vous utilisez votre temps efficacement, vous développerez un engouement pour le sujet et générerez un engagement des participants. Les gens auront le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand que leurs défis quotidiens. Par conséquent, une réunion bien animée et active qui jettera les bases du suivi produira les résultats de la réunion.

Facilitation efficace des réunions d'affaires

Le responsable de la réunion donne un ton positif et productif pour l’interaction entre les participants à la réunion. Une facilitation efficace de la réunion commence par un examen des objectifs ou des résultats attendus de la réunion et de l'ordre du jour. L'animateur aide les membres du groupe à rester concentrés et productifs.

La conception et l'ordre du jour de la réunion définissent le cadre de la réunion. Un facilitateur efficace, qui maintient les participants sur la bonne voie, assure la réalisation des résultats escomptés et souhaités à l'issue de la réunion.

Impliquer chaque participant dans des actions faisables

Chaque groupe de travail a des personnalités différentes qui se présentent pour des réunions. Vous avez des collègues discrets ainsi que des personnes qui essaient de dominer chaque point de discussion. Que vous facilitiez la réunion ou que vous assistiez à la réunion, vous devez impliquer chaque participant dans la définition des objectifs de la réunion.

Cela garantit que chaque participant est investi dans le sujet de la réunion et fera le suivi. Vous n’avez pas un seul membre - ou vous-même - qui essaye de supporter tout le fardeau.

Créer un plan de suivi de réunion d’affaires efficace

Au cours de la réunion de travail, établissez un plan de suivi avec des mesures à prendre. Les plans efficaces comprennent ce qui suit:

• L'action spécifique
• Le nom de la personne qui a pris possession pour mener à bien l'action
• La date d'échéance de l'action
• Consensus sur ce qui constitue l'achèvement de l'action

Discutez des scénarios réels et des obstacles à la réussite que les membres de l'équipe peuvent rencontrer lorsqu'ils tentent de réaliser les tâches nécessaires pour obtenir des résultats. Si vous avez besoin d'une réunion de suivi, définissez l'heure avant le départ des participants afin que ce soit sur le calendrier de tout le monde.

Actions à prendre après la réunion de travail

Les actions et la planification avant et pendant la réunion jouent un rôle important pour vous aider à atteindre les résultats attendus, positifs et constructifs. Vos actions après la réunion sont tout aussi cruciales. Un suivi à la prochaine réunion prévue ne constitue jamais un investissement suffisant pour garantir des résultats.

Publier les procès-verbaux

Publiez vos minutes et plan d'action dans les 24 heures. Les personnes contribueront le plus efficacement aux résultats si elles se lancent immédiatement dans des actions. Ils ont encore un nouveau souvenir de la réunion, des divers points de discussion et de la justification de chaque point de la réunion.

De plus, un retard dans la distribution des minutes affectera vos résultats car la plupart des gens attendent que les minutes arrivent avant de s’acquitter de leurs engagements.

Suivi efficace des réunions d'affaires

Le respect et le respect des délais et du suivi vous aideront à atteindre les résultats de vos réunions. À la suite de la réunion, chaque personne associée à une action doit établir un plan d’action pour s’acquitter de chacun de ses engagements.

Qu'ils écrivent les étapes dans leur agenda, délèguent les tâches à un autre membre du personnel ou finissent la tâche immédiatement, l'individu est responsable du suivi.

Et vous pouvez améliorer les résultats des réunions en effectuant un suivi avec chaque personne à mi-chemin entre les réunions. Votre objectif est de vérifier les progrès et de vous assurer que les tâches sont en cours.

Responsabilité du suivi lors de la prochaine réunion

Avez-vous déjà assisté à une réunion de suivi au cours de laquelle chaque participant a expliqué au groupe pourquoi il était incapable d'accomplir son engagement? L'établissement de la norme ou de la coutume en matière de responsabilité pour les résultats commence tôt dans votre cycle de réunion.

Le suivi par le facilitateur à mi-chemin entre les réunions est utile, mais le groupe doit faire en sorte que les engagements ne soient pas inacceptables. Demandez aux participants de faire rapport sur les progrès et les résultats à la prochaine réunion en s’attendant à ce que tous les participants aient atteint leurs objectifs assignés. Si une tâche est bloquée, lors de la prochaine réunion, voyez s'il existe un obstacle légitime à progresser et déterminez la marche à suivre.

Compte rendu du processus de réunion pour une amélioration continue

Le débriefing de chaque réunion d’affaires est un puissant outil d’amélioration continue. Les participants discutent à tour de rôle de ce qui a été efficace ou inefficace à propos du processus de réunion d’affaires en cours. Ils discutent également des progrès réalisés par le groupe sur le sujet traité.