Comment diriger des réunions d'équipe efficaces

Les réunions efficaces sont des événements intéressants et énergiques où les membres de l’équipe travaillent ensemble pour prendre des décisions ou résoudre des problèmes. Malheureusement, trop de réunions auxquelles nous assistons semblent être exactement le contraire. Les pires réunions mettent du temps à perdre, laissant tout le monde mentalement et émotionnellement épuisé et plus qu'un peu frustré. La différence réside dans la façon dont les réunions sont planifiées et organisées.

Les meilleurs gestionnaires comprennent l’importance de ces événements et comprennent que produire une bonne réunion nécessite de la planification et des efforts délibérés. Cet article propose dix astuces pour vous aider à profiter de ce précieux temps de collaboration avec votre équipe. Voici des conseils pour renforcer vos réunions d'équipe.

Ayez une attitude positive à propos des réunions

C'est la chose la plus importante qu'un responsable puisse faire en tant que leader pour améliorer les réunions d'équipe. Il est étonnant de voir combien de gestionnaires sont fiers de déclarer qu'ils n'aiment pas les réunions, mais pour obtenir des résultats significatifs, résoudre des problèmes, prendre des décisions, informer, inspirer, collaborer et motiver, les gestionnaires doivent travailler avec les autres.

Cela signifie de temps en temps réunir ces personnes dans une pièce ou lors d'une téléconférence et leur parler. La gestion ne consiste pas à rester au bureau avec la porte fermée à envoyer des courriels. En tant que leader, essayez de regarder les réunions comme la manifestation du leadership. C’est le temps du leadership, pas quelque chose à redouter comme une visite chez le dentiste.

N'oubliez pas que vous êtes le propriétaire de la réunion

Ne déléguez pas la planification de l’ordre du jour à un assistant administratif ou à un autre membre de l’équipe. En tant que leader, c’est votre réunion pour planifier et courir. Pour vous mettre dans le bon état d'esprit, posez la question suivante et répondez-la: "Après cette réunion, qu'est-ce que je veux que les gens aient appris, réalisé ou résolu?"

Toujours préparer un agenda

Tout ce que vous lirez sur des réunions efficaces sur le lieu de travail inclut des conseils pour préparer un ordre du jour. Pourtant, nous nous sommes tous présentés à une réunion où il n'y a pas d'ordre du jour à trouver. Le fait de planifier l’ordre du jour aide à cibler et à identifier les sujets prioritaires pour la réunion.

Demander une contribution à l'ordre du jour

C’est la responsabilité principale du responsable de développer l’ordre du jour, mais les membres de l’équipe peuvent être invités à contribuer aux points de l’ordre du jour. Envoyez un appel à idées quelques jours avant la réunion.

Pimenter

Mettez un peu de variété dans le format. Voici quelques conseils pour agrémenter vos réunions d'équipe:

• Inviter des conférenciers
• Célébrer quelque chose
• Organisez une «table ronde d'apprentissage» - demandez aux membres de l'équipe d'apprendre quelque chose les uns aux autres
• Regardez une conversation de Ted qui correspond à l’ordre du jour de la réunion
• Diriger une activité de team building
• Changer de lieu (envisager de prendre la réunion hors site)
• Apportez de la nourriture amusante ou intéressante
• Organiser une réunion avec un ordre du jour
• Demander des mises à jour rondes éclair
• Engager l'équipe dans le brainstorming
• Changer de chaise ou changer de place n'importe quoi briser la monotonie

Autoriser un «espace blanc» pour la créativité spontanée et l'engagement

Ne mettez pas tant d’ordre à l’ordre du jour que vous avez du mal à le compléter. Au lieu de cela, laissez un peu de place à la fin pour une discussion spontanée. Si la réunion se termine tôt, laissez tout le monde partir tôt. Tout le monde apprécie également le temps trouvé.

Utiliser les réunions d'équipe pour collaborer

Au lieu de simplement partager des informations, essayez de résoudre un problème ou de travailler avec le groupe pour prendre une décision. Oui, c’est un défi et peut être désordonné, mais c’est là que nous tirons le meilleur parti des réunions.

Éclaircir

Être le leader d’une réunion n’a pas pour but d’afficher une autorité ou d’abuser du pouvoir. Le fait de reprocher à quelqu'un d'être en retard devant l'équipe en est un exemple. Gardez le sens de l'humour et votre humilité.

Suivre

Gardez une trace des actions à entreprendre et assurez-vous que les gens font ce qu’ils disent qu’ils vont faire. C’est frustrant de se présenter à la prochaine réunion et de découvrir que la moitié de l’équipe n’a pas pris la peine de faire ce qu’elle s’était engagée à faire lors de la dernière réunion. Faites un suivi avant la réunion et tenez les individus responsables de leurs engagements.

Être un modèle de rôle

Les réunions d'équipe ne sont pas le moment de laisser tomber votre garde et de vous détendre avec votre équipe. Respectez les normes de conduite les plus rigoureuses, ainsi que celles de votre équipe. Cela signifie éviter les blagues, les reproches envers les membres de l'équipe, le cynisme et le sarcasme, ni dénigrer d'autres départements ou la direction. Pensez au type de leader pour lequel vous voulez être connu, puis présentez-vous à chaque réunion. étant ce chef.

Le résultat final

Une occasion de rencontrer et de travailler avec votre équipe est une chose horrible à perdre. Il est impératif que vous développiez la discipline pour planifier et animer des réunions auxquelles les gens accordent de la valeur et pour faire avancer les initiatives.