Comment diriger un projet quand vous n'êtes pas le patron de l'équipe

De retour à l’école, le projet de groupe n’a pas toujours été une expérience positive. Inévitablement, dans chaque groupe, certains ont travaillé plus fort que d'autres, alors que d'autres ne se sont jamais présentés. En conséquence, il pourrait être frustrant de faire partie de l'équipe qui porte l'essentiel de la charge.

C'est un peu différent dans le monde des affaires puisque chaque projet a un chef de projet et que cette personne peut imposer de réelles conséquences si les membres de l'équipe ne terminent pas leurs tâches. Même si le chef de projet n’a pas l’autorité disciplinaire sur son équipe, toute mauvaise performance d’un membre peut revenir vers son patron et avoir une incidence négative sur sa carrière.

Il est probable que le chef de projet ne choisira pas les membres de l'équipe pour le projet et n'aura pas le pouvoir de supprimer un membre en raison de performances médiocres. Comment gérez-vous un projet lorsque les membres de votre équipe ne vous rendent pas compte?

Voici six conseils sur la façon de mener un projet lorsque les membres de l'équipe ne vous rendent pas compte.

Clarifiez vos limites avec le patron

Avant même la première réunion de votre équipe, rencontrez la personne qui vous a assigné à ce projet et parlez des attentes de la direction. C'est plus facile, bien sûr, si vous et tous les membres de l'équipe communiquez avec la même personne, mais même si ce n'est pas le cas, vous souhaiterez avoir cette conversation.

Ce sont des questions que vous voudrez poser:

• Avez-vous le pouvoir de supprimer et de remplacer des membres de l'équipe s'ils ne travaillent pas?
• Ce projet a-t-il priorité sur d'autres projets? Sinon, où se situe votre projet dans la hiérarchie? En d'autres termes, pouvez-vous dire aux membres de votre équipe qu'ils doivent arrêter de faire un projet différent pour respecter un délai?
• Si vous avez des problèmes avec les performances des membres de l'équipe, le patron doté de pouvoirs disciplinaires vous soutiendra-t-il ou êtes-vous considéré sur un pied d'égalité avec les membres de l'équipe?
• Si vous ne l'avez pas déjà fait, demandez quels sont les objectifs du projet et le délai d'exécution prévu.

Si vous avez défini vos limites avant le début du projet, vous saurez à quel point vous pouvez aller et ce que vous pouvez demander aux membres de votre équipe. Un patron qui dit: "Ce projet est la priorité numéro un" mais ne vous soutient pas, est le même que celui qui dit: "ce n'est pas la priorité numéro un."

Cependant, obtenir de votre patron l'adhésion à la question de savoir si le projet est une priorité absolue peut vous aider à convaincre les membres de travailler le plus durement possible. Et n’ayez pas peur d’être direct avec votre supérieur en précisant que vous souhaitez connaître le niveau d’importance du projet afin de pouvoir communiquer ce message à l’équipe. Vous aurez envie de communiquer que tout le monde a le même objectif, pour que le projet soit terminé correctement et à temps.

Vous pouvez également contacter votre patron par courrier électronique pour lui demander de confirmer que le projet est une priorité absolue. Une fois que vous avez reçu la confirmation par courrier électronique, vous pouvez transférer le courrier électronique à l'équipe si nécessaire.

Il est important de se rappeler que les membres de l'équipe peuvent avoir d'autres responsabilités en plus du projet. Par conséquent, ils ne considèrent peut-être pas votre projet comme une priorité dès le début, mais ce n'est pas nécessairement parce qu'ils s'en moquent ou qu'ils cherchent à éviter de travailler. Il est fort probable qu'ils ont simplement d'autres tâches et responsabilités à accomplir quotidiennement. Cela est particulièrement vrai lorsque vous travaillez avec des collègues de différents départements.

Parler à votre patron pour clarifier l’importance du projet, les objectifs et le calendrier, et communiquer cette information à l’équipe dès le début peut aider à rendre le processus plus fluide et moins stressant.

Parlez à votre équipe avant de faire des devoirs

Lorsque vous avez une équipe inter-organisationnelle, il est facile de faire des tâches. Jane du marketing se chargera des tâches de marketing. Karen des finances s'occupera des finances. Mais même lorsque les responsabilités sont claires, parlez d'abord aux membres de votre équipe.

Vous constaterez peut-être que Karen et Jane ont demandé à faire partie de cette équipe pour en apprendre davantage sur les autres domaines de la société. Ainsi, lorsque vous les affectez à leurs domaines de compétence, ils peuvent devenir frustrés.

Cette conversation est essentielle pour avoir une excellente relation d'équipe.Bien que vous soyez responsable du résultat final du projet, vous n'obtiendrez pas d'excellents résultats sans la présence de membres de l'équipe. En bref, responsabilisez les membres de votre équipe en leur demandant leur avis et leurs préoccupations. Une fois le projet achevé et couronné de succès, toute l’équipe peut être fière de savoir que chacun d’entre eux a joué un rôle actif dans sa réussite.

Double contrôle avec le patron

Si, après avoir parlé aux membres de votre équipe, vous déterminez que le seul moyen d'accomplir cette tâche consiste à confier des tâches désagréables à une ou plusieurs personnes, parlez-en à votre patron avant de les lui confier.

Pourquoi? Vous voulez vous assurer que vous disposez de la sauvegarde dont vous avez besoin et que vous n’avez pas négligé une option qui rendra les tâches plus gratifiantes pour les membres de l’équipe.

Prenez au moins une moche tâche vous-même

Tout le monde sait peut-être que vous avez été choisi pour diriger cette équipe en raison de vos antécédents de réussite, mais il est également important de se retrousser les manches et de se lancer dans de multiples projets.

Prendre quelque chose de difficile ou de désagréable envoie le message que vous faites partie de l'équipe et que vous vous souciez de vos coéquipiers. Assigner les tâches déplaisantes envoie le message que vous pensez être meilleur que vos coéquipiers.

Cela ne signifie pas que vous devez faire toutes les tâches moche. Mais assurez-vous qu'ils sont bien répartis entre les membres de l'équipe. Ce qui est désagréable varie d’une équipe à l’autre, mais chaque projet a quelque chose que personne ne veut faire. Il y a souvent de nombreuses tâches que tout le monde voudrait éviter. Assurez-vous qu'ils sont divisés équitablement et que vous prenez votre part.

Donner une rétroaction rapide

Rappelez-vous que les commentaires ne se résument pas à dire «bon travail» ou «mauvais travail», c’est «c’était un excellent travail parce que…» et «cela n’a pas été aussi probant parce que…». Sans les phrases car personne n’apprend. Et tant que vous souhaitez donner votre avis, assurez-vous d'accepter les commentaires des membres de votre équipe.

Encore une fois, vous leur permettez de faire un excellent travail et leur rappelez que leur succès est votre succès et que vous êtes tous dans le même bateau. En leur fournissant des informations en retour et en leur expliquant comment effectuer une tâche, vous créerez un environnement de travail positif, en particulier si vous avez plus d'expérience.

Tenir tout le monde au courant

En tant que chef d’équipe, vous rendrez compte des progrès aux responsables et aux cadres supérieurs de votre organisation. Assurez-vous de rapporter les informations de ces réunions à votre équipe. De plus, laissez votre groupe savoir ce que vous allez dire lors de ces réunions.

En outre, félicitez tout le monde, en particulier lorsque des éloges sont en cause. Le projet se passe-t-il bien parce que vous êtes fabuleux? Bien sûr, mais ne dites pas cela. Dites que le projet va bien parce que l'équipe est fabuleuse. Tout le monde saura que vous faites partie de l'équipe.

Mais que se passe-t-il si le projet se poursuit horriblement? Partagez-vous le blâme? Oui, mais seulement en privé. Vous vous adressez individuellement aux membres de votre équipe et travaillez pour changer leur direction ou leur contribution. Si cela ne fonctionne pas, vous allez voir votre patron et abordez les problèmes.

Si vous avez le pouvoir de supprimer des personnes de l'équipe, le moment est venu de le faire, mais si vous ne pouvez pas le faire, vous pouvez parler à la personne qui le fait. Mais quoi que vous fassiez, ne commencez pas à bavarder ou à vous plaindre des membres de votre équipe. Cela détruirait leur moral et aggraverait les choses.

N'oubliez pas qu'un projet d'équipe dirigé avec succès peut dynamiser votre carrière, améliorer votre réputation professionnelle et rendre votre travail visible dans votre organisation. Le résultat pourrait être des missions supplémentaires ou une promotion.

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Suzanne Lucas est une rédactrice indépendante qui a passé 10 ans dans les ressources humaines au sein d’une entreprise. Elle a embauché, licencié, dirigé, géré et vérifié auprès des avocats.