Comment accueillir et embaucher un nouvel employé

Accueillir un nouvel employé ne se limite pas à une annonce d'entreprise et à une mission de chef. L'accueil d'un nouvel employé, afin de lui donner la meilleure possibilité d'intégration réussie dans votre entreprise, nécessite une série d'étapes commençant après l'acceptation de votre offre d'emploi.

L'intégration et la rétention de votre nouvel employé commencent au cours du processus d'embauche et s'intensifient également lorsque le nouvel employé commence à occuper le nouvel emploi. Votre accueil de votre nouvel employé est en jeu. Ces recommandations vous aideront à bien faire les choses.

Ces mesures d’accueil pour le nouvel employé se poursuivent jusque dans son emploi. Si vous suivez bien ces étapes d’accueil et d’intégration, vous créerez un nouvel employé avec succès. Voici comment.

Étapes d'accueil des nouveaux employés

Si vous suivez ces étapes recommandées, votre nouvel employé est configuré pour réussir.

• Contactez le nouvel employé peu de temps après qu'il ait signé et renvoyé votre offre d'emploi. La note ou l'appel téléphonique a pour but d'exprimer votre enthousiasme à l'idée que le nouvel employé se joigne à votre équipe. Cet appel est mieux fait par le responsable du recrutement, l’employé auquel le nouvel employé se rapportera. Prévoyez de manière à ce que le nouvel employé reçoive des nouvelles régulièrement de votre part au cours des deux à quatre semaines normales qui précèdent le jour du début.
• Envoyez les informations sur les avantages et le manuel de l'employé à l'avance afin que le nouvel employé puisse les consulter à son rythme et arriver le premier jour avec des questions. Vous pouvez également partager d'autres documents pertinents pour votre entreprise. Si ceux-ci sont en ligne, fournissez à l'employé un lien et un accès rapide. Ces actions contribuent à la confiance que vous établissez avec le nouvel employé.

• Si votre organisation dispose d'un wiki en ligne ou d'un autre intranet, fournissez un accès anticipé au nouvel employé. Ceci est particulièrement important si vous avez un répertoire de personnel en ligne avec des photos d'employés. Votre nouvel employé aura l’impression d’apprendre à connaître ses collègues tôt. En l'absence d'album photo en ligne, envisagez de créer un tableau d'affichage des employés dans chaque service, avec des photos des employés et d'autres informations sur l'entreprise et les employés. Ou, faites les deux.
• Envoyez une lettre de bienvenue officielle de la part des ressources humaines. Cette lettre de bienvenue pour le nouvel employé doit contenir une confirmation d'éléments tels que la date de début, l'heure de début, le code vestimentaire, où aller, l'horaire du premier jour et d'autres détails que le nouvel employé doit connaître.

• Attribuez à un nouvel employé un mentor, un employé plus expérimenté sans lien hiérarchique avec le nouvel employé. Le mentor doit appeler le nouvel employé pour le connaître avant la date de début.
• Préparez-vous au premier jour de travail de l’employé en lui préparant tout pour son arrivée. Un article précédent mettait en évidence les dix meilleurs moyens de désactiver un nouvel employé. Nombre d’entre eux sont liés à l’échec de l’organisation à se préparer à accueillir le nouvel employé dès le premier jour. Ces articles semblent si simples. Par exemple, ne demandez pas à un employé de commencer une semaine lorsque son nouveau chef est en déplacement. Ne programmez pas un nouvel employé sans préparer son espace de travail. Faire preuve de respect pour le nouvel employé.

• Élaborez une liste de contrôle pour la préparation des nouveaux employés, qui comprend l’assignation d’un ordinateur ou d’un ordinateur portable, l’installation des logiciels nécessaires, la préparation d’un bureau et d’un compartiment, l’accès au courrier électronique et un compte de messagerie, etc. Chaque bureau a besoin d'une liste et d'un employé affecté à la réalisation des éléments avant que le nouvel employé ne commence à travailler à son nouvel emploi.
• Décorez le nouveau bureau des employés avec des affiches de bienvenue, des fleurs et des collations. Laissez les bizarreries de vos employés et la culture de travail transparaître dans les éléments que vous fournissez pour accueillir le nouvel employé. Le butin de l'entreprise est également apprécié. Une tasse avec le logo de la société et d’autres objets accueillant le nouvel employé lui permettra de se sentir rapidement chez elle.

• Assurez-vous que l'horaire du premier jour est plein de rencontres et d'activités d'intégration. Planifiez une bonne partie de la matinée avec le patron et le mentor du nouvel employé. C'est votre dernière chance de faire bonne impression sur votre nouvel employé. Ne perdez pas la journée et ne contenez que de la paperasse et des réunions de ressources humaines. La journée sert à créer des liens avec le patron, le mentor et les collègues, pas à remplir des formulaires.
• Préparez à l'avance un horaire d'intégration adapté aux besoins du service et du nouvel employé. Assurez-vous que l'horaire d'intégration ne remplit qu'une partie de chaque jour afin que le nouvel employé puisse se sentir immédiatement productif dans son nouvel emploi. Une entreprise a demandé au responsable de l’employé d’élaborer un plan d’embarquement de 120 jours offrant à l’employé quelque chose de nouveau à apprendre tous les jours. Le patron et le mentor de l’employé sont responsables de la création, du partage et du suivi du programme d’embarquement.

• Assurez-vous que le nouvel employé rencontre le personnel des ressources humaines le premier jour afin qu'il puisse poser des questions sur les avantages, les politiques et la rémunération. Les ressources humaines coopèrent avec le responsable et le mentor pour indiquer au nouvel employé ce qu’il a besoin de savoir et pour présenter la culture et les attentes de l’organisation vis-à-vis des employés. C'est également l'occasion de commencer à communiquer la valeur de votre ensemble complet d'avantages.
• Planifiez le déjeuner le premier jour avec les collègues du nouvel employé et établissez un horaire pour s’assurer qu’il ou elle a un collègue avec qui manger tous les jours de la première semaine. Le patron et le mentor du nouvel employé devraient également assister à ce déjeuner. L'objectif est que le nouvel employé ait l'occasion de rencontrer de nombreux nouveaux collègues de l'ensemble de l'organisation afin qu'ils se sentent les bienvenus et qu'ils font partie de leur nouveau lieu de travail.

Les impressions des nouveaux employés au cours des premiers jours et de la période d'intégration auront un impact énorme sur l'expérience du nouvel employé dans votre organisation. Votre temps et votre attention valent bien la peine d'accueillir le nouvel employé de manière positive, affirmée et excitante.