Gestion des modifications sur les projets de travail

Les gestionnaires de projet passent beaucoup de temps à élaborer des plans et à définir les objectifs de l’équipe. Les sponsors, les parties prenantes et les équipes passent ensuite beaucoup de temps à modifier l’ampleur du travail et le processus de déploiement. Avoir un processus de gestion du changement clair et facile en place et une vision globale, même si certains détails changent, contribue grandement à faire avancer le projet et à vous permettre de rester calme.

Accepter que le changement se produise

Les changements se produisent pratiquement à chaque étape du cycle de vie de la gestion de projet. Reconnaître que les changements sont inévitables - voire bénéfiques - est en partie une partie du processus, ce qui permet aux meilleurs gestionnaires de projet d’adopter des approches plus agiles en matière de planification et d’exécution. Avoir des stratégies en place pour gérer efficacement les changements au fur et à mesure qu'ils surviennent est le moyen le plus rapide de garder tout le monde à la loupe, même face à ce qui peut parfois sembler être une évolution constante.

Un processus de gestion des modifications défini et structuré constitue votre manuel d'exécution. votre stratégie "bible". Il définira, pour vous, la meilleure façon de répondre en tant que leader aux suggestions, voire aux demandes, de changement dans le processus de développement. Il vous aidera à naviguer, avec élégance et assurance, dans des paysages collaboratifs parfois controversés en vue d'atteindre les objectifs ultimes de toutes les parties.

Le processus de gestion du changement

Le processus de gestion du changement ressemble à ceci:

• Recevoir demande / demande de changement en cours sur projet
• Évaluez la demande de changement / demande en vous concentrant sur le budget du projet en ce qui concerne:
• matériaux
• toute exigence de permis pertinente
• homme heures
• temps perdu / gagné
• Préparer et présenter aux porteurs de projet / liaison vos recommandations sur la manière de procéder par rapport à la demande
• Recevoir l'approbation ou la décision de l'actionnaire de procéder

Examinons chacune de ces étapes:

Recevoir une demande / demande de changement en cours sur le projet

Vous recevrez une demande de modification du projet de centaines de façons différentes: lors d’une réunion, par courrier électronique, par téléphone, dans le couloir, lorsque vous sortez du bureau le soir.Dans l’idéal, vous obtiendrez les informations sur un formulaire de demande de modification, mais sachez que dans la réalité, de nombreuses parties prenantes pensent que remplir ce type de paperasse relève du responsable de projet - et de votre entreprise, peut-être.

Le modèle de demande de modification de projet (plus de détails dans une minute) doit saisir avec précision et de manière succincte tous les détails de la demande, même de manière informelle, ils vous parviennent. Lorsque vous estimez que tous les détails ont été correctement enregistrés, passez le formulaire devant l'initiateur pour vérifier que tous les points ont été entièrement traités.

N'oubliez pas que les changements peuvent également concerner la suppression du travail. Ne présumez pas toujours que les changements vont être liés au travail. Le processus est le même, que vous augmentiez ou réduisiez la portée du projet.

Effectuer une évaluation du changement

Regardez la demande de changement en détail. Vous évaluerez l’impact sur:

• Programme
• Documentation
• Travail accompli à ce jour et travail encore à faire
• Budget
• Mesures de qualité
• Portée
• La disponibilité des ressources

Par exemple, un changement de logiciel peut être estimé à 5 jours. Cela ne ferait pas que rajouter 5 jours à l'horaire, car cela imposerait une autre tâche et la déplacerait dans un laps de temps où la ressource clé serait en congé. Cette tâche devrait également être déplacée, de sorte que dans l'ensemble, ce changement ajouterait 8 jours à l'horaire. Cela coûterait 5 000 dollars, et les 8 jours supplémentaires nous obligent à passer un mois de plus avec le contrat fournisseur, il y a donc des coûts à prendre en compte. La qualité reste la même mais la portée change pour intégrer le nouveau changement.

Toute la documentation pertinente devrait être mise à jour, y compris le plan de projet et les manuels de formation, qui ont déjà été lancés.

Ainsi, dans l’ensemble, un simple changement de cinq jours a des effets retentissants. Il est important de prendre en compte tous les facteurs pertinents avant de prendre une décision de mise en œuvre, car une image complète peut changer le résultat.

Préparer et présenter des recommandations

Armé de la compréhension de l'impact complet du changement demandé, présentez vos recommandations concernant la viabilité du changement.

Dans certains cas, les modifications ne seront pas mises en œuvre car le bénéfice perçu sera inférieur au coût. Dans d'autres cas, un bénéfice suffisant peut être trouvé pour compenser le coût du travail supplémentaire. Dans d’autres cas, cependant, les changements s'avéreront inévitables et indépendants de votre volonté, quels que soient les effets négatifs résultant de problèmes de réglementation ou de conformité, ou de problèmes internes tels que la restructuration d’organisation.

La décision

Pour les petits changements qui se situent dans votre limite d'autorisation, la décision d'accepter ou de rejeter les changements vous revient (avec la contribution de l'équipe). Tout ce qui est plus grand doit être approuvé par le sponsor du projet ou par le conseil du projet. Les termes de ce qui relève de cette catégorie sont généralement énoncés clairement au début de tout projet.

Quel que soit le résultat, il est important d'informer toutes les personnes impliquées dans le processus. Aliéner les membres de l’équipe à tout moment du développement peut coûter de l’intégrité à l’ensemble du projet, ainsi que de futures collaborations.

Outils de gestion du changement

Un certain nombre d'outils de gestion du changement ont été développés pour rendre ce processus plus simple et plus simple. Les éléments clés de chaque boîte à outils de gestion du changement devraient être:

• Une liste de contrôle ou un schéma de processus indiquant aux parties prenantes les étapes à suivre pour modifier le périmètre du projet
• Un formulaire de demande de changement de modèle (Remarque: Si vos projets fonctionnent en ligne à partir d’un flux de travail automatisé, il est judicieux d’inclure ce formulaire dans votre liste de documents)

Développer un formulaire de demande de changement de projet

Le formulaire de demande de modification de projet doit inclure:

• Le nom de la personne qui demande le changement (le «demandeur»).
• Un identifiant unique, comme un numéro de modification (vous pourrez l'ajouter ultérieurement, car il est peu probable que les personnes qui émettent la demande et utilisent le formulaire sachent quoi entrer ici).
• Une description du changement proposé, avec autant de détails que possible.
• La catégorie du changement. Idéalement, les demandeurs devraient pouvoir choisir parmi une section préremplie de cette section afin de ne cocher que la case correspondante. C’est un bon endroit pour savoir si une demande de changement est relative à la réglementation ou à la conformité interne - si c’est le cas (véritablement), vous pouvez ignorer un grand nombre d’étapes de planification et d’évaluation et aller de l’avant.
• Le "pourquoi" du changement. Quelle est la justification de sa mise en œuvre? Pourquoi le demandeur le veut-il?
• Impact potentiel de la modification proposée sur différents éléments du projet, notamment les délais, les coûts, la qualité et la portée. Il se peut que le demandeur ne dispose pas de tous les détails; votre aide peut donc être complétée à l’aide de l’étape d’évaluation des modifications. Le minimum que vous recherchez à ce stade est la clarification de savoir si cela peut augmenter, diminuer ou modifier les paramètres de projet existants.

Les formulaires de demande de changement doivent être complétés par un espace pour les détails à compléter au fur et à mesure que le changement évolue. Un modèle devrait également inclure un espace pour:

• Changer de décision: accepter, rejeter ou différer
• Nom de la personne qui prend la décision (ou du groupe) plus la date à laquelle la décision a été prise et tout commentaire supplémentaire.

Changements et gestion de la portée du projet

La gestion de la portée du projet est le processus qui filtre et affine les distinctions entre ce qui est nécessaire pour exécuter un projet avec succès et ce qui ne l’est pas. Lorsque des demandes de modification de projet sont reçues, il est nécessaire d’examiner la manière dont ces modifications peuvent affecter le projet dans son ensemble. Votre processus de gestion du changement vous aide à préciser, et à définir dans le contexte, pourquoi un changement est pratique ou nécessaire ou non.

Un guide du corpus de connaissances en gestion de projet (Guide PMBOK) - La gestion du changement de projet de la cinquième édition vaut la peine d’être mentionnée, car elle n’est pas aussi intuitive que vous pourriez le penser. Le "Guide PMBOK" inclut d'excellentes directives de démarrage sous la forme d'un processus appelé "Contrôle de la portée" dans la section Gestion de la portée du projet. Cependant, le processus de gestion du changement dans les projets doit être traité de manière plus intégrée, et cela est reflété dans le texte. Les utilisateurs du "Guide PMBOK" doivent également se référer au processus Effectuer un contrôle intégré des modifications, car il indique clairement comment tous les éléments sont liés dans un paysage plus vaste.

Pour devenir un PMP, il est important de comprendre comment le "Guide PMBOK" couvre la gestion du changement car il fera partie de votre examen. Mais gardez à l'esprit que le processus de gestion du changement que vous utiliserez réellement dans les projets doit être intégré, facile à suivre et pratique.

Diriger votre équipe à travers le processus de changement

L’équipe de projet est essentielle à la réussite de tout projet. Il est donc utile de les impliquer activement dans la gestion des modifications apportées au processus.

Voici 5 façons d'aider votre équipe à maîtriser rapidement le processus de gestion des modifications de projet:

1. Soyez ouvert à propos des changements. Informez votre équipe que des changements sont attendus dans les projets.

2. Soyez ouvert sur le processus. Le processus de gestion du changement discuté ici ne vient pas naturellement à tout le monde. La plupart des membres de l’équipe ne savent pas ce qu’on attend d’eux avant d’avoir été informés. Organisez un briefing pour suivre le processus avec eux et dites à chacun quel est son rôle dans son exécution.

3. Rendez-le facile. Le changement de projet est souvent, au mieux, un chaos contrôlé. Les étapes que vous suivez pour y naviguer avec succès définissent votre détermination en tant que chef de projet. Votre équipe peut trouver des changements troublants, en particulier des changements importants ou inversant des décisions que l'on pensait depuis longtemps réglées et des obstacles considérés comme éliminés depuis longtemps. Le calendrier est erroné, le budget peut être différent, les exigences sont certainement différentes.

Votre équipe compte sur vous pour vous guider et vous stabiliser. Rendre le processus aussi facile que possible pour eux.

4. Soyez là pour aider. Une nouvelle façon de travailler prend du temps pour réussir son intégration. Si vous avez déjà géré le changement de projet de manière informelle (ou pas du tout), le passage à un processus formel peut prendre un certain temps pour devenir "la manière dont nous faisons les choses ici". Dites à l'équipe que vous êtes là pour les aider si elles ont besoin de vous dépasser.

5. N'ayez pas peur de dire non. Tous les changements ne sont pas des propositions sensées. Dites à votre équipe que si elle est fermement convaincue qu'un changement n'est pas la bonne chose pour le projet à ce moment-là, vous serez à ses côtés dans cette conversation avec le demandeur de changement.

L’absence de gestion efficace du changement est l’un des principaux moyens de dérailler complètement un projet, alors faites attention. Armés des informations et des processus appropriés, les modifications de projet peuvent être gérées de manière contrôlée, intelligente et bénéfique pour toutes les personnes concernées.