5 différences entre les projets et les affaires comme d'habitude

Travaillez-vous sur un projet? Ou ce que vous faites fait-il partie des opérations quotidiennes de votre entreprise?

Lorsque je parle à des équipes, ils me disent souvent qu’ils ne sont pas certains qu’ils travaillent sur un projet ou sur une activité courante. Les deux sont nécessaires dans une organisation et sont également valables, mais il est utile de comprendre ce sur quoi vous travaillez afin de mieux voir où il se situe dans l'organisation.

Il existe cinq différences principales entre le travail de projet et le statu quo (souvent abrégé en BAU).

Changer ou identifier une entreprise

Premièrement, il existe une différence dans la gestion du changement.

Les affaires comme d'habitude dirigent les affaires. Ils gardent la lumière allumée, servent les clients et atteignent leurs objectifs. Les équipes BAU sont également les premières à savoir quand les processus existants ne fonctionnent pas et ne sont plus utiles. Lorsque cela se produit, les équipes BAU identifient le besoin de changement.

Un responsable, dans le cadre d'un examen stratégique, peut suggérer les changements à apporter pour qu'une unité atteigne ses objectifs. Ou un membre de l'équipe peut faire une suggestion de changement. À l'autre extrémité du spectre, un cadre supérieur peut produire une analyse de rentabilisation complète afin d'apporter les changements nécessaires pour aider sa division à atteindre ses objectifs annuels.

Il ne s’agit pas seulement de rationaliser les processus d’entreprise. Les personnes qui occupent des postes de gestionnaire de base peuvent également se rendre compte que le changement est essentiel en raison de changements dans le cadre réglementaire ou dans le paysage concurrentiel de l'organisation. Le personnel de première ligne s'efforce de mettre en œuvre sa stratégie et sait ce qu'il veut être différent pour y parvenir.

Les projets, en revanche, aident à mettre en œuvre tous ces changements. Les projets apportent des modifications vers et par les fonctions BAU à l'aide de la gestion de projet. Nous allons clarifier ce que la gestion de projet est plus loin. L’organisation du projet vise à apporter le changement identifié par les équipes BAU. Cela se produit une fois que le projet a été soumis à un processus d'approbation, ce qui correspond normalement à une analyse de rentabilisation et à l'approbation de la haute direction.

Cela ne veut pas dire que les personnes dans un rôle de projet ne peuvent jamais suggérer d’améliorations des pratiques commerciales, mais elles le feront sous leur rôle d’employé plutôt que dans le cadre de leur rôle de projet.

Cette scission, que vous entendrez également résumer comme suit: "changez d’entreprise, dirigez-la", est également perceptible à la fin des projets. La modification qu'un projet implémente doit produire une sortie. Cela pourrait être un nouveau logiciel, un bâtiment, un nouveau service ou autre chose. L'équipe BAU est responsable de prendre cela et de bien l'utiliser pour offrir des avantages. En d’autres termes, le projet offre la possibilité d’obtenir des avantages, et les opérations BAU utilisent cette capacité pour en tirer des avantages.

Gérer ou atténuer les risques

Pour que les fonctions de gestion courante soient efficaces, les équipes de BAU cherchent à atténuer tous les risques liés aux opérations. Supprimer l'incertitude des entreprises pour une meilleure stabilité organisationnelle et des processus reproductibles est une bonne chose.

Étant par nature uniques et incertains, les projets nécessitent un élément de risque. La société fait un saut dans l’inconnu en réalisant un projet qui introduit des changements et apporte quelque chose qui n’était pas là auparavant.

Les équipes de projet ont donc une approche du risque différente de celle des équipes BAU. Les gestionnaires de projet cherchent à gérer les risques - positifs et négatifs - pour obtenir les meilleurs résultats. Cela pourrait inclure l'atténuation des risques pour tenter de limiter la probabilité que cela se produise, mais cela inclut également d'autres stratégies de gestion des risques. Il est peu probable que vous éliminiez jamais les risques d’un projet, mais vous pourrez peut-être le faire pour de bonnes raisons opérationnelles pour votre travail BAU.

L'un est lié au temps, l'autre est en cours

Les projets ont une date de début, une date moyenne et une date de fin et constituent un événement unique. C'est le cycle de vie du projet. En fait, la caractéristique la plus déterminante d’un projet est qu’il se termine. Le chef de projet et l'équipe travaillent sur le projet pendant ce temps. À la fin, l'équipe est dissoute.

BAU ne s’arrête pas et est en cours. Vous pouvez bien entendu fermer une fonction ou arrêter un processus s'il n'est plus nécessaire pour l'entreprise, bien que cela soit géré comme un projet! Une fonction BAU génère un travail en cours sans date de fin prévisible.

Capitaliser ou ne pas capitaliser

Les projets peuvent être capitalisés et, souvent, les projets-cadres ne le peuvent pas. Vous comptez sur vos dépenses d'exploitation pour mener à bien vos activités courantes. En d’autres termes, les traitements comptables des projets et des autres tâches sont différents.

Le financement de projet consiste souvent à mettre un actif en service, ce qui signifie que les coûts peuvent être capitalisés. Dans certains cas, en fonction de votre position dans le monde et de votre réglementation comptable locale, vous pouvez même prendre les coûts du projet en deçà de la ligne.

Les coûts BAU sont normalement considérés comme des dépenses d'exploitation (Opex) et sont comptabilisés dans les comptes de résultat de la société.

Le financement de projets et le financement d’entreprises, en général, constituent un domaine très spécialisé. Il est donc toujours préférable de prendre conseil auprès de vos experts en finance avant de porter un jugement sur ce qui devrait ou ne devrait pas être capitalisé dans votre organisation. Les règles comptables varient d’un pays à l’autre, voire d’une organisation à l’autre, lorsque chaque entreprise applique des processus et des méthodes particulières.

En cas de doute, vérifiez toujours!

Équipes interfonctionnelles ou fonctionnelles

Enfin, il existe une grande différence dans la composition des équipes de projet. Les projets impliquent généralement des équipes multidisciplinaires d’experts réunis pour produire un résultat particulier. Savoir motiver une équipe de projet est important car tout le monde ne peut pas connaître l'objectif spécifique au tout début. Si les gens ne comprennent pas bien ce sur quoi ils travaillent, ils ont tendance à ne pas faire de leur mieux.

Les équipes de projet sont composées de personnes remplissant des rôles particuliers. Ce ne sont pas des intitulés de poste, mais des postes au sein du projet avec des responsabilités distinctes. Les rôles principaux dans une équipe de projet sont:

• Commanditaire de projet
• Chef de projet
• Fournisseur principal (organisation responsable du travail, qui peut être une équipe interne telle que le service informatique ou un fournisseur ou fournisseur externe)
• Client (il peut s'agir d'un client interne, tel qu'un autre responsable de département ou, dans une organisation de service client, le client pour lequel vous livrez le projet)
• Experts en la matière (personnes qui font partie de l’équipe, soit pour la durée du projet, soit pour une partie de celui-ci, qui utilisent leur expertise pour contribuer au succès du projet).

En savoir plus sur les rôles dans une équipe de projet.

Le travail BAU, en revanche, est géré par des équipes fonctionnelles. Ce sont des experts à part entière mais regroupés en une division. Il y a normalement moins de chevauchements interfonctionnels avec d'autres départements que les équipes de projet.

En règle générale, les équipes BAU sont censées travailler et les objectifs sont clairs. Ils auront des objectifs définis et une vision du rôle joué par le département dans l'entreprise. Un exemple serait une équipe de service clientèle qui travaille dans le cadre d’une division plus vaste du service clientèle qui traite les appels et les courriers électroniques des clients au sujet de votre produit.

C'est compliqué parce qu'il peut y avoir des chevauchements. Par exemple, un chef d’équipe de ce centre d’appel est un spécialiste du domaine. Ils peuvent être détachés auprès d'une équipe de projet pour gérer un lot de travaux et les ressources liées à la réalisation d'une partie d'un projet liée au contact client. Mais dans leur travail de projet, ils jouent le rôle d’expert en la matière, et non de chef d’équipe du service clientèle. En tant que membre de l'équipe de projet, ils seront responsables de leur part dans le budget du projet et disposeront d'un degré élevé de discrétion quant à la manière dont le travail est effectué pour atteindre les objectifs finaux.

Ils pourraient ne pas avoir cela dans leur rôle BAU.

BAU et conflits de projet

Le travail de projet et le travail de BAU peuvent être harmonieux, mais il peut souvent y avoir des tensions. Cela se produit parce que des projets tentent de changer le statu quo. Le statu quo fonctionne plutôt bien et la plupart des gens n’aiment pas le changement.

Deuxièmement, lorsque vous demandez aux personnes de se joindre à votre équipe de projet, elles peuvent souffrir d'un conflit de loyauté. S'agit-il de leur première responsabilité vis-à-vis de leur travail quotidien ou du projet? Des objectifs clairs et un engagement fort de la direction vis-à-vis du projet peuvent être utiles, tout en maintenant des voies de communication ouvertes afin qu’ils sachent quelles devraient être les priorités.

Troisièmement, la priorité est toujours de faire fonctionner l’entreprise. Cela a des implications pour les équipes de projet qui pourraient voir leur financement réduit, les ressources clés ramenées au rôle de gestionnaire de base et les délais retardés, car le maintien des opérations quotidiennes de l'organisation attire l'attention.

Les gestionnaires de projet peuvent être frustrés par cela, mais ce sera toujours comme cela, et cela devrait être. Il ne sert à rien de réaliser un projet fantastique si la société a fait faillite dans l’intervalle et s’il n’ya plus personne pour utiliser ce que vous avez construit!

En gardant à l’esprit ces lignes directrices, il devrait être facile de savoir si vous travaillez sur des projets ou sur un programme de statu quo ou les deux.