Remboursement des frais lorsque vous voyagez pour affaires

Le remboursement des dépenses est une méthode pour rembourser les employés qui dépensent leur propre argent tout en travaillant pendant les heures de travail. Ces dépenses se produisent généralement lorsqu'un employé voyage pour affaires.

Les frais de déplacement peuvent inclure l’hébergement, les vols, le transport terrestre, les pourboires, l’hébergement, les repas et autres frais accessoires que l’employé pourrait subir lors d’un voyage d’affaires. Les autres dépenses professionnelles peuvent inclure des éléments tels que l’emménagement de clients ou d’employés potentiels au déjeuner ou au dîner, l’achat des livres nécessaires ou tout autre matériel pédagogique couvert par l’employeur, ou encore les frais de conduite.

Les types de dépenses qu’une organisation remboursera se trouvent dans les politiques relatives aux voyages d’affaires, aux divertissements et aux dépenses remboursables générales de la société dans le manuel de l’employé. Dans certains cas, les dépenses telles que le nettoyage à sec et l’abonnement à un gymnase pour des voyages de longue durée sont couvertes. Bien que le divertissement des clients lors de voyages d’affaires soit une dépense remboursable courante, la plupart des entreprises fixent des limites de dépenses pour la nourriture et les divertissements.

Comment les employés paient leurs dépenses

De plus en plus, les entreprises confient des cartes de crédit aux employés de niveau intermédiaire à intermédiaire. Au lieu de payer les dépenses avec leur propre argent, les employés facturent tous les frais et les pourboires à la carte de crédit de l'entreprise.

Il s'agit d'une approche pratique pour le remboursement des dépenses de l'employé, car les factures de carte de crédit documentent les dépenses exactes sans que l'employé ait à conserver ses reçus et à remplir des rapports de frais de déplacement.

Une indemnité journalière est une autre méthode permettant de payer les employés pour leurs frais de déplacement professionnel. L'indemnité journalière correspond à l'indemnité journalière prédéterminée versée aux employés pour les dépenses engagées lors d'un voyage d'affaires. Ces frais pourraient être liés à l’hébergement, aux repas, aux pourboires, au taxi et à d’autres frais de transport terrestre.

Remplir le rapport de dépenses

Dans les deux cas d'utilisation de la carte de crédit de l'entreprise et du paiement en espèces, les employés devront probablement remplir un rapport de remboursement des dépenses à leur retour du voyage. Avec la carte de crédit de la société, ils devront expliquer moins que des frais évidents apparaissant sur la facture de la carte de crédit (comme un repas tardif). Ils factureront également à l'entreprise les frais accessoires supplémentaires qu'ils auront payés avec leur propre argent ou leur carte de crédit.

Lorsqu'un employé paie en espèces, il devra lister et justifier à l'occasion chaque dépense pour laquelle un remboursement est demandé. La plupart des entreprises fixent une date limite à laquelle les rapports de remboursement des dépenses doivent être soumis et toutes les dépenses sont examinées par comptabilité, de même que les relevés de la société émettrice de cartes de crédit. Toute dépense non justifiée, ou exclue par la politique de l'entreprise, n'est pas remboursée, ce qui pose des problèmes à l'employé.

Situations inhabituelles

Supposons qu'un représentant des ventes emmène un animal domestique avec eux lors d'un voyage et facture des frais pour un animal domestique à la carte de crédit de l'entreprise, affirmant que l'hôtel ne séparerait pas les frais et qu'ils prévoyaient de rembourser l'entreprise.

Est-ce une mauvaise utilisation des fonds de l'entreprise? Vraisemblablement. Que ce soit par écrit ou non, il est assez clair que l’utilisation d’une carte de crédit d’entreprise doit être utilisée uniquement pour les dépenses de l’entreprise. Dans certains cas, l'utilisation personnelle d'une entreprise peut entraîner une résiliation. Cependant, voici ce que vous devez considérer. L'employé est-il allé à la comptabilité et a-t-il expliqué le problème selon lequel l'hôtel était incapable de séparer les frais relatifs aux animaux domestiques? Ou bien la salariée a-t-elle été surprise par un examen attentif de ses dépenses en comptabilité?

Une autre considération est la suivante: l’entreprise at-elle déjà remboursé d’autres employés pour des dépenses similaires? Si c'est le cas, une action disciplinaire n'est pas en ordre. Cependant, si la politique de l'entreprise stipule clairement qu'une dépense spécifique n'est pas autorisée et que l'employé est pris au piège (non sans détour), les RH doivent prendre des mesures disciplinaires sévères. Toutes les situations ne sont pas claires. Parfois, vous devez vous renseigner et faire quelques recherches avant de prendre des mesures.