Boîte à outils d'évaluation du système de suivi des candidats

Trouver le bon système de suivi des candidats qui répond à tous les besoins de votre organisation peut être une tâche accablante. Cela peut être un défi même de savoir par où commencer lorsque l'on considère les systèmes de suivi des candidats et comment comparer chaque solution.

Vous y trouverez des domaines importants à étudier, des questions à poser et des réponses à analyser au cours du processus d'évaluation des systèmes de suivi des candidats. Ces informations guideront votre entreprise dans la recherche du système de suivi des candidats adapté à vos besoins.

Identifier les décideurs du système de suivi des candidats

Une entreprise doit s'organiser en interne avant de commencer tout processus d'évaluation des systèmes de suivi des candidats. Lors de la préparation à l'évaluation d'un système de suivi des candidats, il est essentiel de former une collaboration des parties prenantes et de donner à ces décideurs le temps de prendre une décision éclairée.

Votre comité de sélection doit être prêt à évaluer les forces et les faiblesses de chaque fournisseur de système de suivi de candidature. Le comité de sélection devrait inclure ces membres.

• Comité de sélection: Il s’agit généralement d’un vice-président principal (SVP) ou d’un vice-président (VP) des ressources humaines qui peut habiliter les autres membres du comité avec une directive et une vision claires. La personne doit également avoir la possibilité d’expliquer le choix du fournisseur en termes de retour sur investissement (ROI) à ses homologues.
• Responsable de la sélection: cette personne doit avoir une compréhension complète du processus d’embauche et des difficultés de la société afin de créer des tactiques de recherche et de sélection appropriées.
• Membre du comité: Pour s'assurer que la voix des utilisateurs est représentée et que la solution choisie sera adoptée avec succès.

• Membres du comité: Ce sont des membres d'autres ministères qui apportent une contribution supplémentaire au processus de sélection du système de suivi des candidats. Les personnes ayant une expertise financière peuvent donner leur avis sur la stabilité financière des fournisseurs ou comparer le coût total de chaque système de suivi des candidats par rapport au budget du projet. Les contributeurs informatiques peuvent renseigner les membres du comité sur les capacités techniques des systèmes de suivi des candidats des fournisseurs et aider à comparer chaque solution à votre système actuel.

  Les membres du comité doivent être des personnes capables de reconnaître la valeur des outils technologiques, de l'optimisation des processus et du service client, en ce qui concerne votre vision d'entreprise de la gestion des talents.

Documentez votre processus d'embauche actuel

Une fois que vous avez réuni votre comité de sélection du système de suivi des candidats, votre première tâche consiste à créer un document qui suit le processus de demande d’employé, votre processus de recrutement et le rôle du responsable du recrutement, du recruteur et du candidat chargé de le recruter.. Ensuite, votre comité devrait discuter de la nécessité de chaque étape et de ce qui se passerait si elle était éliminée.

Simplifiez votre processus d’embauche et assurez-vous que chaque étape ajoute vraiment de la valeur et vous aide à produire des embauches de qualité. Cela permettra à votre comité de comparer les besoins de votre processus d’embauche avec les capacités de chaque système de suivi des candidats. Cette évaluation est une excellente occasion d’en apprendre davantage sur les meilleures pratiques d’embauche et de revoir et d’optimiser votre processus d’embauche en cours.

Identifier les exigences pour votre système de suivi des candidats

Maintenant que vous avez clairement défini le processus d’embauche de votre entreprise, votre comité est tout à fait prêt à identifier ses besoins en matière de système de suivi des candidats. N'oubliez pas que vous souhaitez avoir une réponse claire aux questions suivantes:

• Pourquoi achetez-vous ce système de suivi des candidats?
• Votre processus d'embauche actuel est-il aligné sur les objectifs de votre entreprise?

Le fait de garder ces questions à l'esprit aidera votre comité à défendre efficacement l’achat d’une solution de suivi des candidats. Pour que le système de suivi des candidats que vous choisissez ait un lien étroit avec le retour sur investissement, votre comité doit clairement définir ce que vous souhaitez dans un système de suivi des candidats.

Votre système de suivi des candidats doit établir une meilleure relation entre les recruteurs et les responsables du recrutement, rationaliser le processus de création et d’approbation de vos demandes et améliorer la qualité de vos recrutements. Votre système de suivi des candidats doit rationaliser les efforts de recrutement des professionnels des ressources humaines grâce à l'automatisation, en créant un processus de recrutement plus efficace et plus économique. C'est le moment idéal pour relever des défis communs en matière de ressources humaines, tels que:

• Volume élevé de CV sans moyen efficace d'accepter, de réviser et de gérer.
• Volume élevé d’emplois avec une communication interne lourde.
• Incapacité d'accéder rapidement aux informations et de faire rapport sur tous les indicateurs de recrutement.
• Perte de candidats qualifiés due à un stockage aléatoire des CV.
• Duplication des efforts de recrutement entre les différentes succursales et divisions locales ou à l’étranger.
• Dépenses de maintenance et de support informatique excessives avec une technologie développée localement.
• Suivi inefficace des données de conformité EEO-OFCCP.

• Se battre pour obtenir l'attention appropriée de l'informatique pour les mises à niveau et les améliorations technologiques.

Saisissez également l’occasion de considérer la valeur des améliorations apportées par les nouveaux processus et technologies, tels que:

• en évitant d'utiliser différents modules,
• améliorer la communication, et
• s'attaquer aux problèmes mondiaux.

Pour que cela reste gérable, vous devez identifier les "éléments indispensables" essentiels afin d'éliminer les fournisseurs non qualifiés. Par exemple, en tant que facteur fondamental, votre comité peut décider de ne prendre en compte que les fournisseurs offrant une solution Web, par opposition à un système installé, car la solution hébergée élimine tout fardeau pour votre équipe informatique.

Identifier les exigences pour votre système de suivi des candidats

L'identification d'objectifs commerciaux clairs permettra de relier vos priorités à vos exigences. Il est impératif que votre comité reste concentré sur ses exigences système initiales. Le comité doit éviter de se laisser distraire par des éléments du système qui ne correspondent pas aux priorités de votre entreprise. Vous avez reconnu les objectifs commerciaux importants et les principales exigences à prendre en compte lors de la définition de vos propres objectifs.

Exigences clés à prendre en compte dans un système de suivi des candidats

• Efficacité du processus: La centralisation d'un processus peut améliorer diverses tâches, notamment les demandes d'emploi, le suivi, la gestion des programmes d'aiguillage et de transfert des employés.
• Permet aux candidats de postuler rapidement et facilement à votre organisation pour un salaire et un salaire horaire sans passer par plusieurs pages de questions.
• Peut faciliter le recrutement en masse tout en restant rentable.
• Une solution hautement configurable et évolutive capable de s'adapter à notre processus de gestion de recrutement unique et capable de répondre à nos besoins en constante évolution à mesure que notre organisation se développe ou que nos processus changent.
• Fonctions de rapport améliorées: De nombreuses entreprises doivent déterminer le montant total de leurs dépenses en fournisseurs, en achats et en comparaison de statistiques. La coordination via une source unique permettra un reporting centralisé précis.
• Permet aux recruteurs de rechercher dans la base de données toutes les informations et paramètres spécifiques.
• Inclut un centre de rapports qui permet aux utilisateurs d’exécuter des rapports ad-hoc et d’enregistrer des critères pour une utilisation future, ainsi que des rapports standard du secteur, notamment le coût par embauche, le temps d’exploitation, l’efficacité des sources, etc.

Construire l'identité de la marque et la sensibilisation

• Créer un lien entre un candidat et une expérience de travail positive créera une reconnaissance de la marque. Une marque forte peut générer une confiance qui générera du trafic et améliorera votre réservoir de talents.
• Les pages Web des centres de carrières marqués peuvent être accessibles via le site Web de votre entreprise.
• Permet aux recruteurs d'afficher facilement des informations sur les carrières sur le site Web de l'entreprise.
• Fournir des capacités multilingues pour un support global.
• Conforme EEO / AAP.
• La capacité de conserver une mesure précise de ces informations restera conforme aux réglementations fédérales et évitera toute action en justice à l'encontre de l'organisation. Cela aidera également à établir la qualité du demandeur.
• Capable de capturer, de suivre et de rapporter des données volontaires d'EEO, tout en restant conforme aux directives définies par l'EEO / OFCCP.
• Capable de présélectionner les candidats avec des questions d'élimination afin d'indiquer ceux qui possèdent les qualifications de base pour le poste.
• Amélioration des communications.
• Établit un environnement qui informe efficacement, unifiera tous les utilisateurs et rationalisera les opérations de l’organisation.
• Comprend un centre de communication pour faciliter la communication entre les recruteurs, les responsables du recrutement et les candidats. Permet également aux utilisateurs de planifier des rendez-vous, de laisser des notes et des commentaires d'interview, d'envoyer des messages en masse et de répondre automatiquement aux candidats dès la réception de leur CV.

Assistance à la clientèle pour le système de suivi des candidats

• L'adoption complète par l'utilisateur dépend du niveau de support client fourni par le fournisseur pendant et après la mise en œuvre.
• Une équipe de support facilement disponible, dédiée à la gestion des problèmes de l'entreprise et des utilisateurs tout en utilisant les meilleures pratiques de l'industrie.
• Le plus haut niveau d'assistance disponible gratuitement pour votre entreprise.

Évaluation du fournisseur des systèmes de suivi des candidats

Il est recommandé de demander une demande de proposition (RFP) aux fournisseurs potentiels que votre comité a décidé de prendre en compte. C’est pour vous une opportunité d’obtenir des éclaircissements sur tous les sujets afin d’aider votre comité à déterminer si le logiciel de suivi des candidats peut faire le travail requis. Votre comité devrait examiner les principaux problèmes suivants afin de concevoir une demande de propositions efficace:

• Le système répond-il aux principales préoccupations de votre comité? Cela rejoint la partie précédente du processus d’évaluation; vous devez connaître parfaitement votre processus avant de pouvoir déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin. Votre comité ne peut pas être distrait par des solutions pouvant offrir des fonctions qui ne sont pas votre principale priorité. Même si elles peuvent sembler attrayantes, de nombreuses fonctionnalités et fonctions flashy ne créeront aucune valeur pour votre organisation si elles ne sont pas adoptées par vos utilisateurs.
• Le fournisseur a-t-il installé le système dans une autre organisation de taille similaire?
• Votre comité devrait avoir accès à des références qui peuvent vous donner un aperçu de questions telles que la satisfaction de la clientèle et le suivi du processus de mise en œuvre, ainsi que des frais cachés. N'oubliez pas que les fonctionnalités n'ont aucune valeur sans une adoption forte par les utilisateurs.
• Qu'implique le processus de mise en œuvre? Avoir un taux d'adoption réussi commence par une mise en œuvre appropriée. Vous voulez être sûr que le fournisseur que vous avez choisi ne laissera pas vos utilisateurs sans formation adéquate et sans assistance continue. La mise en œuvre doit être centrée sur le processus de recrutement de votre organisation et non sur l’adaptation à son système.

  Vous ne devriez jamais avoir l’impression que votre programme d’implémentation vous laissera un sentiment perdu et incertain des capacités du fournisseur. Au cours du processus d'évaluation, votre comité devrait avoir l'impression que, en fonction des priorités de votre service et de vos objectifs, votre mise en œuvre créera une base solide pour un partenariat à long terme avec votre fournisseur de système de suivi des demandeurs. N'oubliez pas que le nombre élevé d'adhérents au système de suivi des candidats générera un retour sur investissement plus élevé.

En savoir plus sur l'évaluation des fournisseurs des systèmes de suivi des candidats

• Quelle est la vision et la stratégie de croissance du fournisseur? Le fournisseur doit faire preuve de leadership et de prévoyance en tant que leader du marché. Afin de présenter une solution complète, le fournisseur doit prendre en compte vos besoins spécifiques et se préparer au changement et à la croissance futurs.
• Déterminez si cette solution contribue à votre plan d'affaires global? En fin de compte, le responsable de la sélection devra probablement afficher le retour sur investissement attendu afin de bien défendre la solution.

  Le responsable de la sélection doit rechercher des économies sur des éléments tels que la publicité de recrutement, la valeur des employés pour l’utilisation des entreprises de recherche et l’optimisation des processus fournie par le fournisseur. L'entreprise devrait également économiser sur la rétention des employés et la qualité des candidats. Il peut être fastidieux de créer un document d’enquêtes détaillé qui englobera tous les sujets nécessaires à l’évaluation du système de suivi des candidats.

• Au-delà des caractéristiques et fonctions, votre comité doit veiller à discuter de la capacité du fournisseur à servir de partenaire à long terme pour votre organisation. Pendant que votre comité mène son processus d'évaluation des fournisseurs, vous voulez être sûr de prendre en compte des facteurs tels que:
• Stabilité financière: Faire preuve de diligence raisonnable dans les états financiers de tous les fournisseurs éventuels examinés. Vous constaterez qu'il s'agit d'un sujet parfait sur lequel votre contributeur au comité financier peut vous guider.
• Qualités des partenaires stratégiques: Pour offrir une solution complète, certains fournisseurs s'associeront avec d'autres sociétés de services afin d'offrir à leurs clients une gamme de services plus complète. Votre comité devrait être au courant de tout partenariat avec des fournisseurs concurrents. Les informations peuvent donner un aperçu du partenariat possible entre votre entreprise et le fournisseur.
• Capacités de recrutement: Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez vous assurer que le fournisseur est en mesure de prendre en charge l'intégralité du cycle de vie des employés, du suivi des candidatures aux processus d'intégration, en passant par la planification de la relève. Cela empêchera votre entreprise de sortir de sa solution, ce qui entraînerait probablement une aggravation, une nouvelle évaluation et des frais de mise en œuvre coûteux.
• Développement de produits futurs: Assurez-vous que le fournisseur comprend parfaitement les défis auxquels le recrutement est confronté aujourd'hui et à l'avenir. Le fournisseur que vous choisissez doit être au fait des nouvelles de la technologie et de l’industrie afin de s’adapter à vos besoins et de faire en sorte que les configurations de la solution soient pleinement utilisées.
• Intégration au SIRH: Bien que vous souhaitiez peut-être que votre contributeur au comité des technologies de l'information fournisse des informations à ce sujet, il ne devrait pas inciter votre comité à utiliser un système de suivi des candidats qui ne servira pas de manière adéquate l'ensemble du département. Tout fournisseur intéressant devrait fournir la possibilité de transférer des informations clés de son système vers votre système SIRH avec un minimum de difficultés.

Résumé de la sélection du fournisseur pour les systèmes de suivi des candidats

L'échéancier du processus de sélection d'un fournisseur pour un système de suivi des candidats peut aller d'un mois à six, voire plus. Vous trouverez ci-dessous un calendrier proposé qui permettra à votre comité de prévoir un calendrier pour le processus de sélection des fournisseurs pour un système de suivi des candidats.

Veuillez noter que ceci est sujet à changement en fonction de la date de mise en œuvre souhaitée.

Calendrier de votre sélection de fournisseur pour les systèmes de suivi des candidats

• Former un comité de sélection - 1 semaine
• Identifier les besoins de l'entreprise - 1 à 2 semaines

Évaluez objectivement les fournisseurs par rapport aux besoins identifiés de l'entreprise à l'aide du processus suivant:

1. Créer une longue liste de fournisseurs possibles - 1 semaine
2. Demander des demandes de propositions pour fournir des éclaircissements sur un sujet ou une préoccupation - 4 semaines
3. Créez une liste avec vos critères d’évaluation clés - 1 à 2 semaines
4. Finaliser un fournisseur - 3 à 6 semaines
5. Démontrer divers systèmes - dès que possible
6. Présentations de vente - dès que possible
7. Visites de sites - au besoin

N'oubliez pas que l'objectif principal d'un système de suivi des candidats est de responsabiliser vos utilisateurs. Les membres du comité doivent être en mesure de reconnaître et de valoriser les outils technologiques, l'optimisation des processus, la vision de l'entreprise et le support client, afin de réduire de manière stratégique les fournisseurs à une courte liste de possibilités réelles.

Il est probable que votre liste restreinte ne présente pas beaucoup de différences fonctionnelles distinctes. il est donc important de garder à l'esprit les éléments les moins tangibles de ce fournisseur.

Votre comité devrait rechercher des sources d’information telles que le site Web du fournisseur, les groupes de discussion, les portails de ressources humaines et les salons professionnels. Connectez-vous avec des collègues d'autres entreprises de taille, de besoins et d'industries similaires pour tirer les leçons de leurs expériences.

Faire équipe avec un fournisseur axé sur les services qui correspond le mieux à la vision et aux objectifs de votre organisation pour l’avenir se révélera inestimable pour tous les acteurs clés de l’évaluation, de la sélection et de la mise en œuvre de votre système de suivi des candidatures.

Plus sur le recrutement et l'embauche

• Recruter des étoiles: Les dix meilleures façons d’obtenir de bons candidats.
• Utilisez LinkedIn pour recruter des employés.