Comment créer un message d'absence du bureau

Il est important de créer la bonne réponse d'absence du bureau, en particulier lors d'un congé de maternité. Le message crée une limite personnelle qui avertit l'expéditeur que vous ne serez plus disponible pendant votre congé et l'informe des personnes qu'il peut contacter pendant votre absence. Préparer cela tôt peut vous permettre d’élaborer une note utile. De cette façon, vous vous sentirez confiant dans votre message et vos collègues et clients se sentiront bien traités.

Voici une explication pour vous aider à comprendre l’importance de votre message et pourquoi vous devriez prévoir du temps pour le travailler.

Il définit les attentes pour tout le monde

Le congé de maternité que vous prenez après la naissance de votre bébé est privé et très spécial. Les moments avec votre nouveau-né ne peuvent jamais être repris. Il est donc important de protéger cette période de votre vie.

Vous savez ce que cela fait de recevoir un courriel professionnel pendant vos vacances, n'est-ce pas? Vous vous sentez obligé d'envoyer une réponse rapide. Mais pendant votre congé, vous n’avez pas vraiment le temps de le faire. En outre, la réponse rapide peut se transformer en un problème plus important à résoudre.

Vous accueillez un nouveau membre dans votre famille. Cette période de liaison sera remplie de nuits blanches, d’un horaire imprévisible, de périodes de récupération, de rendez-vous chez le médecin, de visiteurs et bien plus encore. En outre, il y aura une bonne quantité de changement que vous voudrez gérer. Écrire des courriels dans ces conditions ne produira pas votre meilleur travail.

Votre message d'absence vous protégera des interruptions de travail et des courriels mal conçus.

Fixer des limites est important pendant cette période. Pour vous aider à mettre votre vie professionnelle en suspens, assurez-vous que votre nouveau-né et tout ce qui vient avec le paquet de joie est la priorité numéro un. Lorsque vous créez le bon message d'absence du bureau, les personnes comprendront quelle est votre priorité actuelle et respecteront les limites définies.

Alors, comment créez-vous un message génial pour aider à protéger un moment aussi spécial?

Pensez à votre message d'absence du bureau

Lorsque vous êtes enceinte d'environ 26 semaines, commencez à travailler sur le message d'absence du bureau. Si vous avez la possibilité d'enregistrer un titre à cet effet, intitulez-le "Congé de maternité - Absent du bureau".

Préparer le message à l'avance vous donne plus de contrôle sur ce que votre message va dire.

Vous êtes celui qui sait comment faire votre travail, qui va assumer vos responsabilités et quand vous serez peut-être de retour au bureau. Décidez si vous souhaitez inclure une date ou une semaine de retour au travail spécifique, ou si vous n'êtes pas sûr de ne pas mentionner de date. Si vous ne répertoriez pas une personne spécifique que l'expéditeur peut contacter, indiquez si vous souhaitez fournir l'adresse électronique et / ou le numéro de téléphone de votre responsable.

La création anticipée du message vous fait gagner du temps, à votre employeur et à vos contacts. Vous devrez peut-être quitter le bureau de façon inattendue (pour accoucher de votre bébé); Par conséquent, un message préparé donne à votre administrateur informatique ou à votre responsable un message à utiliser. Voulez-vous que le responsable informatique ou votre responsable donne le ton à ce message? Zut non! En outre, le message créé par votre employeur peut ne pas refléter la langue ou le message que vous souhaitez transmettre à vos contacts. Cela peut également causer de la confusion ou des malentendus avec les clients, en particulier lorsqu’ils sont absents pour une longue période.

Informez votre responsable lorsque votre message est complet. Ils aimeront savoir que vous êtes prêt pour votre sortie, et ils devront faire une chose de moins pour vous soutenir.

Choses à inclure dans votre message

Vous trouverez ci-dessous un exemple de message d'absence que vous pouvez utiliser. Une fois que vous avez activé le message dans votre logiciel de messagerie, celui-ci répondra automatiquement à tous les courriers électroniques qui vous sont envoyés pendant une période spécifiée.

C’est à vous de décider si vous souhaitez informer les destinataires de votre lieu de résidence. Vous pouvez simplement dire que vous êtes absent du bureau ou vous pouvez annoncer que vous êtes en congé de maternité. Vous pouvez également utiliser une variante de ce message électronique pour des vacances prolongées ou des voyages d’affaires.

Lorsque vous voyez (parenthèses), insérez les mots ou expressions appropriés à votre situation.

Exemple de message électronique - Congé de maternité absent (version texte)

Merci pour votre courriel. Je suis en congé de maternité jusqu'au (date prévue de votre retour).

Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter (nom du collègue qui vous couvre, avec ses coordonnées, l'adresse de courrier électronique de votre responsable ou un numéro de téléphone).

(Si vous avez certains projets, vous couvrez le nom du projet et la personne qui vous couvre).

Si votre question n'est pas urgente, je répondrai à votre courrier électronique à mon retour.

Sincères amitiés, (Votre nom)