Comment formater un message électronique

Lorsque vous envoyez une demande concernant un emploi ou postulez à un emploi, il est important de formater votre courrier électronique de manière aussi professionnelle que vous le feriez avec toute autre lettre commerciale. Après tout, tout le monde - recruteurs et responsables du recrutement inclus - reçoit beaucoup de courriels. Assurez-vous que vos courriels se distinguent par leur contenu et non par des erreurs négligentes, un formatage médiocre ou un langage trop désinvolte.

Utilisez une police lisible de 10 à 12 points dans vos courriels. Envoyez des e-mails liés à la recherche d'emploi à partir d'une adresse e-mail professionnelle. Idéalement, votre adresse e-mail doit uniquement inclure une combinaison de votre nom et prénom ou de votre prénom et prénom. Voici ce qu'il faut inclure lors de l'envoi de correspondance de recherche d'emploi et le format du message électronique que vous devez utiliser lorsque vous envoyez des messages électroniques relatifs à l'emploi.

Ligne d'objet

N'oubliez pas d'inclure une ligne d'objet dans votre courrier électronique.

Si vous oubliez d'en inclure un, votre message ne sera probablement même pas ouvert. Utilisez la ligne d'objet pour résumer pourquoi vous envoyez un courrier électronique. Quelques exemples de lignes de sujet fortes:

• Demande d'associée de marketing - Jane Smith
• Demande d'entrevue d'information
• Merci - Associé de marketing Entretien
• Référé par nom de la personne pour entrevue d'information, discuter de XYZ, etc.

Salutation

Si vous avez une personne de contact, adressez votre email à Dear Mr./Ms. Nom de famille. Si possible, trouvez le nom du responsable du recrutement. Cette information est parfois incluse dans la liste des emplois. Si ce n'est pas le cas, utilisez des sites comme LinkedIn pour déterminer la personne à contacter ou consultez le site Web de l'entreprise pour plus d'informations.

S'il y a un numéro de téléphone, vous pouvez également appeler la réception de l'entreprise pour voir si la réceptionniste peut fournir des informations.

Vérifiez également votre propre réseau: connaissez-vous quelqu'un qui travaille dans l'entreprise et pourrait peut-être partager davantage d'informations?

Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à contacter, adressez simplement votre courrier électronique à Dear Hiring Manager. Une autre option consiste à ne pas inclure une salutation et à commencer simplement par le premier paragraphe de votre message.

Le corps du message

Copiez et collez votre lettre de motivation dans le message électronique ou écrivez-la dans le corps d'un message électronique. Si l'offre d'emploi vous demande d'envoyer votre CV en pièce jointe, envoyez-le au format PDF ou Word. Lorsque vous vous renseignez sur les postes disponibles ou sur la mise en réseau, expliquez clairement pourquoi vous écrivez et le but de votre message électronique.

Formater votre message électronique

Votre message électronique doit être au format lettre d’affaires type, avec des espaces entre les paragraphes et ne pas contenir de fautes de frappe ni d’erreurs grammaticales. Ne confondez pas la longueur avec la qualité - gardez votre courrier électronique bref et précis. Évitez les phrases trop compliquées ou trop longues. Aidez les destinataires de courrier électronique à parcourir rapidement votre courrier électronique et à comprendre pourquoi vous envoyez un courrier électronique.

Relisez-le, comme toute autre correspondance. Si vous êtes vraiment préoccupé par les fautes de frappe, pensez à imprimer le brouillon du courriel. Il est souvent plus facile d’attraper des fautes de frappe et des erreurs grammaticales sur une copie papier que lors d’une relecture sur un écran. Examinez le modèle de message électronique et l'exemple de message électronique ci-dessous pour voir à quoi votre message devrait ressembler.

Inclure une signature électronique

Il est important de créer une signature électronique et d'inclure votre signature dans chaque message que vous envoyez. Indiquez votre nom complet, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone dans votre signature afin que le responsable du recrutement puisse voir en un clin d'œil comment vous contacter. Vous pouvez également inclure un lien vers votre page de profil LinkedIn ou votre site Web afin que les recruteurs et les responsables du recrutement puissent facilement trouver plus d'informations à votre sujet.

Ne pas oublier les pièces jointes

L'envoi d'un e-mail de recherche d'emploi implique souvent de joindre des fichiers, un CV, un portfolio ou un autre exemple de travail. Assurez-vous de bien vérifier que vous avez bien joint tous les fichiers mentionnés dans votre email avant de cliquer sur le bouton "envoyer".

Modèle de message électronique

Le modèle de message électronique suivant répertorie les informations que vous devez inclure dans les messages électroniques que vous envoyez lors de la recherche d'un travail. Utilisez le modèle comme guide pour créer des messages électroniques personnalisés à envoyer aux employeurs et aux connexions.

Objet du message électronique: Poste de gérant de magasin - Votre nom

Salutation:

Cher M. / Mme. Nom ou cher responsable du recrutement:

Premier paragraphe:

Le premier paragraphe de votre lettre devrait inclure des informations sur les raisons pour lesquelles vous écrivez. Soyez clair et direct - si vous postulez pour un emploi, mentionnez le titre du poste. Si vous souhaitez une entrevue d’information, indiquez-le dans vos premières phrases.

Paragraphe du milieu:

La prochaine section de votre message électronique devrait décrire ce que vous avez à offrir à l'employeur ou, si vous écrivez pour demander de l'aide, quel type d'assistance vous recherchez.

Dernier paragraphe:

Terminez votre lettre d'accompagnement en remerciant l'employeur de vous considérer pour le poste ou votre connexion pour vous aider dans votre recherche d'emploi.

Signature électronique

Prénom nom de famille

Adresse électronique

Téléphone

Profil LinkedIn (facultatif)

Exemple de message électronique professionnel (texte seulement)

Assujettir: Recherche de poste de professeur auxiliaire - Votre nom

Cher M./Mme/Dr. Nom de famille, Je vous écris aujourd'hui pour vous informer sur la possibilité de postuler à un poste d'assistant à l'enseignement dans votre université. Cet été, je déménagerai dans votre région. Le docteur Nelson, qui était l'un de mes professeurs à l'université des royaumes du nord, m'a donné votre nom.

Je suis titulaire d’une maîtrise en études autochtones de l’University of Northern Realms et j’ai assisté à plusieurs cours tout en terminant mon diplôme.

De plus, je voudrais en savoir plus sur votre doctorat. programme d’histoire nord-américaine. Peut-être pourrions-nous organiser une réunion afin que je puisse en apprendre davantage sur le programme.

J'ai joint mon résumé à votre lecture. Merci pour votre temps et j'espère avoir de vos nouvelles bientôt.

Prénom nom de famille

Adresse électronique

Téléphone

Profil LinkedIn (facultatif)