Quand pouvez-vous légalement verser la paie d'un employé exonéré?

Pour que vous puissiez classer un employé comme salarié exonéré, c'est-à-dire exempté des règles de la Fair Labor Standards Act, y compris les heures supplémentaires, vous devez remplir de nombreuses conditions. Les tâches effectives qu’un employé exerce doivent appartenir à l’une des catégories d’exemptions, telles que les exonérations liées aux ventes extérieures, à la gestion ou aux administrateurs.

Cependant, une description de travail appropriée n'est pas la seule chose qui est nécessaire pour qu'un employé soit exempté du paiement des heures supplémentaires: l'employé doit recevoir le même chèque de paie à chaque période de paie.

Cela signifie que, qu'un employé travaille cinq heures ou 55 heures par semaine, le salaire est le même. Les gestionnaires ne peuvent pas déduire la paie d'un employé exonéré lorsqu'elle prend un long repas ou arrive en retard au travail.

Mais l'employé n'a pas droit à un centime de plus dans le salaire pour avoir mis 80 heures par semaine afin de respecter un délai. (Les entreprises peuvent certes donner des bonus aux employés, et dans les situations qui impliquent des délais serrés ou la perte d'un relais pour un employé qui part, les bonus et autres récompenses sont encouragés.)

Cette règle est dure et rapide. Une fois que vous commencez à déduire du salaire d'un employé exonéré, vous venez de le rendre non exempté. Elle a maintenant droit à une rémunération des heures supplémentaires aller et retour. Ce n'est pas une erreur que vous voulez faire.

Mais, pouvez-vous jamais déduire le salaire du salaire d'un employé exonéré? Quelques fois existent.Voici cinq fois où vous pouvez déduire une paie du chèque de paie d’un employé exonéré.

1. Première et dernière semaine

Vous ne devez payer aux employés que les jours travaillés la première et la dernière semaine. Si vos périodes de paie vont du lundi au dimanche, avec une fin de semaine de deux jours, et que votre employé commence le mercredi, vous ne devez la payer que pour le mercredi, le jeudi et le vendredi. De même, si son dernier jour de travail est le mercredi, vous ne devez payer que les lundi, mardi et mercredi.

Sinon, si un employé travaille une semaine partielle, pour quelque raison que ce soit, vous devez tout de même payer pour toute la semaine, à moins que celle-ci ne soit admissible à une autre déduction autorisée (voir les quatre suivantes ci-dessous).

2. Déductions ordonnées par un tribunal

Ce ne sont pas de vraies déductions - l'employé gagne toujours le même montant d'argent; c'est juste que son salaire est plus petit. Si elle est sous le coup d'une ordonnance du tribunal pour pension alimentaire, pension alimentaire ou pour payer des dettes, vous pouvez (et devez) déduire ce qui est requis par la loi et donner cet argent aux endroits que les tribunaux ordonnent.

Souvent, avec ces déductions ordonnées par les tribunaux, les employés ne sont pas contents de ce que vous leur faites. Assurez-vous que vous indiquez très mal à votre employé que vous ne faites que suivre la loi et que vous devez faire ce que les tribunaux ont ordonné. Rappelez-vous que vous ne la payez pas en fait. vous ne payez que certaines de ses factures automatiquement.

3. Une journée complète de congé (vacances)

Si votre employée a utilisé tout son temps de vacances et veut prendre un jour de congé, il lui est possible de le prendre. Vous n'aurez pas besoin de la payer pour ce jour-là si le congé est pour un jour de congé sans rapport avec la maladie. C'est l'équivalent d'un jour de vacances, pas d'un jour de maladie.

Naturellement, que vous accordiez ou non ce jour de congé non payé, vous le souhaitez. Si vous accordez le (ou les) jour (s) de congé non payé (s), rappelez à votre employé qu'il ne doit effectuer aucun travail pendant ces jours de congé. Faire autant que 15 minutes de travail peut déclencher le contact avec la règle du mur. Parce que les employés exemptés sont payés de la même manière, peu importe le nombre d'heures travaillées, 15 minutes de travail signifient qu'ils sont payés pour toute la journée.

Si vous ne croyez pas que votre employée s'abstiendra de répondre aux courriels, de prendre des appels téléphoniques ou de faire quelques minutes de travail sur ce projet la semaine prochaine, gardez son ordinateur portable au bureau et éteignez ses courriels pour la période en question.

4. Une journée complète de congé (autre)

Selon le département américain du Travail, des salaires et des heures de travail, vous ne pouvez déduire une journée complète de congé pour des raisons autres que la maladie si vous n’avez pas seulement un «plan, une politique ou une pratique de bonne foi prévoyant l’indemnisation des pertes de salaire dues à la maladie; compenser les montants perçus par les employés comme honoraires de jury ou de témoin, ou comme solde militaire; pour les sanctions infligées de bonne foi en cas d'infraction aux règles de sécurité d'importance majeure; ou pour des suspensions disciplinaires non rémunérées d'un ou plusieurs jours complets imposées de bonne foi pour des infractions aux règles de conduite en milieu de travail."

En d'autres termes, vous ne pouvez pas décider à la volée d'amarrer le salaire d'un employé exonéré lorsque vous avez suspendu un employé pour une infraction aux règles.

Vous devez avoir un plan en place qui énonce les conditions dans lesquelles vous ne paierez pas les employés exemptés. Sinon, la déduction est illégale si vous bloquez la paie d'un employé exonéré et que l'employé a travaillé pendant une semaine, vous venez d'annuler l'exemption.

5. FMLA

Si vous avez un employé qui est absent pendant plusieurs semaines sur FMLA, il est assez évident que vous n’avez pas à payer l’employé exempté pendant cette période. Elle est partie depuis des jours entiers et cela fait partie d'un véritable plan. Mais qu'en est-il de la FMLA intermittente?

C'est à ce moment qu'un employé est autorisé à prendre quelques heures de congé à la fois pour faire face à des problèmes médicaux, que ce soit pour ses propres problèmes ou ceux d'un membre de la famille qualifié. La loi sur le congé familial pour raison médicale vous permet spécifiquement de déduire le salaire des employés exonérés lorsqu'ils utilisent FMLA.

Ainsi, si votre employé doit prendre deux après-midis par semaine pour la dialyse, vous n'avez pas à les payer pour cette période.

Cependant, voici une mise en garde sur cette déduction. Parce que les employés exemptés sont payés pour le travail et non pas à l'heure, si votre employée travaille encore 40 heures et que vous déduisez une demi-journée de paie chaque semaine lorsqu'elle se rend à son rendez-vous médical, vous avez légalement raison, mais moralement et éthiquement faux.

Règle générale concernant le blocage de la paie d'un employé exonéré

En règle générale, rappelez-vous de ne rien déduire du salaire d'un employé exonéré. Si l'employé s'absente quelques heures au milieu de la journée, arrive en retard ou part plus tôt, vous pouvez déduire de sa banque de prise de force, mais procédez avec prudence. Si l'employé est par ailleurs un bon employé qui accomplit son travail, ne la punissez pas pour l'efficacité avec laquelle elle utilise son temps.

Si vous décidez que vous souhaitez avoir la possibilité de déduire votre salaire pour un tel congé, rappelez-vous qu'il est toujours légal de payer les employés à l'heure. Si vous choisissez cette voie, votre employée est maintenant admissible au paiement d'heures supplémentaires, qu'elle remplisse ou non les autres conditions requises pour bénéficier d'une exemption. Donc, votre désir d'économiser quelques dollars parce qu'elle prend de longs déjeuners sera dépassé par l'énorme rémunération des heures supplémentaires qu'elle recevra pendant la haute saison.

Il est très important de se rappeler que les employés exemptés sont embauchés pour faire le travail, pas pour travailler des heures précises. Traitez-les comme des professionnels responsables et il y a de fortes chances que tout finisse par s'égaliser.

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Suzanne Lucas est une journaliste indépendante spécialisée dans les ressources humaines. Le travail de Suzanne a été présenté dans plusieurs publications telles que Forbes, CBS, Business Inside r et Yahoo.