Comment rédiger un rapport d'activité

Un rapport d'avancement comprend un en-tête, un résumé, une description des composants plus petits et une indication du moment auquel le prochain rapport doit être présenté. Vous rédigez le rapport en suivant ce modèle, puis envoyez-le à votre patron ou à un autre supérieur hiérarchique désigné.

Entête

L'en-tête contient des informations d'identification pour le rapport. Vous allez entrer le titre, la date à laquelle le rapport est publié, le statut du feu rouge de tout ce que vous déclarez (rouge, jaune-vert), et la mesure globale, peut-être complète, plan / réel. Remarque: Un rapport d'avancement tel que celui-ci est le plus souvent utilisé pour les projets, mais peut également être utilisé pour rendre compte d'autres éléments. Par exemple, si vous avez pour tâche de réduire le nombre d'heures par dessin pour une entreprise d'ingénierie, vous utiliserez un rapport d'avancement pour indiquer vos progrès en matière de réduction du nombre d'heures par dessin.

• Titre: Rapport d'avancement du projet X
• Date: 30 mai 20xx
• Statut: vert
• Pourcentage achevé: 63 réels, 59 plans

Résumé

Vous écrivez le résumé en dernier. Ceci est le résumé de tous les principaux points énumérés ci-dessous dans le corps du rapport. En fonction de votre public, le résumé est parfois limité. Cela dépend de votre public, du nombre de personnes recevant le rapport et de leur niveau au sein de l'organisation. Un résumé est destiné aux cadres supérieurs qui n'ont peut-être pas le temps de lire le rapport en entier. Si votre rapport est envoyé à votre supérieur immédiat, il est prévu qu'il le lise et que le résumé ne soit peut-être pas nécessaire.

Toutefois, s'il s'agit d'un rapport largement diffusé auprès de nombreux dirigeants de l'entreprise, il peut être nécessaire d'inclure un résumé pour les personnes qui n'ont pas le temps de lire le rapport en entier.

Progression des pièces constitutives

Ceci est le corps du rapport. Dans cette section du rapport, vous décrivez vos progrès dans tous les domaines du projet. Vous dressez la liste de vos progrès et réalisations concernant tous les indicateurs au cours de cette période. Vous montrez quel est votre plan pour la prochaine période. Ensuite, vous indiquez non seulement les bloqueurs, mais également les efforts que vous déployez pour les éliminer. Enfin, la section montrera quelle assistance supplémentaire est nécessaire de votre patron ou d’un autre destinataire du rapport de progression.

Résumé

Le corps du rapport est suivi de dans la section résumé. Il inclut moins de détails que les progrès rapportés dans la section précédente. Vous incluez les mêmes informations, mesures, réalisations, planification pour la prochaine période et les éventuels bloqueurs, mais vous fournissez moins de détails pour chaque catégorie. Par exemple, le résumé peut consister en une phrase unique, par exemple «Tous les produits livrables sont dans les délais», tandis que l’état d’avancement de la section précédente pourrait indiquer «Le produit livrable A, attendu le xx / xx / xx, sera livré trois jours plus tôt.

Le rapport Y sera livré à l'heure le xx / xx / xx. Et le rapport C, retardé de deux semaines en attendant les graphiques, devrait maintenant être livré à sa date d'échéance révisée du xx / xx / xx. ”

Prochaine date d'échéance du rapport

Ici vous listez quand le prochain rapport sera envoyé. S'il s'agit d'un rapport hebdomadaire, par exemple, vous indiquerez la date d'échéance du prochain rapport une semaine après. Pour un rapport mensuel, vous devez indiquer la date à laquelle le rapport sera envoyé le mois prochain. Les personnes qui reçoivent le rapport s'attendent à ce que ces données soient aussi précises que les données contenues dans les rapports.

Ligne de fond

Votre rapport d'avancement comprend le résumé optionnel, le rapport d'avancement de toutes les composantes du projet, le résumé détaillé et le calendrier. Rendez-les aussi précis que possible.