Que font les employeurs pour les employés qui naviguent sur le Web au travail?

Les employés passent entre une et trois heures par jour à surfer sur le Web pour traiter des affaires personnelles au travail, selon l’étude examinée.

Étant donné que la plupart des études reposent sur des données auto-déclarées par les employés, cette perte de productivité, combinée aux préoccupations des employeurs quant à l'endroit où leurs employés naviguent sur le Web au travail, incite davantage d'employeurs à décider de surveiller l'utilisation d'Internet par les employés.

Les employés effectuent des achats, effectuent des transactions bancaires, visitent des sites sportifs, paient leurs factures, discutent sur Facebook, tweetent sur Twitter, etc. Pour la plupart des employés, il s’agit d’activités occasionnelles pendant les pauses et le déjeuner. S'ils passent quelques minutes de leur temps de travail, ils compenseront probablement pour le courrier électronique après que les enfants se soient couchés.

Abus de l'utilisation d'Internet au travail

Cependant, un petit pourcentage d’employés abusent du privilège de l’utilisation d’Internet au travail. Dans une entreprise, un superviseur mécontent consacrait 6 à 7 heures par jour à la recherche d’un emploi, à la recherche de recettes, au shopping et au téléchargement de bons de réduction.

Dans un autre cas, un employé a modifié la position de son ordinateur, rendant l'affichage de son écran impossible à quiconque à l'exception de l'employé. Cela a suscité des soupçons chez le personnel informatique, qui a donc analysé son utilisation d'Internet. Ils ont constaté que l'employé téléchargeait et regardait des films pornographiques. Ainsi, les pires craintes des employeurs sont parfois justifiées lorsque les employés abusent de l’utilisation d’Internet au travail.

Dans ce deuxième exemple, si l’employeur n’avait toujours pas su que l’employé visionnait du porno, il aurait pu faire l’objet d’une action en justice pour harcèlement sexuel ou d’une plainte pour environnement de travail hostile. Aucun des deux n'aurait été bien accueilli, alors l'employeur a laissé partir l'employé. (La politique d'utilisation de l'internet de l'employeur énonçait clairement les conditions dans lesquelles il licenciait un employé.)

Surveillance par l'employeur des employés naviguant sur le Web au travail

Les employeurs qui bloquent l'accès des employés surfant sur le Web au travail craignent que les employés visitent des sites pour adultes avec un contenu sexuel, romantique ou pornographique; sites de jeux; des sites sociaux; sites de divertissement; sites d'achat / vente aux enchères; et des sites sportifs. De plus, certaines entreprises utilisent des blocs d'URL pour empêcher les employés de consulter des blogs externes. D'autres bloquent l'accès à des sites tels que Facebook au travail.

Selon les entreprises, la surveillance informatique prend de nombreuses formes: certains employeurs suivent le contenu, les frappes au clavier et le temps passé au clavier; certains stockent et examinent des fichiers informatiques; d'autres surveillent la blogosphère pour voir ce qui est écrit sur la société par les employés, et d'autres surveillent les sites de réseaux sociaux.

Parmi les sociétés qui surveillent le courrier électronique, certaines utilisent des outils technologiques pour surveiller automatiquement le courrier électronique, tandis que d'autres affectent un employé à la lecture et à la révision manuelle du courrier.

Pourquoi les employeurs surveillent les employés naviguant sur le Web au travail

Les employeurs pensent que cette surveillance des employés est nécessaire à la productivité des employés, à des raisons juridiques, à la sécurité des informations de l'entreprise et à la prévention d'un environnement de harcèlement.

Selon Manny Avramidis, premier vice-président des ressources humaines mondiales pour l'AMA:

"Il existe des raisons principales pour lesquelles les employeurs surveillent le comportement des employés sur Internet au travail, en fonction de l'organisation et de ses employés. La productivité des employés est essentielle. Certaines entreprises diront que les secrets commerciaux sont importants, pas nécessairement parce que les employés partagent intentionnellement des informations sur l'entreprise. ne réalisons pas l’importance que revêt pour les concurrents des éléments tels que les nouvelles caractéristiques des produits et les organigrammes.

"Les sites Intranet partagent des informations que les employeurs ne veulent pas que les étrangers sachent à cause de la concurrence et de la nécessité de battre leurs concurrents sur le marché. D'autres entreprises s'inquiètent de la fraude en ce qui concerne la sécurité des données, en s'assurant que les informations ne sont pas volées.

"Certaines entreprises diront que la sécurité et la productivité sont leurs principales préoccupations, qui peuvent impliquer la surveillance de la localisation des employés via GPS (satellite de positionnement global), des caméras vidéo dans les zones de production et des agents de sécurité chargés de vérifier les identifiants et le contenu des éléments apportés au travail. Et, d’autres employeurs feront état de responsabilités potentielles parce qu’elles ont été brûlées devant les tribunaux. La plupart des organisations ont des capitaux à surveiller et leur coût est relativement peu élevé. C’est le cas."

Plus de préoccupations des employeurs concernant la navigation sur le Web au travail

Outre l'inquiétude suscitée par le type de sites que les employés visitent au travail pour ces raisons, un certain nombre d'inquiétudes supplémentaires motivent les employeurs à surveiller les employés surfant sur Internet au travail.

Selon Nancy Flynn, directrice exécutive de l’Institut de politique électronique et auteur de Le manuel ePolicy, 2e édition (AMACOM, 2008) et d’autres ouvrages liés à Internet.

Selon SHRM (accessible au 1-11-18, vous devez être membre), "En cette ère d’information numérique, les chefs d’entreprise, les professionnels des RH, les informaticiens et les juristes doivent travailler en étroite collaboration pour élaborer des politiques et des procédures relatives aux antécédents professionnels. En cas de litige lié à l’emploi, une recherche approfondie des dossiers électroniques de l’employeur sera probablement effectuée.

"Les données électroniques comprennent les courriers électroniques, les pages Web, les fichiers de traitement de texte, les bases de données informatiques et toute autre information stockée sur un ordinateur et qui existe sur un support ne pouvant être lu que par des ordinateurs. Il peut également s'agir de traces électroniques laissé tel quel, par exemple lorsqu'un responsable ajoute ou supprime du texte à une évaluation de performances, les formules utilisées par les employés pour effectuer des calculs sur des feuilles de calcul ou des modifications apportées à un mémorandum et à d'autres données stockées de manière non intentionnelle.

"Les données électroniques jouent un rôle de plus en plus important dans les procédures judiciaires. Les consultations avec un conseiller juridique concernant le stockage, la conservation et la destruction de données électroniques revêtent une importance particulière depuis que les Règles de procédure civile fédérales - La règle 34 a été modifiée afin de prendre en compte les règles de découverte des informations stockées électroniquement."

Selon Avramidis:

"De plus en plus d'employeurs placent l'utilisation des ordinateurs sous surveillance parce que la technologie devient de moins en moins chère. Peu importe ce que vous en pensez, les employeurs qui ne surveillent pas deviendront de moins en moins nombreux, pas pour clouer des employés, mais parce que la surveillance Les affaires ont de plus en plus de sens en Amérique du Nord. Les employés ont vraiment besoin de lire et d’être au courant des politiques.

"Les employeurs devraient établir des politiques expliquant clairement à leurs employés leur relation de travail. Une politique a un effet dissuasif. En Floride, par exemple, il n'est pas inhabituel de garer des voitures de police près de la route pendant la nuit afin de dissuader les automobilistes qui conduisent à toute vitesse.

"Là où les employeurs échouent souvent, c'est qu'ils disent aux employés qu'ils seront surveillés, mais ils ne décrivent pas exactement le comportement attendu ou non attendu. Expliquer exactement ce qu'ils attendent de la politique est important. Éduquer les employés et expliquer le Il est recommandé de définir ce qui est juste et acceptable. L’utilisation d’Internet et du courrier électronique est recommandée chaque année."

Alors qu'un nombre croissant d'États et de juridictions imposent aux employeurs d'informer les employés de la surveillance électronique, la majorité d'entre eux réussissent bien à alerter les employés lorsqu'ils sont surveillés.

La plupart des employeurs informent les employés que l'entreprise surveille le contenu, les frappes au clavier et le temps passé au clavier, et la plupart des employés informent les employés que l'entreprise évalue l'utilisation de leur ordinateur. La plupart alertent également les employés sur la surveillance des emails.

Devriez-vous surveiller les employés?

Malgré cette augmentation, la surveillance du temps passé par les employés et de leur utilisation en ligne est un signe de méfiance incongru face à une culture axée sur les employés, qui considère les employés comme le principal atout de l'entreprise.

Selon certains rapports, si moins de 1% des employés abusent de leur journée de travail et de la confiance de leur employeur en ligne, pourquoi faire en sorte que 100% des employés se sentent mal à l'aise et méfiants? Ainsi, la surveillance électronique des employés au travail présente de nombreux avantages et inconvénients.

La surveillance électronique des employés au travail peut produire des résultats bénéfiques pour l'employeur dans la lutte contre les abus. Ils peuvent protéger ou non les intérêts d'un employeur dans une action en justice, selon la nature de la situation.

Cependant, il existe de puissantes raisons pour lesquelles un employeur peut ne pas vouloir utiliser la surveillance Internet des employés. Avramidis indique que cette décision dépend de la société et de l'environnement de travail qu'un employeur souhaite créer:

«Selon le niveau de liberté autorisé dans une entreprise ou le type d’employeur, la surveillance électronique des employés peut ne pas être souhaitable. Les entreprises qui emploient de nouveaux diplômés, qui ont des lignes floues et sont en ligne toute la journée en sont un exemple.

"En fait, 99% de la population ira bien sans surveillance électronique; moins de 1% des employés sont à l'origine des dégâts qui permettent à tous les problèmes des employeurs de se lancer."

Lors de journées comme le lundi cyber, le vendredi noir, les championnats de la NCAA et d'autres événements populaires, les employeurs pourraient être tentés de réagir de manière excessive aux employés qui magasinent et regardent des jeux en ligne. De plus, les employés peuvent avoir le sentiment qu’ils ont besoin de se faufiler sournois pour mener à bien leurs activités sur Internet. Mais un bon équilibre profite à toutes les parties.

Les employeurs voudront peut-être réfléchir à deux fois à l’élaboration et à la mise en œuvre de politiques interdisant toute utilisation d’un ordinateur en ligne personnel pendant la journée de travail avec des employés qui répondent toujours à des courriels à 20 heures. la nuit.

Les employés doivent également utiliser Internet de manière raisonnable pour leurs achats personnels et autres au travail. Quelques employeurs chicanent pendant quelques minutes pour passer une commande, mais beaucoup s'opposent à juste titre à un employé qui compare les prix en ligne pour une demi-journée de travail.

Il incombe aux employés de comprendre les politiques et les attentes de leur employeur en matière d’Internet, de courrier électronique et de courrier électronique. Plus de la moitié des employeurs interrogés avaient licencié des employés pour abus de courrier électronique et Internet.

Les employeurs qui ont licencié des travailleurs pour utilisation abusive du courrier électronique l'ont fait pour les raisons suivantes: violation de la politique de l'entreprise; langage inapproprié ou offensant; usage personnel excessif; ou violation des règles de confidentialité de l'entreprise.

Connaître les politiques de votre employeur concernant Internet et l'utilisation du courrier électronique. Étant donné que le pourcentage d'employeurs surveillant le comportement informatique augmente chaque année, ce que vous ignorez ou portez une attention particulière pourrait nuire à votre réputation auprès de votre employeur.

La plupart des employeurs ne s’inquiètent pas de l’utilisation d’un ordinateur, ou d’une petite quantité, pour des affaires personnelles au travail. Vous devez savoir comment votre employeur en définit.

Alternatives à la surveillance des employés

C'est un choix que chaque entreprise doit faire. De plus en plus d'entreprises choisissent de surveiller leurs employés et leur utilisation en ligne. Je ne recommande pas la surveillance Internet des employés. Je recommande les actions suivantes pour créer un environnement organisationnel dans lequel les employés n’abusent pas de la confiance de leur employeur.

• Élaborez une politique solide en matière d’Internet et de courrier électronique qui donne aux employés des attentes claires quant à la position de l’employeur en matière de temps personnel au travail. Cette politique peut interdire de manière générale certaines activités et visites de sites sans donner aux employés le sentiment d'être des criminels. La politique peut mettre l'accent sur la responsabilité, la confiance, la confiance professionnelle et la confiance.
• Communiquez la stratégie à l'aide de nombreux exemples afin que les employés ne soient pas confus quant à leurs exigences. Communiquez en permanence vos attentes et adressez-vous aux employés qui profitent individuellement du temps de leur employeur. Si la productivité ou les contributions d’un employé diminuent, communiquez avec lui pour déterminer si l’utilisation en ligne a une incidence sur les performances. Utilisez une discipline progressive avec des employés qui violent régulièrement vos attentes et votre confiance.
• Formez vos gestionnaires et vos superviseurs sur la manière d’établir et de maintenir les attentes et les politiques de votre lieu de travail. Formez-les à reconnaître quand un employé pourrait abuser de son temps Internet ou de sites Web au travail. Dans l'exemple ci-dessus, le personnel informatique avait reçu des instructions et une formation claires sur ce qu'il fallait surveiller dans les cas potentiels d'utilisation abusive d'Internet. Plutôt que de surveiller toutes les activités des employés en ligne, ils ont effectué un suivi sélectif lorsqu'ils pensaient qu'un problème potentiel pourrait exister.
• Développer et maintenir une culture de confiance. Développer un environnement dans lequel les employés surveillent eux-mêmes leur temps en ligne personnel au travail constitue l'approche la plus efficace. Traitez avec les employés qui sont sur la ligne au cas par cas. Ne surchargez pas la majorité de vos employés avec des politiques trop lourdes à cause des actions de quelques-uns. Débarrassez-vous des rares.

Les abus de temps en ligne se produisent sur les lieux de travail. Cependant, la surveillance Internet des employés est une réaction générale aux activités d’un petit pourcentage d’employés. Cela contribue à créer un environnement dans lequel les employés ne se sentent pas confiance. Cela encourage les comportements sournois des employés.

Cela incite les employés à gaspiller de l'énergie en s'inquiétant de savoir si ce qu'ils font est correct ou pas, et cela encourage une mentalité de 9 à 5. Un employeur de choix trouve des alternatives à la surveillance Internet des employés.