Quel est le processus d'examen des documents juridiques?

L'examen des documents est souvent l'étape la plus onéreuse et la plus onéreuse du processus de litige, le processus de découverte électronique et le modèle de référence de découverte électronique (EDRM). Au cours de cette phase, chaque page de données d’une collection est examinée et analysée pour déterminer quels documents doivent être conservés de la production au conseil adverse.

Qui effectue l'examen des documents

Les réviseurs de documents sont souvent des avocats qui comprennent les questions juridiques et factuelles du litige et qui peuvent prendre les décisions qui s'imposent en matière de privilège et de réactivité. Pour minimiser les coûts, des équipes d'avocats contractuels ou de parajuristes sont souvent employées.

Le processus d'examen comporte souvent plusieurs étapes. L'équipe juridique peut procéder à un premier examen afin d'analyser la pertinence et le codage de documents ou de les marquer pour un sujet pertinent. Le personnel d'assistance en cas de litige charge ensuite les données codées dans une base de données interrogeable qui permet aux équipes de litige de localiser facilement les documents clés à chaque étape du processus de litige.

Raisons pour lesquelles des documents pourraient être refusés

Une fois les informations traitées, l'équipe juridique procède à un deuxième examen plus détaillé pour déterminer quels documents doivent être retenus de la production. Les documents peuvent être retenus pour plusieurs raisons, notamment:

• Pertinence - Les informations sont-elles pertinentes pour les problèmes en cause? Si cela n’est pas pertinent par rapport aux faits et aux problèmes de la demande, du procès ou de l’enquête, il n’est pas nécessaire de le transmettre aux parties adverses.
• La réactivité - Les informations répondent-elles aux demandes de découverte des parties adverses ou aux demandes d'enquête des organismes de réglementation? Si oui, à quelle demande de production l'information répond-elle? Les réviseurs de documents peuvent également étiqueter des documents «chauds» - ceux qui contiennent des informations cruciales pour le dossier et sont particulièrement réactifs - au cours de la phase de révision du document.

• Privilège - Les informations sont-elles soumises au privilège avocat / client, à la doctrine du produit du travail du mandataire et / ou à des règles de confidentialité et à la législation sur la protection de la vie privée? Si tel est le cas, il est également retenu de la production.
• Confidentialité - Si le document est confidentiel, il doit être exclu de la production. Par exemple, si un document décrit un secret commercial, tel que la recette de la tablette de chocolat signée par un fabricant de bonbons, l’équipe juridique n’est pas obligée de le céder aux parties adverses. Le réviseur de documents analysera le document pour déterminer s'il contient des informations confidentielles. Si tel est le cas, l’évaluateur déterminera si certaines parties de ce document doivent être expurgées pour protéger le produit du travail confidentiel du client ou si le document doit être totalement exclu de la production.

Dans le cadre du processus d’examen des documents, l’équipe d’examen peut identifier des documents qui doivent être entièrement ou partiellement supprimés ou marqués comme confidentiels pour protéger le contenu de ces documents contre toute divulgation. L'équipe peut également préparer des journaux de privilèges et / ou de rédaction pour suivre ces informations.

Outre l'examen de la pertinence, de la réactivité, des privilèges et de la confidentialité, l'équipe de révision peut également analyser les informations afin de relier les documents clés aux faits présumés ou aux principaux problèmes juridiques du cas. Les réviseurs de documents peuvent également tenter de relier des documents clés à des acteurs clés pouvant témoigner à propos de ces documents ou identifier d'autres informations subjectives.

Objet de l'examen du document

Sur la base de l'examen et de l'analyse des documents de la collection, l'équipe juridique peut commencer à mieux comprendre les questions factuelles d'une affaire, formuler des théories juridiques et identifier les témoins clés à déposer ou à convoquer au procès.

Grâce à l’abattage, à la recherche par mot-clé, à la première révision et à d’autres techniques permettant de réduire le volume de l’ensemble de données, les documents finalement examinés par l’équipe juridique ne représentent généralement qu’une petite fraction de la collection originale. Pour réduire davantage les dépenses, un nombre croissant de technologies qui automatisent le processus de révision sont transférées sur le marché.