Assurez-vous que vous licenciez des employés légalement et éthiquement

La décision de mettre fin à l’emploi d’un individu comporte le risque d’une éventuelle contestation judiciaire. Selon les politiques de l'employeur ou si un employé a un contrat de travail, un employé peut, par exemple, être victime d'une rupture de contrat ou d'une réclamation pour congédiement injustifié.

Un à volonté employeur, c’est-à-dire un employeur qui se réserve le droit de licencier un employé sans motif valable, n’a généralement pas à s’inquiéter de ce type de réclamation. Comme tous les autres employeurs, cependant, un employeur à sa guise doit toujours s'inquiéter de nombreuses autres réclamations possibles.

Au cours des dernières années, à volonté n'a pas toujours protégé un employeur; il est donc de plus en plus important de disposer d'une documentation sur les performances des employés et sur les raisons du licenciement.

Revendications possibles de discrimination à la cessation d'emploi

Tous les employeurs doivent être conscients des éventuelles réclamations pour discrimination pouvant résulter de la cessation de leur emploi. Pour l'emporter, l'ancien employé devrait prouver qu'il avait été licencié, du moins en partie, en raison du statut protégé de son employé (sexe, religion, race, origine nationale, âge, handicap, etc.).

En outre, les employés licenciés peuvent prétendre que leur ancien employeur les a diffamés:

• faire de faux commentaires désobligeants à leur égard à des collègues ou à d’autres personnes;
• les ont traités de manière à causer une détresse émotionnelle;
• envahi leur vie privée en divulguant indûment la raison d'un licenciement involontaire; ou
• les a licenciées en guise de représailles pour avoir exercé un droit, telles que signaler des pratiques d'emploi discriminatoires ou illicites ou prendre un congé en vertu de la loi sur les congés pour raisons médicales et de la famille ou de la loi sur les congés pour raisons militaires.

Motifs commerciaux légitimes de licenciement

Même si les employeurs à leur gré peuvent licencier des employés pour quelque raison que ce soit - ou sans raison du tout - les licenciements sont plus faciles à défendre lorsqu'elles sont justifiées par une raison commerciale légitime. Les raisons commerciales légitimes peuvent inclure des problèmes de contribution de l’employé, une inconduite, une réorganisation entraînant la suppression de son poste ou des considérations financières de la part de l’employeur.

Quelle que soit la nature de la relation de travail, un employeur devrait envisager d'établir des règles de travail qui répertorient les comportements susceptibles d'entraîner des mesures disciplinaires ou un licenciement.

Les employeurs volontaires doivent inclure dans les règles un avertissement indiquant que l’existence de règles d’entreprise n’annule ni ne modifie en aucune manière le statut volontaire d’un employé.

En outre, les employeurs (à leur gré ou non) devraient inclure une clause de non-responsabilité indiquant que les raisons énumérées ne sont pas exhaustives et qu’il conserve le droit de licencier les employés qui, à leur discrétion, se sont livrés à une inconduite ou n’ont pas effectué à un niveau acceptable.

En outre, si des mesures disciplinaires progressives sont prévues, l’employeur devrait conserver la possibilité de congédier ses employés immédiatement lorsque les circonstances le justifient.

Questions que les employeurs doivent poser avant les licenciements

Avant de décider de licencier un employé, l’employeur devrait se poser les questions suivantes:

• L'employé a-t-il une explication légitime pour ses actions ou sa piètre performance? Avant de décider de licencier un employé, effectuez une enquête approfondie sur les événements en question et obtenez sa version ou ses explications. Déterminez si une tierce personne neutre trouverait l’explication de l’employé plausible.
• La punition «correspond-elle au crime»? Déterminez si une tierce partie neutre conviendrait que la résiliation est juste compte tenu de la nature du comportement ou de la gravité des problèmes de performance.

• La décision de résiliation est-elle incompatible avec les actions précédentes de la société? Par exemple, l'employé a-t-il récemment reçu une évaluation de performance, une promotion ou une augmentation de salaire favorable? Dans l'affirmative, il serait plus difficile pour un employeur de justifier le licenciement d'un employé pour des raisons liées aux performances si vous étiez impliqué dans une procédure judiciaire.
• La décision de licencier l'employé est-elle prématurée? Déterminez si des solutions de rechange à la cessation d'emploi sont plus appropriées, telles que donner une dernière chance à un employé, utiliser une discipline progressive pour attirer son attention ou placer un employé sur un plan d'amélioration des performances.

• L'employé a-t-il des droits avant la cessation de service? Assurez-vous que toutes les procédures de pré-résiliation prévues par la société sont suivies. (Remarque: des procédures spéciales peuvent exister pour les employés du secteur public qui disposent de certains droits à une procédure régulière non reconnus aux employés du secteur privé.)
• L'entreprise a-t-elle appliqué la discipline de manière cohérente? Assurez-vous que les membres de toute classe protégée sont traités de la même manière que les employés ne faisant pas partie de la classe protégée et qui ont eu un comportement similaire, dans des circonstances similaires (gravité du comportement, infractions antérieures, durée de l'emploi, etc.).

Mesures qu'un employeur doit prendre à la suite d'une cessation d'emploi

Après une cessation d'emploi, un employeur peut réduire le risque de contestation judiciaire de plusieurs manières.

• Assurez-vous que les procédures post-résiliation appropriées sont suivies. Les employés du secteur public peuvent avoir droit à une audience post-licenciement. Les employés du secteur privé auraient également droit à une audience si cela est prévu dans les règles de l'entreprise, dans le manuel de l'employé, ou dans un contrat ou contrat de travail.
• Soyez franc avec l'employé. Soyez franc en informant l'employé du motif de son licenciement. N’inscrivez pas la raison pour éviter de blesser l’employé. Si un employé poursuit plus tard, ces déclarations auront un impact négatif sur la défense de l’employeur.
• Respectez les sentiments de l’employé. Ne faites rien pour embarrasser l'employé pendant le processus de licenciement. Dans la mesure du possible, évitez d'escorter l'employé du lieu de travail devant des collègues. Les employés qui ont été humiliés sont plus susceptibles de contester leur licenciement.
• Respecter la vie privée des employés. Après la résiliation, informez uniquement les employés et les gestionnaires qui ont besoin de connaître le motif de la résiliation et conseillez-leur de ne pas en parler à qui que ce soit.
• Obtenir une libération. Si des indemnités de départ sont fournies (indemnités de départ, paiement de primes d’assurance maladie, conseils de reclassement, etc.), en plus de celles dues à un employé régi par la politique de l’entreprise, envisagez de subordonner les indemnités à la signature du désistement. Pour qu'un communiqué soit efficace contre les réclamations fédérales pour discrimination fondée sur l'âge (employés de 40 ans et plus), il doit contenir plusieurs dispositions spécifiques, notamment une période de considération de 21 jours et une période de révocation de 7 jours.
• Évitez les déclarations incohérentes après la résiliation. Ne faites pas de déclarations post-licenciements dans un avis de licenciement, une lettre de référence ou une réponse au bureau d'indemnisation du chômage de l'État qui soient incompatibles avec le motif de la résiliation ou qui le contredisent. De telles déclarations écrites, comme des commentaires à l'ancien employé, créeront des problèmes de crédibilité pour l'employeur.
• Maintenir les documents pertinents. Un employeur doit sécuriser le dossier du personnel de l’employé et conserver tous les documents, y compris le produit du travail médiocre de l’employé, qui étayent la décision de licencier l’employé.
• Aidez l'employé à trouver un autre emploi. Envisagez de fournir des services de reclassement professionnel et, dans certains cas, une référence neutre pour aider le salarié à trouver un autre emploi. Plus tôt un employé est réemployé, moins il est probable qu'il engage une action contre son ancien employeur.

Avertissement: Bien que Mel Muskovitz soit un avocat, veuillez noter que les informations fournies, bien que faisant autorité, ne sont pas garanties en termes d’exactitude et de légalité. Le site est lu par un public international et les lois et règlements du travail varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Merci de faire appel à une assistance juridique ou à l’assistance de ressources gouvernementales nationales, fédérales ou internationales pour vous assurer que votre interprétation et vos décisions juridiques sont correctes pour votre région. Cette information est pour des conseils, des idées et de l'aide.

Cet article contient un bref aperçu des problèmes juridiques potentiels liés à une cessation d'emploi. Il ne s'agit pas d'une discussion exhaustive sur le sujet. De plus, étant donné que chaque ensemble de faits et de circonstances peut soulever différentes questions juridiques, cet article n’est pas destiné à être et ne doit pas être considéré comme un avis juridique.