Qu'est-ce qu'un journal comptable en affaires?

Les nouveaux propriétaires d'entreprise et les futurs entrepreneurs ne vont pas loin dans les affaires sans comprendre ce qu'est un journal comptable et pourquoi il est si fondamental au succès. Vous aurez besoin d'un journal comptable pour les opérations quotidiennes, pour la budgétisation et, bien sûr, à des fins fiscales. Et vous devrez suivre tout cela dès que vous ouvrez vos portes à des clients ou à des clients et que vous commencez à vous engager dans le commerce.

Un journal comptable enregistre les détails des transactions financières de votre entreprise

Un journal comptable est exactement ce que cela ressemble. C'est un endroit pour enregistrer les détails de toutes les transactions financières de votre entreprise. Et il enregistre les transactions affectées par vos comptes. En termes comptables, un journal désigne un enregistrement financier conservé sous la forme d'un livre, d'un tableur ou d'un logiciel comptable. Il contient toutes les informations sur les transactions financières enregistrées concernant une entreprise. C'est aussi connu comme un livre de première entrée.

La tenue d'un journal comptable peut empêcher votre entreprise de dépenser de l'argent de manière excessive dans certains domaines tout en sous-dépensant dans d'autres. Cela peut également vous empêcher (ainsi que vos dirigeants) de trop utiliser vos fonds et vous aider à détecter les irrégularités avant qu'elles ne deviennent incontrôlables. En bref, bien qu’il s’agisse d’un simple livre ou d’une feuille de calcul informatique, un journal comptable peut empêcher le déclenchement d’une crise éventuelle; ou la propagation.

Avant les ordinateurs, un journal comptable était un journal de bord physique comportant plusieurs colonnes pour enregistrer les transactions financières d'une entreprise. Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent un logiciel de comptabilité financière pour enregistrer et gérer leurs transactions commerciales. Ces transactions sont ensuite affectées à une classe de grand livre spécifique à l'aide d'un numéro de "plan comptable" afin de préparer des comptes de résultat, des états financiers et d'autres rapports financiers importants.

Comment créer un journal comptable

Un journal comptable est créé en saisissant des informations provenant de reçus, de tickets de vente, de cassettes de caisse enregistreuse, de factures et d'autres sources de données montrant les transactions financières effectuées, notamment les stocks retournés, endommagés ou volés. Les transactions commerciales doivent être présentées dans le journal par ordre chronologique.

Les entrées sont initialement enregistrées à l'aide de la méthode de la double saisie ou de la méthode de comptabilité à une seule saisie. Généralement, bien que les transactions soient généralement entrées dans l'ordre dans lequel elles ont été effectuées, les dettes sont entrées dans leur propre ordre, avant que les crédits ne soient entrés.

Vous n'êtes pas obligé de vous en tenir à ce format, mais toute personne qui enregistre dans le journal doit adhérer aux mêmes directives convenues pour éviter toute confusion. Chaque transaction répertoriée est appelée une entrée de journal. Les informations du journal sont ensuite enregistrées dans les grands livres de commerce.

Commencer

Si vous n'avez pas encore démarré votre entreprise, réfléchissez aux personnes de votre entreprise auxquelles vous souhaitez avoir accès à votre journal comptable. De toute évidence, il ne devrait s'agir que de personnes de confiance et de personnes ayant des rôles financiers ou de direction désignés au sein de votre organisation. Il s'agit clairement d'une situation où moins, c'est plus, cela signifie peut-être que vous ne pouvez donner accès qu'à votre directeur des finances ou trésorier ou, dans le cas d'une organisation plus simple, à votre comptable.

Bien que vous ne souhaitiez pas que trop de personnes aient accès à votre journal comptable, il est également déconseillé de le laisser superviser par une seule personne. Un nombre restreint de personnes devrait connaître le contenu du journal afin d'éviter toute dépense inappropriée ou déficit budgétaire de faire des ravages sur les finances de votre entreprise.