Comment créer un programme de suggestion d'employé réussi

Les pièges d'un programme de suggestions d'employés mal conçu sont multiples, légendaires et le plus souvent faciles à éviter. Un programme de suggestions d'employés soigneusement élaboré, lancé avec un engagement organisationnel, une clarté et une communication continue peut avoir un impact positif sur votre résultat net ainsi que sur la motivation et l'enthousiasme de vos employés.

Un programme de suggestions d'employés mal conçu, lancé à la hâte et non défini peut dissuader les employés et générer de la mauvaise volonté, du cynisme et des malentendus. C’est le destin de nombreux programmes de suggestions d’employés qui sont lancés sans réfléchir via une boîte à suggestions d’employés.

Votre entreprise a-t-elle besoin d'un programme de suggestions d'employés?

Avant de lancer un programme de suggestions d’employés, réfléchissez à la culture de votre entreprise. Recevez-vous actuellement des idées fraîches et réfléchies?

Les suggestions des employés font-elles déjà surface lors des réunions du personnel et lors de conversations informelles? Si tel est le cas, il serait peut-être préférable de recourir à des méthodes plus informelles pour cultiver de nouvelles idées plutôt qu’un programme complet de suggestions d’employés ou une boîte à suggestions d’employés.

Peut-être pouvez-vous planifier des séances de remue-méninges ministérielles ou générer des idées sur des sujets particuliers au cours de parties de votre réunion hebdomadaire du personnel. Vous pouvez définir un jour par mois pour un déjeuner au cours duquel chaque employé est invité à soumettre au moins une idée.

Vous pouvez demander à vos responsables d’apporter trois idées d’employés à chaque réunion. La créativité vous sert bien dans la génération d'idées.

Si non, commencez par demander quelle est votre culture qui étouffe actuellement les idées? Ces problèmes continueront-ils d'exister lorsque vous implémenterez un programme de suggestions d'employés? Si tel est le cas, votre programme de suggestions d’employés doit éliminer ou contourner ces obstacles avant de commencer.

Les programmes de suggestion des employés, y compris la boîte à suggestions souvent implémentée, doivent être soigneusement élaborés et mis en œuvre car ils sont difficiles à gérer, prennent du temps, ils peuvent causer plus de ressentiments que de résultats positifs et ils doivent être gérés de manière stricte et équitable.

Éléments d'un programme de suggestion d'employé réussi

Quelques programmes de suggestions d'employés ont réussi, mais les programmes de suggestions d'employés qui ont réussi ont partagé des éléments de succès communs. Vous pouvez vous arrêter au nombre de facteurs jugés importants pour la réussite d’un programme de suggestions d’employés, mais ces facteurs sont communs à tout processus de travail réussi qui prend du temps à l’employé et offre la possibilité d’obtenir des récompenses et une reconnaissance importantes.

Si vous suivez un programme de suggestions d’employés, les conditions suivantes doivent être réunies pour assurer son succès.

Nommer une équipe d'examen des suggestions interfonctionnelles

Une équipe interfonctionnelle doit examiner les suggestions qui doivent être acceptées dans les 48 heures. Si cette équipe est composée de tous les directeurs ou de tous les directeurs, cela peut être perçu comme étant déconnecté ou bloquant le changement. Il aura toutefois le pouvoir de mettre en œuvre les suggestions reçues.

Si cela implique d'autres employés, le processus peut prendre beaucoup de temps et être perçu comme servant des intérêts personnels. L'entente avec la haute direction et la propriété deviennent une deuxième étape du processus d'approbation. Les membres de l'équipe doivent être disposés à changer et à demander «pourquoi pas» plutôt que «pourquoi»?

Les finances, en particulier, et tous les autres départements doivent être représentés dans l'équipe de révision des suggestions. Si les gestionnaires ou les administrateurs examinent les suggestions, l'examen doit s'inscrire dans le cadre d'une réunion régulière, avec des suggestions distribuées et prises en compte à l'avance.

Si l'équipe se réunit plus souvent que tous les mois, il deviendra plus de travail que ce que les gens sont généralement disposés à faire. Faites pivoter les membres de cette équipe 4 à 6 fois par an, mais pas tous les membres en même temps, si vous avez sélectionné une équipe d’employés interfonctionnelle. Le choix des membres de l'équipe de révision des suggestions doit refléter la manière dont les affaires se déroulent généralement dans votre culture.

Voici d'autres idées pour concevoir et administrer un programme de suggestions efficace pour les employés, au-delà de la boîte à suggestions.

Établissez des directives pour votre programme de suggestions d'employés

Communiquer publiquement le processus de soumission et d'examen des suggestions

Le processus décidé pour la soumission et l'examen des suggestions dans le programme de suggestions des employés doit être communiqué publiquement. Partagez toutes les directives et en particulier les objectifs que vous essayez d'atteindre en créant un programme de suggestions d'employés.

Établir des lignes directrices pour le processus de suggestion d'employé

Vous devrez définir des directives telles que les sujets pouvant faire l'objet de suggestions. Celles-ci incluront probablement des idées ayant une incidence sur les économies de coûts, la qualité, la productivité, les améliorations de processus, la génération de revenus et l'amélioration du moral.

Autrement, comme l’a découvert un chef de petite entreprise en Floride, lorsqu’il avait promis une suggestion de 25 dollars par employé dans la boîte à suggestions des employés; il a reçu une série de suggestions d'employés incluant celles-ci. Mettez une machine à glaces dans la salle à manger, installez une machine à pop-corn dans la salle à manger et tout employé qui respecte ses chiffres de production journalière devrait pouvoir rentrer chez lui à toute heure du jour et de la nuit.

La suggestion de l'employé doit fournir des détails sur l'amélioration

Une suggestion d'un employé doit être plus qu'une suggestion. Il doit fournir des détails sur la manière dont le proposant pense que la suggestion devrait être mise en œuvre. Il est facile de lancer une idée, vous devez donc exiger que des détails supplémentaires accompagnent l’idée, non pas un plan d’action à part entière, mais au moins plus de détails qu’une idée.

La suggestion de l'employé doit décrire l'impact potentiel

Exigeons certainement le «pourquoi» et le «comment» l’idée aura un impact sur l’entreprise, y compris une analyse des économies de coûts. Dans le même temps, dans le cadre de ces paramètres, le processus de suggestion devrait être simple. Une entreprise qui tentait de solliciter les suggestions d’employés disposait d’un formulaire de suggestion de trois pages et les responsables se demandaient pourquoi ils n’avaient pas reçu de suggestions d’employés.

Traiter différemment avec les suggestions concernant le travail de l'employé

Les idées intégralement liées au travail d’une personne ne doivent pas être considérées ou doivent être traitées différemment. Chez Toyota, des millions de suggestions sont générées chaque année. La raison pour laquelle ils ont tant de suggestions d'employés est que leurs employés sont concentrés sur l'amélioration de leurs propres emplois.

L'employé pense à une idée d'amélioration, la partage avec son supérieur hiérarchique et, si cela se justifie, l'idée est immédiatement mise en œuvre. Il n’existe pas de processus fastidieux ni de groupe de gestionnaires devant prendre en compte la plupart des idées. Dans ce scénario, les gestionnaires doivent pouvoir récompenser les personnes qui proposent des idées qui correspondent aux paramètres du programme.

Mettre un employé en charge du programme de suggestion d'employé

Vous devez désigner un administrateur pour le programme de suggestions des employés, qui veillera à ce que le processus se déroule comme promis. Une entreprise manufacturière de taille moyenne du Michigan s’est retrouvée avec une liste de plus de cent suggestions qui ont été perdues dans un comité d’examen qui reportait sans cesse les réunions. Quel battement de cœur pour les personnes qui avaient si heureusement transformé ces suggestions en considérations.

Communiquer le processus de suggestion et les objectifs

Communiquez publiquement le processus décidé avec toutes les directives et en particulier avec les objectifs que vous essayez d'atteindre, en démarrant un programme de suggestions pour les employés. Définissez des directives telles que les sujets ouverts aux suggestions: économies de coûts, qualité, productivité, améliorations de processus, idées génératrices de revenus, motivation accrue des employés et moral positif.

Un cadre supérieur doit défendre le programme de suggestions des employés et siéger au comité d’évaluation. Cela confère de la crédibilité au programme de suggestions des employés et donne aux suggestions le sentiment d’être importantes.

Voici d'autres idées pour concevoir et administrer un programme de suggestions efficace pour les employés, au-delà de la boîte à suggestions.

Récompenses et reconnaissance dans le programme de suggestions de vos employés

La récompense pour les suggestions mises en œuvre doit être clairement définie sur le front-end. Si la suggestion de l'employé est une idée de réduction des coûts, dans de nombreux programmes de suggestion, l'employé reçoit un pourcentage des économies de coûts: souvent, cette récompense peut équivaloir à cinq à vingt pour cent des économies de coûts avérées.

Lorsque vous réfléchissez au programme de suggestions de vos employés, reconnaissez qu'il est difficile de «prouver» que vous réalisez des économies de coûts si vous ne disposez pas de chiffres précis pour définir le processus avant la mise en œuvre de la suggestion de l'employé. Par conséquent, la première étape d'une implémentation de suggestion permettant de réaliser des économies est de «mesurer» le processus pour vous assurer de connaître son déroulement.

D'autres idées de processus moins mesurables nécessitent une récompense standard.Souvent, la reconnaissance est le plus important pour l’employé.

Les récompenses peuvent inclure des produits avec le logo de la société, des chèques-cadeaux, un déjeuner avec un responsable choisi par l'employé, un dîner de remise de prix trimestriel et des points permettant d'acheter des articles plus coûteux à partir de catalogues.

En effet, compte tenu de la difficulté de mesurer les résultats de nombreuses suggestions d'employés, certaines entreprises offrent ces récompenses de reconnaissance même lorsque les idées ont considérablement enrichi le résultat net. Ce n'est pas aussi motivant que l'employé qui reçoit une partie des économies réalisées au cours d'une période définie, telle qu'une année, par exemple.

Rétroaction dans le programme de suggestions de vos employés

Rendez les commentaires aux personnes avec des suggestions privées, surtout si l'idée est rejetée. Autrement, les gens répugneront à se mettre le cou en proposant des suggestions hors du commun, et peut-être même des plus fructueuses.

D'autre part, lorsque la suggestion d'un employé est mise en œuvre et qu'elle aboutit à une récompense, reconnaissez publiquement la contribution lors d'une réunion du personnel, avec la permission de l'employé impliqué. En outre, vous pouvez afficher la suggestion de l'employé, les noms des employés dans l'équipe de mise en œuvre et la récompense donnée pour la suggestion.

Il est plus important que les participants au programme de suggestions des employés soient informés de l'évolution de leurs suggestions dans le programme plutôt que de fournir des réponses rapides à l'auteur de la suggestion. Les employés veulent juste savoir ce qui se passe avec leurs idées.

Dans de nombreuses organisations, les suggestions semblent disparaître dans un trou noir d'où elles pourraient ne pas émerger avant plusieurs mois: un échec garanti pour le programme de suggestions des employés.

Une approche populaire de la mise en œuvre des suggestions consiste à inclure le suggérant dans une équipe de mise en œuvre. Cela permet également de conserver les suggestions raisonnables. Au minimum, si une suggestion est acceptée, vous devez disposer d'un calendrier de mise en œuvre que le suggérant connaît et comprend.

Plus d'indicateurs pour la réussite de votre programme de suggestions d'employés

Les programmes de suggestions des employés doivent mettre l'accent sur la qualité des suggestions plutôt que sur le nombre de suggestions. De nombreux programmes encouragent le contraire, une des raisons pour lesquelles les gens se découragent si facilement avec eux; ils ne fournissent pas beaucoup pour l'argent et le temps investis.

Les suggestions d'employés anonymes ne sont pas encouragées dans le processus de suggestion ou dans la boîte à suggestions des employés. Les gens devraient être disposés à défendre publiquement leurs idées. Au moins, c’est le genre de culture d’entreprise que vous devez encourager pour créer une organisation performante.

En fait, Peter Block, l’un des plus grands gourous du développement organisationnel aujourd’hui, s’oppose à toute rétroaction anonyme (provenant de sondages menés auprès d’employés, etc.) en raison de la culture propice à la rétroaction anonyme. Certains employés ne donneront-ils pas de suggestions? Probablement, mais demandez-vous quel genre de société voulez-vous créer? Vous voulez encourager les employés à faire preuve de courage organisationnel.

Récompensez pas seulement les employés qui soumettent des idées gagnantes. Récompenser et reconnaître les gestionnaires et les superviseurs qui ont fait le meilleur travail, à la fois en encourageant les suggestions des employés et en évitant les progrès.

Pensez également à inclure les clients et les fournisseurs en tant que suggestions, en particulier au fur et à mesure que le programme de suggestions de vos employés évolue.

De nombreux programmes de suggestions ont été mis en place par le passé. La plupart ont échoué à cause de l'incapacité des organisations à prêter attention à ces points.

Les gens ont tendance à démarrer des programmes flous et mal définis qui ne définissent pas les récompenses, les stratégies de mise en œuvre et les systèmes de communication. Les personnes qui n'obtiennent pas de commentaires en temps voulu cessent de soumettre leurs idées.

Si chaque idée devient un «pourquoi devrions-nous» plutôt qu'un «pourquoi ne devrions-nous pas», les gens se découragent rapidement. Le processus devient une blague. Ou bien, le processus ou la boîte à suggestions est simplement ignoré. Combien de boîtes à suggestions vides sont installées dans des entreprises en Amérique? Plus que vous voudriez compter. Utilisez ces suggestions pour vous assurer que le processus ou le programme de suggestions de vos employés est florissant.