Donnez à votre patron confiance avec un plan de gestion des risques

Les meilleurs chefs de projet ont l'entière confiance de leur supérieur hiérarchique et de leur sponsor. Les responsables de leurs projets les croient quand ils disent avoir besoin de fonds supplémentaires, de plus de ressources ou d'aide pour résoudre un problème.

Lorsque vous travaillez dans des situations à risque, vous avez besoin du bon kit. Comme un randonneur avec un sac à dos en corde et crampons, vous avez également besoin d'outils pour faire face aux risques du projet.

Vous pouvez renforcer la confiance de votre responsable dans votre projet avec un plan de gestion des risques. Un processus simple en 5 étapes peut transformer radicalement la façon dont votre patron voit votre projet (et vous-même).

Qu'est-ce que la gestion des risques dans la gestion de projet?

La gestion des risques dans la gestion de projet est le processus d'identification, d'évaluation et de réponse aux risques du projet.

Les risques du projet sont des éléments susceptibles d’affecter le projet (de manière positive ou négative, mais les gens interprètent généralement le risque comme un événement susceptible d’avoir un impact négatif sur le projet).

Que votre projet soit grand ou petit, des risques lui seront associés. Celles-ci peuvent aller du risque de pleuvoir de votre défilé scolaire au risque d'augmentation du prix d'un composant essentiel de votre nouveau circuit imprimé.

Les risques liés aux projets, s'ils ne sont pas gérés correctement, peuvent compliquer la réussite de votre projet. Les risques non contrôlés peuvent ajouter du temps à votre emploi du temps, travailler pour votre temps et de l'argent à votre budget. Les gestionnaires sont nerveux à propos de ce genre de chose. Tout cela peut être évité avec un plan de gestion des risques.

Planification de la gestion des risques

Un plan de gestion des risques est un excellent moyen d’augmenter votre confiance en la capacité de votre équipe de projet à mener à bien vos projets - et en d’autres moyens également d’augmenter la confiance de votre responsable. Vous voulez qu'ils croient que vous pouvez le faire et que vous sachiez ce qui pourrait vous empêcher de mener à bien le projet. Un plan de gestion des risques est un outil idéal pour le faire.

Et devine quoi? C’est très facile de commencer.

La gestion des risques du projet est un processus simple en 5 étapes. Ne rendons pas les choses plus compliquées que nécessaire. C’est quelque chose que vous pouvez commencer dès aujourd’hui, préparez-vous à en discuter lors de votre prochaine réunion et terminez-le au fur et à mesure que quelqu'un dactylographie le procès-verbal.

Un processus de gestion des risques en cinq étapes

Comme beaucoup d'autres aspects de la gestion de projet, la gestion des risques est un processus. Les 5 étapes sont:

1. Lancer
2. Identifier
3. Évaluer
4. Réponses du plan
5. Mettre en place

Si ces termes ne vous intéressent pas beaucoup en ce moment, restez-y, car je vais tout expliquer.

Étape 1: initier

Tout d'abord, vous souhaitez définir le contexte de votre gestion des risques dans votre environnement de gestion de projet.

Il n’ya probablement pas beaucoup de travail à faire ici, car un membre de votre entreprise aura déjà préparé une politique de gestion des risques de l’entreprise et tout ce que vous aurez à faire est de le suivre. Cela expliquera l’approche de la société en matière de risque et pourrait même vous imposer les modèles dont vous avez besoin. Les modèles vous épargnent toujours un emploi, alors cherchez-les aussi!

Même si vous n’avez pas de politique de risque d’entreprise, une autre personne qui gère les projets à vos côtés peut disposer d’un plan de gestion des risques de projet que vous pouvez copier. Pourquoi réinventer la roue? La réutilisation de documents est un must si vous voulez gagner du temps et en faire plus.

Utilisez ce que vous avez découvert pour élaborer un plan de gestion des risques pour votre projet. Cela fait partie de votre plan global de gestion de projet et explique comment vous allez gérer les risques liés à votre projet.

Si vous ne savez pas quoi mettre dedans, lisez la suite! Les prochaines étapes vous donneront une meilleure idée de quoi parler dans votre plan de gestion des risques.

Cela améliore la confiance en: Montrez à votre responsable que vous avez une approche de gestion des incertitudes sur votre projet et que vous allez gérer activement les risques.

Étape 2: Identifier

Une fois que vous avez défini une approche, vous pouvez commencer à y travailler.

Vous identifiez maintenant les risques qui affecteront votre projet. Il ne s’agit que d’un instantané dans le temps et votre registre des risques est une chose sur laquelle vous voudrez revenir plusieurs fois pour vous assurer que tout ce qui est nouveau y est mis.

Vous pouvez identifier les risques en utilisant une liste de contrôle des risques communs, en interrogeant les parties prenantes du projet (en particulier les parties prenantes difficiles car elles ont généralement beaucoup à dire sur ce qui pourrait mal tourner), en faisant des séances de brainstorming et en utilisant votre bon sens.

Vous recherchez des problèmes susceptibles de poser des problèmes s'ils se produisaient un jour. (N'oubliez pas que les risques ne sont pas encore apparus. Les problèmes liés aux projets sont déjà existants.)

Quoi que vous fassiez, vous devriez certainement impliquer d'autres personnes. Seul, vous n’avez pas une image complète et vous finirez par manquer des choses.

Les risques peuvent et doivent être identifiés par quiconque. En tant que chef de projet, votre travail consiste à encourager vos collègues à vous exposer vos risques afin que, en équipe, vous puissiez y remédier.

Tous les risques identifiés doivent être consignés dans le registre des risques. Si vous avez un coordinateur de projet dans l'équipe ou une personne de soutien du projet, ils peuvent le faire. Sinon, cela fait partie des tâches administratives que vous devez effectuer.

Cela améliore la confiance en: Démontrer que vous êtes conscient des principaux risques susceptibles d'affecter votre projet et que vous disposez d'un moyen de rester en permanence informé des nouveaux risques.

Étape 3: évaluer

Les risques sont ensuite évalués pour la probabilité et l'impact. Cet article détaillé sur la manière d'évaluer un risque de projet vous couvre pour cela. Lisez-le bien si vous n'êtes pas familiarisé avec le processus.

Comme autre mesure, vous pouvez également évaluer la proximité, ce qui signifie que le risque potentiel est proche. Un risque de proximité élevée se produirait potentiellement bientôt. Un risque de proximité faible peut se produire à un moment donné dans un avenir lointain. Cela peut vous donner un autre facteur pour hiérarchiser votre temps et votre énergie dans la gestion des risques.

Cela améliore la confiance en: Assurez-vous que votre responsable et tous les membres de l'équipe ont une idée précise de ce qui se produirait si l'un de ces risques se matérialisait réellement.

Étape 4: Réponses du plan

Nous arrivons maintenant à la partie charnue de votre plan de gestion des risques. Dans cette étape, vous déterminez comment gérer le risque en identifiant une réponse appropriée.

Nous le faisons parce que, jusqu’à présent, tout ce que vous avez, c’est une liste de ce qui pourrait arriver à gâcher votre projet à l’avenir et de l’ampleur du marché que cela représenterait. Ce que votre responsable voudra savoir ensuite, c'est: qu'allez-vous faire à ce sujet?

En règle générale, vous pouvez faire 4 choses pour traiter et gérer un risque de projet. Elles sont:

• Éviter
• Transfert
• Atténuer (c.-à-d. Réduire)
• Acceptez.

Celles-ci sont abordées en détail dans cette analyse approfondie des stratégies de réponse au risque en cas de risque négatif.

Certains de vos risques pourraient avoir un résultat positif. Par exemple: vous risquez de vendre tellement de votre nouveau produit que vous plantez les lignes téléphoniques. Ce serait un bon problème, mais nous devons quand même planifier.

Vous pouvez vous préparer à un risque positif de différentes manières, notamment:

• Exploit
• Partager
• Améliorer
• Acceptez.

Celles-ci sont discutées plus en détail sur les stratégies de réponse au risque pour un risque positif.

Vous devrez déterminer quelle stratégie d’intervention est la meilleure pour chaque risque de votre registre. Par exemple, vous pouvez accepter que le risque d’effondrement du toit de l’usine soit quelque chose que vous accepterez tout simplement car cela n’est pas susceptible de se produire. Cependant, vous allez activement atténuer le risque d'empoisonnement par la nourriture qui représente la moitié de vos effectifs en recyclant tout votre personnel de restauration. Si cela s'est déjà produit et qu'il est fort probable que vous ne fassiez rien, vous voudrez limiter les risques.

Une fois que la réponse est identifiée et acceptée, les responsables des risques peuvent être désignés pour exécuter le plan d'action de gestion des risques. En d'autres termes, vous avez besoin que quelqu'un soit responsable de l'exécution des tâches avec lesquelles vous êtes d'accord.

Cela améliore la confiance en: Montrez à votre responsable que vous avez réfléchi à ce qu'il convient de faire et que vous mettez en place des plans pour réduire les incertitudes et les risques inhérents au projet.

Étape 5: Mettre en œuvre

Votre plan de gestion des risques devrait désormais indiquer qui sera responsable des activités d'atténuation des risques pour chaque risque. Ils doivent maintenant effectuer ces tâches pour que vous puissiez gérer activement les risques ouverts.

Cela améliore la confiance en: Démontrer que vous et votre équipe de projet pouvez donner suite à ce que vous avez dit que vous feriez. En rendant compte de ce que vous avez réalisé et des risques que vous avez atténués, vous montrez à votre équipe de direction que vous êtes déterminé à fournir les résultats et à faire le nécessaire pour pérenniser votre projet contre les problèmes.

Une fois qu'un risque est passé - lorsqu'il n'est plus pertinent, car il s'est produit ou ne peut plus se produire - vous pouvez le fermer de votre registre des risques.

La mise en place du plan de gestion des risques de ce projet peut vous différencier des autres gestionnaires. Votre propre patron aura la preuve que vous pouvez penser de manière stratégique et créative à ce qui pourrait provoquer le blocage de votre projet et, plus important encore, faire quelque chose à ce sujet. Vous serez la personne qui gère activement les problèmes avant qu’ils ne surviennent, qui balaie les obstacles et qui se prépare à tout!

Être perçu pour bien gérer les risques liés aux projets est un moyen infaillible d'être considéré comme une paire ou des mains sûres par la direction. Vous n’avez pas besoin de beaucoup d’expérience ou de certificats pour commencer à gérer les risques du projet avec succès (bien que des qualifications formelles en gestion des risques existent). Ce processus simple en 5 étapes signifiera bientôt que la gestion des risques du projet est intégrée dans vos plans de projet.