Comment fournir une orientation efficace aux nouveaux employés

L’orientation des employés vers leur lieu de travail et leur travail est l’une des tâches les plus négligées de nombreuses organisations. Un guide de l’employé et des piles de documents ne suffisent plus pour accueillir un nouvel employé dans votre entreprise.

Les plaintes les plus fréquentes au sujet de l'orientation des nouveaux employés sont qu'elles sont accablantes, ennuyeuses ou que le nouvel employé est obligé de sombrer ou de nager. Les employés ont l’impression que l’organisation a rejeté trop d’informations qu’ils étaient supposés comprendre et mettre en œuvre dans un délai beaucoup trop court.

Le résultat est souvent un nouvel employé confus qui n'est pas aussi productif qu'il pourrait l'être. Il est également plus susceptible de quitter l'organisation dans un délai d'un an. Cela coûte cher à la fois à l'employeur et à l'employé. Multipliez ce chiffre par le nombre d'employés que vous embauchez chaque année et le coût du roulement devient important.

Dans un contexte de pénurie de main-d'œuvre, il est essentiel de développer une expérience efficace d'orientation des employés. Il est essentiel de planifier soigneusement les nouveaux programmes de recrutement afin d'informer l'employé des valeurs et de l'histoire de l'organisation et de déterminer qui est qui dans l'organisation.

Un programme d’orientation bien pensé, qu’il dure un jour ou six mois, aidera non seulement à retenir les employés, mais aussi à accroître leur productivité. Les organisations qui ont de bons programmes d'orientation permettent aux nouvelles personnes de se familiariser plus rapidement, ont un meilleur alignement entre ce que font les employés et ce que l'organisation a besoin de faire, et affichent des taux de rotation inférieurs.

Buts de l'orientation

Les employeurs doivent comprendre que l’orientation n’est pas simplement un geste gentil de la part de l’organisation. C'est un élément important de l'accueil des nouveaux employés et de l'intégration de l'organisation.

Réduire les coûts de démarrage

Une bonne orientation peut aider l’employé à se mettre au diapason beaucoup plus rapidement, réduisant ainsi les coûts associés à l’apprentissage du travail.

Réduire l'anxiété

Tout employé placé dans une situation nouvelle et étrange sera sujet à une anxiété pouvant nuire à sa capacité d'apprendre à faire le travail. Une bonne orientation aide à réduire l’anxiété résultant de l’immersion dans une situation inconnue et à fournir des directives en matière de comportement et de conduite afin que l’employé ne subisse pas le stress de deviner.

Réduire le roulement du personnel

Le roulement du personnel augmente à mesure que les employés estiment qu'ils ne sont pas valorisés ou sont placés dans des postes où ils ne peuvent éventuellement pas faire leur travail. L'orientation montre que l'organisation valorise l'employé et aide à fournir les outils nécessaires pour réussir dans le travail.

Pour gagner du temps pour le superviseur

En termes simples, plus l'orientation initiale est bonne, moins les superviseurs et les collègues devront passer du temps à enseigner à l'employé. Vous pouvez couvrir efficacement tout ce qui concerne l’entreprise, les départements, l’environnement de travail et la culture au cours de l’orientation. Le gestionnaire et les collègues n'auront alors plus qu'à renforcer ces concepts.

Développer des attentes, des attitudes positives et une satisfaction professionnelle réalistes

Il est important que les employés sachent dès que possible ce que l’on attend d’eux et ce qu’on attend des autres, en plus de se familiariser avec les valeurs et les attitudes de l’organisation.

Bien que les gens puissent apprendre de leurs expériences, ils commettront de nombreuses erreurs inutiles et potentiellement dommageables. Les principales raisons pour lesquelles les programmes d’orientation échouent: le programme n’était pas planifié; l'employé n'était pas au courant des exigences du poste; l'employé ne se sent pas le bienvenu.

L'orientation des employés est importante - l'orientation offre de nombreux avantages et vous pouvez utiliser les commentaires des employés participants pour améliorer encore vos orientations.

Tous les nouveaux employés doivent suivre un programme d’orientation à l’intention des employés, conçu pour les aider à s’adapter à leur travail et à leur environnement de travail et pour inculquer une attitude de travail positive et une motivation dès le début.

Un programme d'orientation judicieux pour les nouveaux employés peut réduire le roulement et faire économiser à l'organisation des milliers de dollars. L'une des raisons pour lesquelles les personnes changent d'emploi est qu'elles ne se sentent jamais les bienvenues ou ne font pas partie de l'organisation à laquelle elles adhèrent.

Que devez-vous inclure dans le processus?

Le principe le plus important à transmettre lors de l’orientation est votre engagement en faveur de l’amélioration continue et de l’apprentissage continu. De cette façon, les nouveaux employés sont à l'aise pour poser des questions afin d'obtenir les informations dont ils ont besoin pour apprendre, résoudre les problèmes et prendre des décisions.

Un processus d'orientation bien pensé demande de l'énergie, du temps et de l'engagement. Cependant, cela rapporte généralement à l'employé, au service et à l'organisation. Un exemple en est le succès du comté de Mecklenburg (Caroline du Nord) dans la refonte de son programme d’orientation des employés.

L'employeur voulait être à la hauteur de son credo, à savoir que les employés constituent la plus grande ressource de l'organisation. En 1996, dans le cadre d'une initiative plus vaste visant à repenser les services pour répondre aux besoins des clients, le personnel du département des ressources humaines du comté de Mecklenburg a pris une décision éclairée. Ils ont considéré les nouveaux employés comme faisant partie de leur clientèle et ont demandé à leurs clients ce qu’ils voulaient.

On a demandé aux employés ce qu’ils voulaient et ce qu’ils attendaient de leur orientation. On leur a également demandé ce qui leur plaisait et ce qu'ils n'aimaient pas dans l'orientation. On a demandé aux nouveaux employés ce qu’ils voulaient savoir sur l’organisation. De plus, on a demandé aux cadres supérieurs de l'organisation ce qu'ils pensaient être important que les employés apprennent lorsqu'ils rejoignent la liste de paie du comté.

À l'aide des commentaires recueillis auprès des employés, le personnel de formation des ressources humaines de Mecklenburg a tout d'abord compris qu'il fallait plus d'une demi-journée de formation pour répondre aux besoins des employés. En se fiant aux commentaires des employés, les formateurs ont conçu une journée d'orientation offrant aux employés ce qu'ils voulaient dire et ce que la haute direction pensait que les employés devaient savoir.

Essentiellement, la combinaison d’orientations inclut désormais les sujets les moins intéressants, tels que les W-2 et diverses politiques et procédures, mais elle inclut également des détails permettant à l’employé de connaître quelque chose de l’organisation.

Vous avez besoin de plus d'informations sur la manière de planifier une orientation des employés qui soit bénéfique et amusante?

Questions de planification clés

Les professionnels des ressources humaines et les responsables hiérarchiques doivent d’abord examiner les questions clés relatives à la planification de l’orientation des employés avant de mettre en œuvre ou de réorganiser un programme en cours. Ce sont les questions clés à poser.

• Qu'est-ce que les nouveaux employés doivent savoir sur cet environnement de travail qui les rendrait plus à l'aise?
• Quelle impression et quel impact voulez-vous avoir le premier jour d'un nouvel employé?
• Quelles sont les politiques et procédures clés que les employés doivent connaître le premier jour pour éviter les erreurs le deuxième jour? Concentrez-vous sur des questions vitales.
• Quelles choses spéciales (bureau, zone de travail, équipement, instructions spéciales) pouvez-vous fournir pour que les nouveaux employés se sentent à l'aise, bienvenus et en sécurité?
• Quelle expérience positive pouvez-vous offrir à la nouvelle employée dont elle pourrait discuter avec sa famille à la fin du premier jour de travail? L’expérience devrait permettre au nouvel employé de se sentir valorisé par l’organisation.
• Comment pouvez-vous aider le superviseur du nouvel employé à être disponible pour le nouvel employé le premier jour afin de fournir une attention personnelle et de faire passer un message clair selon lequel le nouvel employé est un ajout important à l'équipe de travail?

Comment faire de son mieux pour un nouvel employé

Étant donné que les premières impressions sont cruciales, voici quelques conseils pour mettre en avant votre meilleur pied. S'amuser un peu. Concentrez-vous uniquement sur les sujets très importants du manuel. Jouez à des jeux - cela peut aider les gens à apprendre. Les jeux incluent:

Match photo: après la tournée. Chaque employé reçoit des photos d’autres employés et une liste de noms. L'objet est de faire correspondre le nom avec le visage.

Signature Hunt: Pendant que les employés visitent les lieux, fournissez-leur un morceau de papier avec le nom de plusieurs associés qu'ils rencontreront. On leur demande ensuite d'obtenir les signatures des personnes qu'ils rencontrent. L'employé qui obtient le plus grand nombre de signatures de plusieurs nouveaux collègues reçoit un prix.

D'autres jeux relatifs à ce que l'employé a appris lors de l'orientation sont également des garanties efficaces de réussite de l'orientation.

Étapes pour accueillir les nouveaux employés

• Commencez le processus avant que la nouvelle personne ne commence à travailler. Envoyez un agenda au nouvel associé avec la lettre d'offre afin que l'employé sache à quoi s'attendre. Restez en contact après avoir accepté le poste pour répondre aux questions. Assurez-vous que la zone de travail de la nouvelle personne est prête pour le premier jour de travail.
• Assurez-vous que les collaborateurs clés savent que l'employé commence et encouragez-les à venir lui dire «bonjour» avant de commencer l'orientation. Une lettre de bienvenue à l'intention de la nouvelle employée avec un agenda permet aux collègues de rester en contact avec la nouvelle employée et son emploi du temps.
• Désignez un mentor ou un copain pour faire connaître la nouvelle personne, faire les présentations et commencer la formation. Laissez le mentor suffisamment à l'avance pour qu'il puisse se préparer. La relation de mentorat devrait durer 90 jours et peut durer beaucoup plus longtemps si le couple établit une excellente connexion. De nombreuses relations durent des années et peuvent même devenir un parrainage.
• Commencez par les bases. Les personnes deviennent plus rapidement productives si elles sont fermement ancrées dans les connaissances de base dont elles ont besoin pour comprendre leur travail. Concentrez-vous sur le pourquoi, le moment, le lieu et le comment du poste avant de s’attendre à ce qu’ils s’occupent de missions ou de grands projets. Ne les submerge pas avec trop d’informations.
• Fournissez des exemples sur la façon de remplir des formulaires et la description de travail de la personne avec le dossier d'orientation.
• S'amuser un peu. Concentrez-vous uniquement sur les sujets très importants du manuel. Jouez à des jeux - cela peut aider les gens à apprendre.
• Fournissez une liste de FAQ avec une personne de contact, ainsi qu'un numéro de téléphone ou un poste.
• Prévoyez de prendre le nouvel employé pour le déjeuner ou demandez à d'autres personnes de le rejoindre dans la salle à manger ou dans une salle de conférence avec d'autres membres du service. Le premier jour de travail n’est pas le jour où le nouvel employé reste seul pendant le déjeuner.
• C'est un bon moment pour le superviseur d'emmener l'employé à dîner, d'inclure d'autres collègues et de s'assurer que l'employé est à l'aise. C'est également un excellent environnement dans lequel les employés peuvent faire connaissance et connaître le nouveau collègue.
• Gardez à l'esprit la famille de la nouvelle personne. Un nouvel emploi signifie un ajustement pour toute la famille, surtout si elles ont déménagé. Faites ce que vous pouvez pour faciliter la transition et aidez-les à se sentir à l'aise dans la communauté.
• Demandez des commentaires. Découvrez d'anciennes recrues comment elles ont perçu le processus d'orientation et n'hésitez pas à apporter des modifications en fonction de ces recommandations. Vous pouvez envoyer une évaluation deux à quatre semaines après le début de l'employé et demander: Maintenant que vous êtes dans l'entreprise depuis un certain temps, l'orientation du nouvel employé a-t-elle répondu à vos besoins?

  Après que l'employé ait travaillé pour vous pendant un certain temps et qu'il découvre ce qu'il aurait dû apprendre mais qu'il n'a pas appris à l'orientation. Allyson Birbiglia, une des formatrices du comté de Mecklenburg, a déclaré: "Nous sommes conscients que nous devons constamment améliorer l'orientation pour répondre aux besoins changeants de nos clients. Ce qui fonctionne actuellement risque de ne pas bien servir nos employés le mois prochain ou le prochain. année."

Un programme d’orientation efficace (ou son absence) aura une incidence significative sur la rapidité avec laquelle un nouvel employé devient productif et a d’autres impacts à long terme sur votre organisation. La fin du premier jour, la fin de la première semaine, la fin de chaque journée de travail, est tout aussi importante que le début.

Aidez vos employés à sentir que vous souhaitez qu'ils reviennent le lendemain, le lendemain et le lendemain.

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Judith Brown est responsable de programme pour la gestion des politiques et des performances chez Naval Intelligence.