Suivi de votre projet sans diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont un outil fantastique et très utile pour suivre et coordonner toutes les petites étapes d'un grand projet, mais ils peuvent rapidement devenir accablants et compliqués, en particulier pour les personnes qui ne savent pas les lire. Essayez d’utiliser un diagramme de Gantt pour expliquer vos progrès à un client ou à un collègue d’un autre service. Vous aurez peut-être tout un défi à relever.

Ce n'est pas le seul défi que présentent les diagrammes de Gantt. Les données d'un diagramme de Gantt nécessitent généralement un logiciel spécial pour la visualisation et l'édition, et leur impression est presque toujours un défi. De plus, vous ne voulez parfois vous concentrer que sur une petite partie d'un projet sans être submergé par toutes les informations supplémentaires.

Les diagrammes de Gantt sont une excellente solution, mais ils ne sont pas les seuls. Lorsque vous avez besoin d'examiner un échantillon plus petit d'informations ou de présenter une version simplifiée ou une partie des informations dans les situations où un diagramme de Gantt ne serait pas pratique, vous pouvez utiliser cinq options.

Listes de tâches

Tous les membres du monde des affaires doivent connaître et maîtriser une liste de tâches de base. En fait, l’organisation est l’une des compétences principales d’un chef de projet.

Une liste de tâches amène la liste de tâches au niveau suivant. Avec une liste de tâches, vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires pour indiquer qui réalisera chaque tâche, son statut, ses dates de début et de fin, et la probabilité que la tâche soit complétée à temps. Vous pouvez même ajouter des cases à cocher pour que les membres de votre équipe vérifient que les éléments sont terminés.

Feuilles de calcul

Un tableau simplifié sur une feuille de calcul est une autre alternative. Vous pouvez toujours lister les tâches sur le côté gauche et les barres ombrées pour indiquer votre niveau de progression et les dates de début et de fin estimées pour les tâches.

Les feuilles de calcul peuvent prendre beaucoup de temps à mettre et à mettre à jour, vous ne voudrez donc pas les utiliser comme solution de gestion de projet totale. Pour un simple rapport ponctuel destiné à un client ou à un responsable, toutefois, un tableur simplifié peut présenter le projet de manière visuelle.

facile à expliquer et à comprendre. C'est également une bonne option pour suivre l'avancement du projet.

Diagrammes de flux

Les diagrammes de flux ou de réseau montrent les tâches du projet dans l'ordre dans lequel elles doivent être terminées. Les diagrammes de flux peuvent être aussi simples ou complexes que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez ou non vouloir lister des informations telles que la date de début et de fin de chaque étape, le numéro d’identification de la tâche ou

l'emplacement. N'oubliez pas que l'ajout de trop d'informations peut rendre ces graphiques difficiles à lire.

Bien que beaucoup de gens trouvent que les diagrammes de flux sont plus faciles à lire et à comprendre que les diagrammes de Gantt, leur utilisation peut être compliquée. En outre, ils sont souvent inappropriés pour des problèmes vastes et complexes. Les organigrammes sont les meilleurs pour présenter des projets simples avec des tâches qui passent naturellement de l’un à l’autre.

la suivante, mais ne devrait pas être utilisé comme un outil à long terme ou pour des projets trop complexes.

Tableaux Kanban

Votre projet comporte-t-il un grand nombre d'étapes qui ne doivent pas nécessairement être effectuées dans un ordre séquentiel? Avez-vous plusieurs personnes travaillant sur le même projet ou les tâches sont-elles mises à jour fréquemment? Si tel est le cas, Kanban peut constituer la solution idéale pour vous. (En savoir plus sur le fonctionnement de Kanban dans la gestion de projet.)

Avec un tableau Kanban, chaque tâche de projet est écrite sur un pense-bête et placée dans la colonne appropriée, telle que "faire", "en cours" ou "terminé". Au fur et à mesure que chaque tâche est terminée, le pense-bête correspondant est déplacé d'un bord à l'autre jusqu'à ce que toutes les notes soient dans la colonne "terminé".

Ce système d’organisation est très facile à comprendre et à modifier rapidement, mais il n’est pas très portable et vous devrez faire attention à ce que les notes ne tombent pas et ne soient pas perdues.

Rapports d'état

Les diagrammes de Gantt sont d'excellents outils pour suivre vos projets, pas nécessairement pour les communiquer. Si tout ce que vous avez à faire est de communiquer vos progrès à un client, à votre parrain de projet ou à d’autres membres de l’équipe, un rapport de situation peut être votre meilleure option. De plus, de nombreux logiciels de gestion de projet créent des rapports d’état simplifiés et faciles à comprendre en quelques clics de souris, vous permettant ainsi d’économiser du temps et de l’énergie.

Les diagrammes de Gantt sont très pratiques pour suivre toutes les tâches d’un grand projet, mais ils ne sont pas toujours les meilleurs pour communiquer cette information à d’autres, en particulier ceux qui n’ont pas l’habitude de les lire.

Vous avez plusieurs autres alternatives. Essayez vous-même l’une de ces cinq alternatives de diagramme de Gantt. Vous pourriez être agréablement surpris par le temps que vous pouvez économiser.