6 étapes à suivre avant de modifier les heures des employés

Question du lecteur

Je suis un employé d’administration et mon département subit des changements majeurs, l’un d’eux étant les heures d’ouverture et la tâche de couvrir toutes ces heures avec des effectifs limités. Je comprends que dans ce poste, nous travaillons jusqu’à ce que le travail soit terminé, mais cela devrait également laisser une certaine flexibilité à l’employé.

Ma question est la suivante: est-il approprié de demander aux employés administratifs de travailler des heures supplémentaires de manière régulière (pour couvrir les heures de bureau ouvertes)? Je me rends compte que cela peut être laissé à la discrétion de l'employeur mais j'aimerais avoir plus de précisions sur la loi. J'apprécierais même une orientation vers des ressources qui pourraient m'aider avec cette question.

Réponse de Human Resources

Chaque fois que vous demandez à vos employés de travailler plus d’heures, cela peut devenir un peu délicat. Ils ne veulent pas travailler plus, mais vous avez besoin qu'ils fassent plus. Est-ce approprié? Hé bien oui.

L'entreprise a des besoins et il est approprié de demander à vos employés de répondre à ces besoins. Cependant, la façon dont vous vous y prenez peut faire toute la différence dans le monde. Voici les questions auxquelles vous devez connaître les réponses avant d’implémenter des modifications.

Les employés sont-ils exemptés ou non exemptés?

Les employés exonérés peuvent travailler autant d’heures que vous le souhaitez sans augmenter leur salaire. Vous devez payer vos employés non exemptés pour chaque heure de travail. Ils doivent également recevoir une rémunération des heures supplémentaires lorsqu'ils atteignent 40 heures par semaine (et dans certains États s'ils travaillent plus de huit heures par jour).

Vous ne pouvez pas simplement dire: «Je veux que tout le monde touche un salaire.» Pour pouvoir payer un salaire sans rémunération des heures supplémentaires, leur emploi doit répondre aux critères stricts requis par la loi fédérale.

Qu'est-ce qui est absolument nécessaire?

Vous devez couvrir des heures supplémentaires, mais avez-vous besoin d'avoir du personnel complet en tout temps? Supposons que vos heures actuelles sont de 9h00 à 17h00 et que vous avez cinq employés. Maintenant, vos heures sont de 8h00 à 6h00 avec les mêmes cinq employés.

Pouvez-vous faire venir deux personnes à 8h00 et travailler jusqu'à 16h00, deux personnes entrer à 10h00 et travailler jusqu'à 6h00 et une autre de 9h00 à 17h00? Ensuite, tout le monde travaille le même nombre d’heures et il y a toujours quelqu'un au bureau. Il y a de nombreuses solutions.

Que veulent vos employés?

Vous pouvez passer des heures et des heures à planifier des réunions et à proposer une solution que tout le monde déteste, ou vous pouvez demander à vos employés ce qu'ils pensent.

Vous découvrirez peut-être que Jane aimerait venir tôt et partir tôt et que Steve aimerait commencer plus tard. Chacun peut sauter sur l'occasion de travailler 10 heures, quatre jours par semaine. Vous ne saurez pas si vous ne leur demandez pas.

Que faire si les heures doivent augmenter?

S'il est vrai qu'un employé exonéré peut travailler plus d'heures sans augmentation de salaire, vous perdrez sa loyauté. Pour les employés horaires, bien sûr, vous devrez approuver le paiement des heures supplémentaires sans aucune critique ni réclamation quant au coût.

Pour les employés exemptés, vous devrez trouver quelque chose pour les indemniser. La meilleure chose à faire est d’augmenter les salaires. Si cela est hors de question, vous devrez proposer autre chose. Demandez à vos employés ce qui les intéresse.

Faites bien comprendre que les changements sont permanents

Parfois, les gens sont prêts à intervenir et à faire un peu plus pendant que vous embauchez un nouvel employé pour couvrir les heures supplémentaires. Mais, quand il devient évident qu'il n'y a pas de nouveau venu, les gens deviennent furieux. Alors, ne les menez pas. S'il s'agit d'une situation permanente, vous devez le préciser dès le début.

Avez-vous expliqué les raisons du changement?

Lorsque vous effectuez un grand changement, vous avez besoin d'une transparence totale. Les employés doivent comprendre les raisons et vous devez les écouter.

La transition ne sera probablement pas facile, mais si vous abordez toutes ces questions, tout se passera bien. Vous pouvez avoir une augmentation du chiffre d'affaires, mais ensuite, lorsque vous recruterez de nouvelles personnes, elles sauront dès le début comment fonctionnent les heures et les horaires.