Comment répondre aux questions des employés - Conseils et stratégies de réunion

Les réunions d’affaires peuvent se dérouler sans fin si vous ouvrez la parole pour répondre aux questions des employés si vous n’établissez pas de paramètres dès le début et si vous gardez le contrôle de la parole. Le dicton "il y en a un dans chaque public" s’applique bien dans le contexte de réunions d’affaires, car les employés mécontents sont souvent plus disposés à prendre la parole en groupe. Tout ce qu’il faut, c’est un commentaire négatif ou une question pour que les autres se mettent d’accord. Mais l'inverse peut aussi être vrai: entamez une conversation positive et invitez d'autres personnes à participer. Le résultat peut être une rencontre productive, avec tout le monde qui s'éloigne, estimant que la réunion valait la peine.

L'une des principales plaintes concernant les réunions de travail est qu'elles sont souvent inutiles et représentent une perte de temps de travail. Assurez-vous d’indiquer clairement le but de votre réunion, de définir à l’avance le temps que vous consacrerez à la réunion (ainsi qu’à toute discussion ouverte), puis de vous en tenir aux sujets et à la durée prévue de la réunion. Vous pouvez également rendre les réunions plus intéressantes avec un brise-glace de réunion ou une activité d’échauffement.

Voici des stratégies pour traiter avec les employés qui posent des questions pendant les réunions et auxquelles vous ne voulez pas répondre immédiatement ou que vous ne voulez pas aborder à aucun moment de la réunion.

Quand agir sur une question immédiatement

Si une question arrive à point nommé et sur votre tâche et que vous estimez qu’elle devrait être traitée, répondez-y immédiatement - mais brièvement -, puis faites un suivi en précisant que vous répondez à plus de questions à la fin de la réunion si vous en avez le temps.

Appuyez votre affirmation selon laquelle vous évoluez avec le langage corporel. Regardez vos notes ou tournez-vous face à un tableau blanc, etc. En interrompant momentanément le contact visuel, vous montrez que vous avancez. Si vous regardez dans l'auditoire (en particulier avec les sourcils levés), vous envoyez peut-être un message indiquant que vous laissez une ouverture à d'autres questions.

Si le public est négatif ou hostile, reconnaissez ses préoccupations, mais seulement indirectement. Prenez un moment pour expliquer que vous comprenez et partagez leurs préoccupations, mais si vous vous éloignez trop du sujet, rien ne sera accompli. Suggérez aux gens d'écrire leurs questions pour plus tard ou organisez-vous pour vous rencontrer en privé, où vous pourrez discuter de leurs préoccupations plus en détail.

Répondre à une seule question est pratique car:

• Permet à un organisateur de réunion d'adresser une question à laquelle il n'a peut-être pas pensé.
• Cela envoie un message que vous écoutez votre public;
• En répondant à une seule question, vous envoyez également le message que vous contrôlez toujours la réunion, mais que vous vous souciez de ce que les participants pensent.

Comment différer une question avec tact

Si la question posée sera abordée plus tard au cours de la réunion, précisez: "C'est une bonne question et nous en traiterons bientôt."

Si la question posée est hors sujet et ne sera pas abordée lors de la réunion, donnez un ensemble d'instructions spécifiques pour la résolution. Si vous refusez simplement de répondre à une question ou de porter un jugement, "ce n'est pas le but de cette réunion", vous risquez d'envoyer le mauvais message à vos employés: la direction s'en fiche.

Une autre façon de différer des questions qui ne seront pas abordées lors de la réunion est de demander à la personne de vous rencontrer (ou d'un autre membre approprié de la direction) en privé pour discuter de leurs préoccupations plus en détail. Vous pouvez même suggérer (le cas échéant) que la question est suffisamment importante pour mériter d'être examinée lors d'une réunion séparée à une date ultérieure.

Reporter une question est utile pour les raisons suivantes:

• Dans un environnement de travail occasionnel, les employés peuvent se sentir trop libres de dire ce qu'ils pensent et peuvent prendre le contrôle d'une réunion.
• La plupart des employés en colère ou mécontents veulent être entendus plus que toute autre chose. Leur donner une caisse de résonance au bon moment et dans les bonnes conditions peut aider à éviter que de petits problèmes ne s'aggravent; et
• Les employés ont besoin d'un bon leadership et y répondent.Si la direction maintient le contrôle de manière juste et équilibrée, elle envoie le message aux employés que la direction est à l'écoute, mais doit définir des limites appropriées.