Comment faire de vos réunions de gestion des événements productifs

Vous n’avez pas besoin de chercher très loin pour trouver des articles d’experts sur la gestion du temps, de cadres chevronnés et d’autres gourous et experts décriant les réunions et vous suggérant d’éviter, de rétrécir ou de vous dispenser de ces gaspillages souvent fastidieux dans les entreprises.

Néanmoins, il faut parfois se rencontrer. Et oui, des experts vous conseillent sur la gestion du temps, le contrôle de l'agenda et les règles de procédure. L'objectif ici est un peu différent, offrant des conseils éprouvés qui aideront les responsables à transformer cinq types de réunions courants en événements simples et productifs.

Cinq solutions de réunion communes

1. Éliminer la mort par les mises à jour «autour de la table». Vous connaissez cette réunion. Cram dix-huit personnes dans une pièce et ensuite demander à chaque personne de partager une mise à jour qui ressemble typiquement à une tentative de justifier son existence et de justifier de son inscription dans le grand panthéon des employés. Les chefs de la direction et les hauts dirigeants sont notoires pour la conduite de ces réunions, persuadés naïvement qu’il s’agit d’un excellent moyen pour tout le monde d’entendre ce qui se passe dans l’entreprise. En réalité, la plupart des gens sortent et se concentrent sur la planification de leur propre mise à jour que personne n'écoutera.

Au lieu: Bien sûr, réunissez-vous avec vos pairs, membres de l’équipe ou collègues clés, mais ne cédez pas à l’approche «autour de la table». Offre des informations à titre exceptionnel. Partagez les nouvelles pertinentes, y compris les résultats financiers, les gros clients gagnés ou les mises à jour sur les initiatives à l'échelle de l'organisation. Également, élargir l'offre aux particuliers pour qu'ils soulèvent des questions importantes. Si quelque chose d'intéressant et peu connu s'est produit, quelqu'un devrait le partager. Si un groupe a besoin de l'aide d'un autre groupe, envoyez la demande.

Sinon, n'obligez pas tous les participants à partager.

2. Réunions de suivi en général. Celles-ci peuvent être brutales, en particulier lorsqu'elles se présentent comme des événements récurrents et qu'elles sont mal gérées.

Au lieu : Ne jamais appeler une réunion pour quelque chose que vous pouvez regarder. Tirez parti des outils technologiques du jour pour que vos équipes de travail tiennent à jour une mise à jour visible et visible du statut, accessible à tous par tout le monde. Si vous devez vous rencontrer, divisez par deux le temps de réunion prévu ou utilisez des approches agiles et organisez de courtes séances de «stand-up». Soyez draconien à propos des digressions et des distractions qui prolongent ces séances. Concentrez-vous sur le partage du statut et obligez les gens à aborder des problèmes en dehors de ce forum.

3. Réunions de brainstorming non structurées. La plupart des réunions de brainstorming sont tellement mal organisées que nous finissons par supprimer des idées, soutenir l’idée du patron ou générer de superbes listes de trucs sympas sur des post-it qui ne sont jamais entendus ni revus.

Au lieu: Travaillez pour définir le sujet du brainstorming et partagez-le avec les invités avant la session. Recueillez leurs commentaires et consolidez-les et publiez-les ou partagez-les sans attribution aux idées. Utilisez la session en direct pour sauter sur les idées soumises et les enrichir de la liste. Résistez à l'envie d'évaluer les idées de cette session. Incorporer d'autres techniques qui minimisent les pressions de la socialisation, telles que l'écriture du cerveau. Et surtout, consolidez les idées et créez un processus pour les évaluer ainsi que pour les archiver afin de faciliter la référence du groupe lors de sessions et de situations futures.

4. Les revues d’opérations qui rendent l’Inquisition apprivoisée. Si vous avez déjà eu à subir une session au cours de laquelle le responsable de la réunion, généralement un dirigeant, se concentre sur une fonction en difficulté ou cherche le point faible de la présentation de chacun puis grilque les messagers sans pitié, vous savez à quel point ce format est destructeur. Ne perpétuez pas ce processus.

Au lieu: gardez les plongées fonctionnelles approfondies et les examens de proctologie en entreprise confidentiels et concentrez-vous sur le partage des indicateurs opérationnels, des problèmes et des opportunités La réunion de groupe n’est pas le moment ni le lieu pour déchirer une zone ou un individu peu performant. Organisez une réunion de suivi sur place, mais ne soumettez pas les autres à votre contre-interrogatoire visible sur cette question. Ne renoncez pas à la responsabilité des améliorations, mais éliminez la cruauté et ce qui équivaut à faire honte au public de votre répertoire de gestion de réunions.

5. Les réunions qui soulèvent des questions exigeant des décisions spontanées. Curieusement ou ironiquement, la salle de réunion est l’un des pires endroits pour prendre des décisions rapides. Le fait de soulever un problème pour la première fois et d’appeler à une décision met les gens sur le vif, et ils vous en voudront de cette approche.

Au lieu: Travaillez sans cesse avant les réunions de groupe pour engager les principales parties prenantes sur les problèmes et les options. Sollicitez leurs commentaires, offrez vos points de vue et travaillez pour négocier des intérêts communs. Utilisez le forum de réunion pour valider les intérêts des parties prenantes et identifier leurs recommandations. Bien que vous ne puissiez toujours pas obtenir la décision immédiate sans une ou deux autres étapes, vous aurez renforcé vos relations de travail avec votre travail d'avant session.

La ligne de fond pour maintenant

Nous sommes des créatures communes par nature et même avec une variété d’outils technologiques qui nous permettent de nous connecter sans être au même endroit. Parfois, cela aide simplement à être face à face. Exploitez judicieusement ce temps et montrez votre respect pour les participants en organisant des réunions qui minimisent les investissements en temps et maximisent le partage d'informations de haute qualité dans un environnement non menaçant.