Les pratiques de gestion des réunions contribuent à améliorer la productivité

Nous passons beaucoup de notre vie professionnelle en réunion. Dans de nombreux cas, les mauvaises pratiques de gestion des réunions entraînent une utilisation non productive du temps des participants. Dans un article connexe, nous proposons des conseils pour transformer cinq scénarios de réunion courants en événements productifs. Voici d'autres idées pour renforcer l'utilité, la productivité et l'impact des réunions.

Clé de gestion de réunion - Stand PAT

Certains gestionnaires emploient un P.A.T. approche des réunions, nécessitant un Purpose, un UNEgenda, et un Timeframe. En armant les participants de ces points de contexte critiques avant la session, on s'assure que les personnes présentes se préparent à participer et appuient l'intention générale de la réunion. Une claire P.A.T. contour aide à assurer une session productive.

Vous devriez être capable de définir le but de la réunion en 1 ou 2 phrases au maximum. "Cette réunion a pour but de planifier la nouvelle campagne marketing" ou "cette réunion a pour objectif d'examiner la nouvelle politique de l'expédition en matière de gestion des retours". L'objectif aide à s'assurer que tout le monde sait pourquoi ils sont là, ce qui doit être fait et comment guider les progrès et aboutir à une conclusion.

Définir un agenda. Énumérez les éléments que vous allez examiner / discuter / inspecter. Nous aimons attribuer une limite de temps à chaque point de l'ordre du jour (voir ci-dessous) et identifier la personne qui est responsable de l'animation de la discussion. Fixer un calendrier à tout le moins définir une heure de début et de fin. Nous vous recommandons également de définir une durée pour chaque point de l’ordre du jour. Celles-ci doivent correspondre au calendrier général de la réunion.

Commencez vos réunions à l'heure

Si vous travaillez dans l'une de ces cultures où les gens se mêlent aux réunions jusqu'à cinq ou dix minutes après l'heure de début prévue, il est temps de commencer une nouvelle tendance. Une entreprise encourage ses dirigeants à fermer la porte à l'heure de début prévue, et ceux qui sont en retard ne sont pas les bienvenus. Bien que cela puisse sembler plus draconien que vous ne le souhaitez, vous ne devriez pas hésiter à organiser la réunion, à en revoir le but, à confirmer les attentes et le calendrier.

N'attendez pas que des retardataires apparaissent. Quand quelqu'un arrive en retard, ne revenez pas en arrière et examinez ce qui a déjà été couvert. Continuez avec vos sujets de réunion. Cela sera gênant pour le retardataire et améliorera ses chances d'arriver à l'heure à la prochaine réunion.

Si l'organisateur / sponsor de la réunion ne se présente pas à l'heure, considérez que la réunion est annulée et retournez au travail. Une période d'attente de cinq à sept minutes est raisonnable. Les chances sont, l'organisateur de la réunion a rencontré une difficulté inattendue et préféreriez que vous ne perdiez pas votre temps à l'attendre.

Garder la réunion sur le sujet

Une bonne pratique consiste à confier à une personne le rôle de garder tout le monde sur la bonne voie pendant la réunion. Trop souvent, les discussions dérivent et se dégradent ensuite en un tourbillon d’opinions, d’idées, de faits et d’émotions. Attribuez plutôt le rôle et informez toutes les personnes présentes que cette personne interviendra si et lorsque la discussion s'écarte de l'ordre du jour et d'un point spécifique de la discussion. Dans certaines entreprises, ce rôle est appelé "Gestion du trafic", dans d'autres, "Responsable des sujets". Indépendamment de l'étiquette, le rôle est extrêmement utile pour renforcer l'efficacité et la productivité de vos réunions.

Si des sujets supplémentaires ne figurent pas à l'ordre du jour mais qu'il est important de les discuter, ils doivent être clairement consignés et placés dans le "parking" pour une future réflexion ou discussion, ou pour une réunion séparée. Le propriétaire de la réunion se réserve le droit de permettre une discussion divergente mineure si elle soutient l'objectif général de la réunion.

Conserver et distribuer des notes de réunion / procès-verbaux

Quelqu'un, autre que l'organisateur de la réunion, devrait conserver le procès-verbal de la réunion. Un bon enregistrement du procès-verbal comprendra:

• Heure de la réunion, date, lieu
• Description de l'objectif
• Copie de l'ordre du jour
• Liste des participants et liste de ceux qui n'ont pas assisté
• Une liste résumée détaillée des conclusions, des mesures à prendre, des responsabilités et des dates d'achèvement. De nombreux preneurs de notes utilisent l'agenda comme guide pour lister les conclusions et les actions.
• Réunion de suivi prévue si vraiment nécessaire.

Idéalement, distribuez les notes de réunion le plus tôt possible après la fin de la réunion et absolument dans un délai d'un jour ouvrable. Les procès-verbaux et les notes constituent un rappel important pour les participants ainsi qu'une source d'informations pour les autres parties prenantes ou pour ceux qui ont manqué la réunion. Les procès-verbaux sont un excellent outil pour rappeler aux personnes et aux équipes les actions de suivi qu'ils ont engagées.

Le résultat final

Il est possible qu'une réunion aboutisse à un résultat positif, contribuant à faire avancer les projets et les personnes, mais ne comptez pas dessus. Une certaine diligence et le renforcement délibéré de vos techniques de gestion de réunion augmenteront vos chances d'obtenir un bon résultat.

Mis à jour par Art Petty