Comment faire une liste de choses à faire: Conseils de gestion

Nous avons tous fait des listes de tâches. D'une manière ou d'une autre, il ne semble jamais y avoir suffisamment d'heures dans la journée pour accomplir toutes les tâches de votre liste de tâches. Voici un système qui fonctionne - et il peut également fonctionner pour vous.

Une liste ne suffit pas

Faire une "liste de choses à faire" ne suffit pas. Vous devez les classer. Vous devez savoir quelles tâches sont les plus importantes pour pouvoir vous concentrer sur elles. Ensuite, vous devez affecter des ressources à ces éléments, mesurer vos progrès et vous récompenser de vos succès.

Classement

Répertoriez toutes vos tâches dans une feuille de calcul, mais vous pouvez également les faire sur papier. Vous pouvez également les placer sur votre ordinateur ou votre smartphone, les écrire sur votre calendrier ou les saisir dans un logiciel de gestion du temps.

La première étape consiste à répertorier tout ce que vous devez faire. Attribuez-leur ensuite un rang afin que vous puissiez vous concentrer sur les éléments importants.

Utilisez un classement A, B, C. La liste est ce que je dois faire aujourd'hui avant de partir. La liste B est une chose à faire, mais pas nécessairement aujourd'hui. Enfin, la liste C vous permet de trouver le temps de le faire rapidement.

Vous découvrirez peut-être assez rapidement que les éléments de la liste C, et même de la liste B, ne sont jamais terminés. À un poste de responsable des opérations il y a plusieurs années, ma liste de candidats me frustrait de plus en plus. Non seulement je ne traversais pas tous les jours, comme je l'avais toujours fait auparavant, mais la liste A continuait de grandir. C'est à ce moment-là que j'ai compris ce que je devais faire pour que ma liste de tâches fonctionne pour moi, et j'ai développé un système qui fait travail.

Gestion du temps

Il ne suffisait pas de savoir ce qui était important. ce qui a fait la liste. J'avais aussi besoin de savoir combien de temps cela prendrait et combien de temps je devais y consacrer. J'ai ajouté une colonne à ma liste de tâches avec le temps estimé de chaque tâche et une colonne adjacente avec le total cumulé.

Ensuite, j'ai fait une étude du temps simple. En effectuant chaque tâche, j’écris ce que j’ai fait et les heures de début et de fin. J'ai gardé la trace pendant une journée entière. Puis je l'ai répété quelques semaines plus tard, un autre jour. Ce n’était pas du tout une enquête exhaustive, mais cela m’a éclairé. En tant que responsable des opérations, j'ai passé une bonne partie de ma journée à gérer des interruptions: gestion d'événements survenus, de crises survenues ou de problèmes à résoudre. En moyenne, ces interruptions consommaient quatre heures par jour. Comme je travaille généralement dix heures par jour, cela me laissait six heures par jour pour les choses à faire.

Chaque soir, avant de quitter le bureau, je mettais à jour ma liste de choses à faire. Je supprime les éléments que j'ai terminés, délégués ou rétrogradés, j'ajoute les éléments nouveaux, je réorganise les priorités pour que les tâches les plus importantes soient placées en tête et leur attribue un temps estimé. Ensuite, je descendais la liste des six heures et je dessinais une ligne. Cela est devenu ma cible pour le lendemain.

Récompense toi

Le plus souvent, cette ligne est tombée quelque part sur ma liste de résultats. C'était rarement nulle part près du bas. Cependant, c'était mon objectif. Si je heurtais ou dépassais la ligne, je rentrais chez moi avec le sentiment que la journée avait été productive et réussie. Au lieu de me battre pour des choses auxquelles je n'avais pas pu me rendre, j'ai reconnu mon succès d'avoir atteint ou vaincu mon objectif. Le lendemain, je devais tout recommencer pour atteindre mon nouvel objectif, mais je le faisais dans la perspective de tirer parti des succès précédents plutôt que de la frustration de devoir constamment faire plus que ce que j'avais le temps d'accomplir.

Vous avez besoin d'un système

Pour réussir, vous devez développer un système de gestion de votre temps pour pouvoir en faire plus dans le temps dont vous disposez. Si votre ligne cible sur votre liste de tâches est toujours proche du sommet, votre patron va commencer à chercher quelqu'un d'autre qui peut travailler un peu plus loin dans la liste tous les jours. Ci-dessous, consultez quelques ressources pour vous aider à mieux gérer votre temps.

Gérer ce problème

Énumérez les tâches que vous devez faire. Prioriser ceux qui sont importants, pas seulement urgents. Ayez un plan pour ce qu'il faut accomplir chaque jour. Travaillez vers ce plan. Récompensez-vous lorsque vous rencontrez ou battez votre objectif.