Comment maîtriser votre liste de tâches

Face à cela, nous avons tous beaucoup à faire. Chaque jour, nos listes de tâches comprennent:

• Responsabilités du travail
• Responsabilités à domicile
• Horaires et activités scolaires
• Courses
• Appels téléphoniques

Comment suivez-vous tout cela? Si vous êtes comme la plupart des gens, pas aussi efficacement que possible.

• Votre bureau est-il plein de notes jaunes collées sur toutes les surfaces?
• Avez-vous des listes de tâches distinctes? Un pour la maison et un pour le bureau? Ou peut-être que vous avez plusieurs listes pour chacun?
• Est-ce que vous prenez des enveloppes ou même des serviettes pour noter des choses qui vous viennent à l’esprit pendant que vous conduisez?
• Combien y a-t-il de blocs-notes différents actuellement sur votre bureau qui incluent des actions ou des tâches à faire? Être honnête.
• Votre sac à main déborde-t-il de bouts de papier contenant des messages à noter ou des messages téléphoniques?
• Et ton comptoir de cuisine? Est-ce plein de notes, de listes d'épicerie et de tâches personnelles?

Pour gérer vos listes de tâches de la manière la plus efficace possible, regroupez-les dans une liste maîtresse.

Kenneth Zeigler, expert en gestion du temps, est un grand partisan de l’utilisation d’une liste maîtresse. Dans son livre S'organiser pour réussir, dit-il, "le but d’une Master List est de tout extraire de votre tête. Une Master List est un journal de pensées et d'activités à mesure qu'elles se produisent. L'esprit peut organiser plus efficacement ce que vous devez accomplir lorsqu'il peut voir tout ce que vous devez accomplir."

Comment commencer

• Trouver le bon outil - Vous devez trouver un outil permettant de capturer votre liste principale consolidée. Certains peuvent trouver qu'un simple bloc-notes fait l'affaire. D'autres voudront peut-être utiliser un cahier à spirale spécialement conçu pour le suivi des tâches. Pensez à utiliser un système de notes électroniques tel qu'Evernote.
• Assurez-vous que l'outil est portable - En ce qui concerne les tâches qui vous passent par la tête, vous devez disposer d’un emplacement pour les enregistrer. Assurez-vous donc que l’outil que vous choisissez est portable.Si vous utilisez un système de notes électronique, ayez toujours avec vous un petit cahier pour enregistrer vos réflexions, vos idées, vos tâches et vos engagements. Vous pouvez les transférer vers votre organiseur de notes électroniques à la fin de la journée.

• Consolidez toutes vos listes - Une fois que vous avez sélectionné le bon outil, rassemblez toutes vos différentes listes de tâches. Transférez toutes les tâches et tous les éléments dans votre nouvelle liste maîtresse. Ne vous inquiétez pas pour les mettre dans un ordre particulier. Vous capturez simplement au même endroit chaque chose que vous devez faire. Ne soyez pas surpris si votre liste principale est assez longue.
• Ajout à votre liste principale - Tout au long de votre journée et pensez aux choses que vous devez faire, ajoutez-les à votre liste principale. Au fur et à mesure que des tâches vous sont assignées, ajoutez-les à votre liste. Lorsque vos enfants vous parleront de choses dont ils ont besoin pour l’école, ajoutez-les à votre liste. Lorsque vous pensez aux courses que vous devez faire, ajoutez-les à votre liste.

Votre liste d'action quotidienne

La veille ou à la première heure chaque matin, passez en revue votre liste principale. Sélectionnez les tâches, tâches et engagements à accomplir ce jour-là et transférez-les dans une liste d'actions quotidiennes. N'oubliez pas d'être raisonnable sur ce que vous pouvez réellement accomplir ce jour-là. Votre liste d'actions quotidienne devient votre plan de travail pour la journée.

Maintenance en cours

Sur une base régulière, votre liste de tâches fonctionne désormais comme suit:

• Vous avez une liste maîtresse pour toutes les tâches à faire;
• Au fur et à mesure que vous passez votre journée à penser à des tâches supplémentaires ou à vous en charger, ajoutez-les à votre liste de tâches à effectuer.
• Chaque jour, vous passerez en revue votre liste de tâches principale et transférerez les priorités d'aujourd'hui à une liste d'actions quotidiennes.

Périodiquement, évaluez votre liste maîtresse. Vous constaterez peut-être, en raison de croisements et de notes supplémentaires ajoutées à la marge, qu'il est judicieux de copier les éléments en suspens restants dans une nouvelle liste maîtresse. Ne jetez pas l'ancienne liste. Conservez-le pour un historique et une référence future.

En suivant ce processus, vous constaterez que vous êtes plus efficace, que vous maîtrisez mieux les tâches et que vous en faites plus.