Comment créer un dossier de presse pour votre entreprise

Vous avez peut-être entendu le terme kit de presse et vous avez peut-être même reçu un kit de presse. Bien que la forme et la fonction d’un dossier de presse puissent varier considérablement d’un secteur à l’autre, la définition acceptée de celui-ci est la suivante:

"Un ensemble de matériel promotionnel fourni aux membres de la presse pour les informer, en particulier sur un produit, un service ou un candidat."

Parce qu’il existe une telle diversité, examinons les composants qui peuvent constituer un dossier de presse et la manière d’en assembler un qui donne à votre produit ou service la meilleure chance de publicité gratuite, également appelée média gagné. Si vous faites votre dossier de presse correctement, vous obtiendrez un retour plusieurs fois supérieur à votre investissement initial, en particulier si le kit bénéficie du temps d'antenne de votre produit ou service sur les chaînes de presse ou de vos écrits en ligne et dans les médias imprimés.

Créer votre dossier de presse

Il n’existe pas de règles concernant la création de dossiers de presse spécifiant les composants à inclure. Vos dossiers de presse varieront en fonction de ce que vous promouvez et du type de média qui recevra votre dossier de presse.

La plupart des dossiers de presse sont envoyés par la poste, souvent à des personnes ayant des assistants administratifs, et il vous incombe de créer un dossier de presse suffisamment intéressant pour passer le gardien. Le contenu et la présentation comptent beaucoup. Vous pouvez également envoyer votre trousse par voie électronique, mais si elle contient dix parties, cela peut devenir fastidieux.

Ce que vous incluez est très important car un dossier de presse devrait être un moyen facile de vous mettre en valeur, vous ou votre entreprise. Considérez-le comme la compilation des plus grands succès de votre entreprise, car vous souhaitez que les médias sachent qui vous êtes, ainsi que vos produits et services, dans un seul paquet. Les principaux composants du dossier de presse à prendre en compte incluent les éléments suivants.

Le communiqué de presse

Le communiqué de presse de votre dossier de presse annonce ce que vous publiez. Si vous avez un nouveau produit, le dossier de presse vous aide à le présenter. Si votre entreprise fusionne avec une autre, le communiqué de presse le défend.

Vous pouvez inclure plusieurs communiqués de presse dans votre dossier de presse. Par exemple, un dossier de presse de salon professionnel peut contenir un communiqué de presse relatif à une fusion d’entreprise, trois nouveaux communiqués de presse relatifs à un produit et un communiqué de presse annonçant la nomination d’un nouveau PDG.

Cependant, n'incluez pas plus d'un communiqué de presse si vous pouvez l'éviter. Si vous envoyez un dossier de presse à un éditeur, vous aurez besoin d'un seul communiqué de presse. N'oubliez pas que plus vous incluez, plus vous faites travailler les gens. Vous voulez faire leur travail aussi facile que possible.

Une brève lettre / table des matières

Ceci est particulièrement utile pour tout type de dossier de presse comprenant de nombreux éléments différents, mais tout aussi importants. Votre lettre peut être adressée aux médias, les remerciant à l'avance de leur intérêt, puis vous pouvez fournir un résumé de ce qui est inclus et indiquer pourquoi le produit ou le service pourrait les intéresser. Assurez-vous que le nom et les coordonnées de votre contact média sont corrects.

Une brochure

Les professionnels de la communication utilisent les dossiers de presse pour annoncer un nouveau produit, mais vous pouvez également inclure votre brochure. Les brochures sont particulièrement utiles pour expliquer votre produit ou service en plus d'un simple communiqué de presse. Ce n'est pas seulement un élément visuel, il peut également fournir des informations techniques de manière simple. Pour un dossier de presse de salon professionnel, vous pouvez inclure un certain nombre de brochures qui fournissent au rédacteur / journaliste une grande quantité d’informations sur les divers produits / services.

Échantillons de produits

Si votre produit est suffisamment petit et que vous pouvez vous le permettre, vous devriez placer un échantillon dans le dossier de presse. Les éditeurs et les journalistes ont ainsi la possibilité de tester le produit eux-mêmes. Bien sûr, assurez-vous que le produit fonctionne avant de l'envoyer à un éditeur. Vous ne voulez pas envoyer Filaire magazine un nouveau type de lampe de poche qui s’enflamme pendant son fonctionnement.

Si votre produit est trop volumineux et que vous organisez une démonstration dans votre établissement, incluez ces informations afin que l'éditeur / le journaliste puisse se rendre sur votre site et voir le produit de près. Ou bien, si votre stand d'exposition a une démonstration, c'est un bon moyen de donner à de nombreux rédacteurs en chef et journalistes du pays la chance de voir votre produit en action.

Si vous ne disposez que de quelques exemples, créez un mailing à plusieurs niveaux pour le dossier de presse. Les médias de premier plan peuvent ne comporter que cinq à dix médias, mais ils seront les plus importants.

Couverture de presse antérieure

Si vous avez déjà bénéficié d'une couverture médiatique gratuite, vous pouvez inclure une feuille détaillant ces supports. Mais n'envoyez pas de couverture médiatique d'un concurrent direct, sinon elle ne sera pas couverte. Par exemple, si Belle maison a couru un morceau sur votre produit ne l'envoyez pas à Maison et jardin parce qu'ils diront que c'était déjà couvert par une publication de refuge. Toutefois, si votre produit est apparu dans un segment CNN, allez-y et incluez cette exposition dans la presse.

Fiche descriptive

Cela peut constituer un excellent ajout à un dossier de presse, car il détaille les caractéristiques, les avantages et d’autres informations spécifiques de manière à informer le journaliste ou l’éditeur de votre entreprise et / ou de vos produits avec des informations rapides. Les fiches techniques peuvent être utilisées pour les lancements de produits, les dossiers de presse sur les nouvelles recrues, les conférences de presse et les autres domaines dans lesquels vous souhaitez indiquer au rédacteur en chef les éléments clés qu’il peut souhaiter utiliser mot à mot.

Fiche d'information sur la société

Écrire une page d’historique d’entreprise peut être précieux pour les dossiers de presse actuels et futurs. Ce document d'information détaille les débuts de votre entreprise et peut indiquer la direction que prend votre entreprise. Les principales réalisations devraient être incluses, de même que les distinctions ou récompenses. N'oubliez pas non plus vos projets d'expansion et de développement de produits. Assurez-vous de mettre à jour votre fiche d’information sur une base annuelle afin d’y inclure toutes les réalisations et les moments de référence supplémentaires.

Bios exécutif

Qu'il s'agisse d'un nouveau PDG, d'un nouveau responsable des relations publiques ou d'un nouveau membre de votre conseil d'administration, cet endroit est l'endroit idéal pour informer les gens sur les membres de votre équipe.

Les biographies des dirigeants, ainsi que des images haute résolution, fournissent au rédacteur en chef des informations générales sur le calibre des personnes derrière la société. Certaines publications impriment une bio mot à mot, écrivez donc la bio à la troisième personne plutôt que du point de vue de la première personne. Conservez toutes les biographies sur une page et incluez des récompenses et des éloges, mais aucune information personnelle autre que les affiliations de l'industrie.

Fiche de devis et FAQ

Une feuille de devis, contenant des citations de personnes de votre entreprise, constitue un moyen simple de donner aux éditeurs occupés des citations dont ils ont besoin pour rédiger un article sans les obliger à rechercher la personne responsable des relations publiques de l'entreprise.

Cette fiche peut contenir des citations de vos dirigeants, développeurs de produits et même de vos clients (également appelés témoignages). Une feuille de citations peut répondre aux questions les plus évidentes d’un éditeur. Assurez-vous simplement que chaque citation se lit bien sur papier car cette citation sera vraisemblablement utilisée telle quelle.

Inclure des images haute résolution sur un lecteur flash

Les images sont-elles pertinentes pour votre dossier de presse? Si tel est le cas, assurez-vous qu’il s’agit d’images haute résolution stockées sur un périphérique multimédia comme un lecteur flash ou un CD. Vous pouvez également inclure des images haute résolution sur votre site Web pour les médias à télécharger. Veillez simplement à inclure le lien direct vers votre galerie d’images dans votre dossier de presse.