L'importance de la documentation dans les ressources humaines

La documentation est le registre écrit et conservé des événements liés à l'emploi. Ces enregistrements sont constitués d'éléments légaux et mandatés par le gouvernement, de documents requis par les politiques et les pratiques de l'entreprise, de documents suggérés par les meilleures pratiques en matière de ressources humaines, ainsi que d'archivage formel et informel des événements liés à l'emploi.

Documentation sur un relevé d'emploi

Le dossier de documentation d'un employé est un compte rendu écrit de ses actions, discussions, incidents de coaching de performance, violations de la politique constatées, action disciplinaire, contributions positives, récompense et reconnaissance, enquêtes, non-respect des exigences et des objectifs, évaluation de la performance, etc.

La tenue de ces registres permet à l’employeur et à l’employé de conserver un historique écrit des événements et des discussions ayant eu lieu autour d’un événement spécifique. La documentation de la relation de travail fournit un enregistrement écrit qui peut être nécessaire pour appuyer des actions telles que la promotion des employés, les augmentations de salaire des employés et les mesures disciplinaires, y compris la cessation d'emploi.

La documentation sur les employés, le cas échéant, est généralement à la fois positive et négative. C'est factuel, pas de jugement. Il décrit les événements au fur et à mesure qu'ils se produisent et non sur les opinions et les réflexions du spectateur sur l'événement. La documentation décrit également les mesures prises dans des cas notables, telles que la reconnaissance officielle des employés ou la prise de mesures disciplinaires.

N'oubliez pas que vous devez créer une documentation aussi proche que possible du moment de l'incident afin que les enregistrements soient opportuns, détaillés et précis.

Dans une procédure judiciaire, la documentation sur les performances passées d'un employé est souvent essentielle au résultat obtenu par l'employeur à la suite de l'événement. L'objectif est de donner une image fidèle du rendement de l'employé sans se focaliser uniquement sur les événements négatifs.

Types de documentation

Les politiques, les procédures, le manuel de l’employé et les plans de développement des performances sont également des formes de documentation qui enregistrent le comportement attendu des employés et les exigences du lieu de travail afin de maintenir un environnement de travail ordonné et équitable dans lequel les employés savent ce que l’on attend d’eux.

Les dossiers sont également les déclarations écrites de l'accusé, de l'accusateur et des témoins d'événements de travail hostiles impliquant une inconduite de la part d'employé, telle que du harcèlement sexuel.

Cette documentation comprend également des documents permanents tels que la demande d'emploi signée, des références d'emploi écrites, des documents de candidature tels que des curriculum vitae et des lettres de motivation et des vérifications des antécédents. Mis à part le dossier du personnel de l’employé, d’autres documents, tels que le formulaire I-9 (qui vérifie l’admissibilité de l’employé à travailler aux États-Unis), sont également conservés, de même que les dossiers médicaux, les dossiers FMLA, etc.

La documentation peut également être informelle, comme dans le compte rendu des discussions entre un responsable et un employé au cours d'une année. Il est important que les gestionnaires conservent cette documentation sur tous les membres de leur personnel déclarant. Aucun employé ne doit être distingué pour ses performances. Cela pourrait être interprété comme une discrimination à une date ultérieure.

La documentation peut être formelle et conservée dans le dossier personnel de l'employé. Les employés doivent signer cette documentation pour reconnaître qu’ils en ont reçu une copie et en avoir examiné le contenu dans son intégralité. Remarque: la signature ne signifie pas accord avec les déclarations de la documentation.

Utilisation de la documentation

Il est également recommandé de documenter les incidents critiques, qu'ils soient positifs ou négatifs, afin que les gestionnaires puissent enregistrer les performances des employés sur une période donnée.

Les organisations peuvent utiliser la documentation qu'elles conservent d'une autre manière. Celles-ci peuvent inclure des procédures, des instructions de travail et des instructions de logiciels informatiques pour en nommer quelques-unes, mais aux fins de la fonction des ressources humaines, ce sont les utilisations courantes de la documentation. La section suivante décrit les instructions pour documenter de manière appropriée.

Exemples de documentation sur les performances

La documentation sur la performance d’un employé vous permettra de discipliner, de licencier ou de promouvoir, récompenser et reconnaître équitablement les employés. Sans documentation, il est difficile, voire risqué pour l'employeur, de justifier ces actes.

L'employeur doit éviter toute accusation potentielle de traitement discriminatoire des employés. Tous les aspects juridiques mis à part, les bons employeurs souhaitent créer un environnement de travail juste, cohérent et conforme aux objectifs et aux projets de carrière de leurs employés.

Cet environnement est pris en charge par la documentation professionnelle du gestionnaire sur les performances des employés, à la fois un comportement laudatif et des actions nécessitant une correction ou une amélioration. Comment documenter ceux-ci a été discuté plus tôt en détail. Les situations suivantes vous donnent plus d'exemples de documentation appropriée.

Documenter les retards et l'absentéisme

Faux:

Mark est généralement en retard au travail. Mark manque trop de travail.

Droite:

1er avril: Mark a été malade et a manqué huit heures de travail.

4 avril: Mark est arrivé au travail à 10 heures, avec deux heures de retard sur l'heure de début prévue.

6 avril: Mark a pris rendez-vous chez le médecin puis est resté chez lui pour faire installer une nouvelle chaudière.

12 avril: Mark a appelé malade et a manqué huit heures de travail.

Documenter la performance

Faux:

Mary n'est pas fiable. Elle fait rarement ce qu'elle s'est engagée à faire.

Droite:

2 mai: Mary a promis que la première version de la proposition de produit serait disponible pour examen lors de la réunion hebdomadaire d’aujourd’hui. Mary n'a pas produit de document préliminaire comme prévu. Elle a dit qu'elle avait été trop occupée et que les personnes dont elle avait besoin de l'aide n'étaient pas revenues avec elle.

Le responsable a répondu: De quelle aide aviez-vous besoin? Information? Qui ne vous a pas répondu et qu'avez-vous besoin d'eux?

Carl et Michael devaient informer Mary de leurs progrès.

Qu'est-ce qui vous rend si occupé que vous n'avez pas eu le temps de donner suite à votre engagement? Prend trop d'engagements avec des heures limitées pour les remplir.

Que puis je faire pour t'aider?

Quand allez-vous rendre le document provisoire disponible pour révision?

Ces exemples donnent un aperçu de la documentation efficace par rapport à une documentation mal écrite. Suivez ces conseils pour documenter de manière efficace et légale les stratégies, les performances et les événements sur votre lieu de travail.

Avertissement

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