Réduire la taille d'une entreprise dans la dignité

Ne vous y trompez pas: la réduction des effectifs est extrêmement difficile. Il taxe toutes les ressources d'une équipe de direction, y compris le sens des affaires et l'humanité. Personne n’attend la réduction des effectifs. C’est peut-être pour cette raison que tant de cadres de premier ordre, qui réduisent si modestement leurs effectifs. Ils ignorent tous les signes indiquant une mise à pied jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour planifier convenablement; alors, des mesures doivent être prises immédiatement pour réduire la ponction financière du personnel excédentaire.

Les décisions extrêmement difficiles de déterminer qui doit être licencié, combien de temps il leur sera donné, le montant de l'indemnité de licenciement et jusqu'où l'entreprise ira-t-elle pour aider le salarié mis à pied à trouver un autre emploi suscitent peu d'attention. Ce sont des décisions critiques qui ont autant à voir avec l'avenir de l'organisation qu'avec l'avenir des employés mis à pied.

Alors qu'est-ce qui se passe? Ces décisions sont transmises au service juridique, dont le principal objectif est de réduire le risque de poursuites, et non de protéger le moral et le capital intellectuel de l'organisation. Par conséquent, la réduction des effectifs est souvent exécutée avec une efficacité vive et sans compassion qui laisse les employés licenciés en colère et les employés survivants se sentant impuissants et démotivés.

L'impuissance est l'ennemi de la réussite. Cela crée un environnement de travail caractérisé par le retrait, des décisions peu risquées, une altération grave du moral et des reproches excessifs. Tous ces éléments constituent une mainmise sur une organisation qui a désespérément besoin de se surpasser.

Eviter les pièges de la réduction des effectifs

Les méthodes inefficaces de réduction des effectifs abondent. Les mauvaises pratiques telles que celles qui suivent sont courantes. ils sont également inefficaces et très dangereux.

Permettre aux préoccupations juridiques de concevoir la mise à pied

La plupart des avocats d'entreprise conseillent de licencier les employés en premier, tous les départements. La méthode de réduction des effectifs la plus clairement défendable devant un tribunal, par exemple, consiste à licencier 10% des employés dans tous les départements, sur la base de l'ancienneté uniquement. Ainsi, aucun employé ne peut prétendre avoir été licencié pour des motifs discriminatoires.

En outre, les avocats conseillent de ne rien dire de plus que ce qui est absolument nécessaire, que ce soit pour les employés qui partent ou pour les survivants. Cette mise en garde vise à empêcher la société de faire des promesses implicites ou explicites qui ne seraient pas tenues. En écrivant strictement ce qui est dit sur les licenciements, l'entreprise se protège des chutes de la part de gestionnaires qui sont eux-mêmes stressés de devoir libérer des employés de valeur.

Cette approche peut réussir d'un point de vue juridique, mais pas nécessairement de la préoccupation plus large et plus importante de la santé organisationnelle. Premièrement, licencier des employés selon un pourcentage fixe dans différents départements est irrationnel. Comment se peut-il que la comptabilité puisse faire face à la même proportion de moins d'employés que les ressources humaines?

Se pourrait-il qu'un ministère puisse être externalisé et l'autre laissé intact? La décision quant au nombre d'employés à licencier de chaque service devrait être basée sur une analyse des besoins de l'entreprise et non sur une statistique arbitraire.

Le concept de licenciement d'employés strictement sur la base de l'ancienneté est également irrationnel. Le choix des employés en cas de mise à pied devrait être fondé sur une nouvelle répartition du travail, et non sur la date d'embauche de l'employé. Parfois, un employé de 18 mois a une compétence beaucoup plus utile que celle qui a 18 ans d’ancienneté.

Donner le moins de préavis possible

Par peur et par culpabilité, de nombreux dirigeants choisissent d'avertir le plus tôt possible les employés au sujet d'une éventuelle mise à pied ou d'une réduction des effectifs. Les dirigeants craignent que si les employés connaissent leur destin à l'avance, ils risquent de devenir démoralisés et improductifs - ils pourraient même saboter l'entreprise. Cependant, il n'y a aucune preuve documentée qu'un préavis de mise à pied augmente l'incidence du sabotage par les employés.

L'absence de préavis concernant la réduction des effectifs, cependant, augmente considérablement la méfiance envers la direction parmi les travailleurs survivants. La confiance est basée sur le respect mutuel. Lorsque les employés découvrent ce qui a été brassé à leur insu ou sans leur participation (et ils le feront lorsque la première personne sera libérée), ils constatent un manque de respect flagrant pour leur intégrité, détruisant la confiance. En ne fournissant pas aux employés des informations qui pourraient les aider énormément dans la planification de leur propre vie, la direction initie un cycle de méfiance et d’impuissance qui peut être très destructeur et nécessiter des années pour y remédier.

Agir ensuite comme si rien ne s'était passé

Beaucoup de gestionnaires pensent qu'après une mise à pied, moins on en parle, mieux c'est. Avec de la chance, tout le monde va simplement oublier et aller de l'avant. Pourquoi garder le passé en vie? En réalité, les employés survivants parleront de ce qui est arrivé, que l'équipe de direction le fasse ou non.

Plus la société tente de réprimer ces discussions et agit comme si rien ne s'était passé, plus la discussion devenait subversive. Les employés restants agiront en conséquence de ce qui est arrivé, que la direction le fasse ou non.

La reprise après une mise à pied est grandement accélérée si les gestionnaires et les employés sont autorisés à exprimer librement leur opinion sur ce qui s'est passé. En fait, cela peut être une excellente occasion pour l’équipe d’employés survivants de se ressaisir et de renouer leurs liens.

Lorsque la direction refuse de reconnaître ce qui s’est réellement passé, elle apparaît catégoriquement sans cœur, alimentant le sentiment d’impuissance des employés. Si la direction ne veut pas en parler même après les faits, que cache-t-elle d'autre?

Réduire efficacement

Face à une organisation qui ne fonctionne pas à l'efficacité optimale et qui pense qu'une mise à pied est nécessaire, il convient de garder quelques principes clés à l'esprit. Le respect de ces principes n'éliminera pas complètement les dangers de la réduction des effectifs, mais contribuera à éviter les pièges courants d'un licenciement mal planifié.

Déterminer si le problème concerne trop de personnes ou de profit

La première question cruciale à poser avant tout licenciement est la suivante: la nécessité de ce licenciement est-elle motivée par le fait d'avoir trop d'employés ou trop peu de profits? S'il s'agit d'un manque à gagner, c'est le premier signe d'avertissement que votre entreprise n'est pas prête pour un licenciement.

Recourir à une mise à pied uniquement à des fins de réduction des coûts est tout à fait idiot: rejeter les talents précieux et l'apprentissage organisationnel des employés licenciés ne fait qu'aggraver la situation. Lorsque votre entreprise manque de revenus, annulez votre capital intellectuel et réduisez ainsi l'efficacité des ressources restantes, ainsi que le potentiel de croissance future, n'est pas la solution.

Si la réponse est trop d'employés, vous avez alors entamé le processus d'une stratégie de changement bien pensée. Pour déterminer légitimement si vous avez trop d'employés, examinez le plan d'entreprise de l'organisation, et non son effectif. Quels produits et services allez-vous proposer? Lequel de ces produits et services est susceptible d'être rentable?

De quel talent aurez-vous besoin pour diriger la nouvelle organisation? Ces questions vous aideront à planifier l’avenir après le licenciement. Ces problèmes permettront de remédier rapidement aux effets négatifs inévitables de la réduction des effectifs sur la croissance positive de la valeur et de l’efficacité.

Déterminer à quoi ressemblera la société post-mise à pied

Avoir une vision claire et bien définie de l'entreprise est impératif avant l'exécution de la mise à pied. La direction doit savoir ce qu’elle veut accomplir, où l’accent sera mis sur la nouvelle organisation et quel personnel sera nécessaire.

Sans être orientée selon une vision claire de l'avenir, la nouvelle organisation risque de présenter certains des mêmes problèmes qui avaient initialement créé la nécessité d'une mise à pied. Malheureusement, de nombreux gestionnaires sous-estiment l’élan de l’ancienne organisation pour recréer à nouveau les mêmes problèmes.

À moins d’une vision clairement définie et partagée de la nouvelle société par l’ensemble de l’équipe de direction, le passé sera susceptible de saboter l’avenir et de créer un cycle de licenciements répétés avec peu d’amélioration de l’efficacité organisationnelle.

Toujours respecter la dignité des gens

Les méthodes employées dans de nombreuses mises à pied mal exécutées traitent les employés comme des enfants. L'information est retenue et distribuée. Le contrôle des dirigeants sur leurs employés est violé. Les représentants des ressources humaines se promènent d’une réunion à l’autre.

La façon dont la direction traite les employés mis à pied est la façon dont elle traite indirectement les employés restants - tout ce que vous faites lors d'une mise à pied se fait dans l'arène, à l'attention de tous. La façon dont les employés mis à pied sont traités est la façon dont les employés survivants supposent qu'ils peuvent être traités.

Pourquoi est-ce important? Parce que planifier avec succès pour la nouvelle organisation la maintiendra et améliorera ses résultats. Vous devez garder ce talent exceptionnel, qui sont également les employés les plus commercialisables pour les autres organisations.

Quand ils verront la société traiter les employés mis à pied de façon médiocre, ils commenceront à chercher un meilleur lieu de travail, craignant que leur tête ne soit le prochain à tomber.

Respecter la loi

Bien qu'il soit important de ne pas autoriser le service juridique à concevoir une mise à pied, il est néanmoins important de respecter les lois sur l'emploi. Dans différents pays, ces lois incluent des droits liés aux droits civils, à la discrimination fondée sur l'âge, aux handicaps, à l'adaptation au lieu de travail et au recyclage. Ces lois sont importantes et doivent être respectées pour ce qu'elles entendent et ce qu'elles prescrivent ou proscrivent.

Si vous avez planifié votre mise à pied en fonction des besoins de l'entreprise et non pas en termes d'effectifs ou d'ancienneté, vous ne devriez pas avoir de problème à faire respecter la loi. Vous vous retrouverez presque toujours dans des difficultés juridiques lorsque vous baserez votre mise à pied sur des facteurs autres que les besoins de l'entreprise.

Bon exemple

Au cours de la fusion de BB & T Financial Corporation et de Southern National Corporation, les positions redondantes ont été éliminées grâce à l'utilisation stratégique d'un gel des embauches. Hewlett-Packard a mis en place un programme dit de quinze jours, dans lequel il était demandé à tous les employés de prendre un jour de congé sans salaire toutes les deux semaines, jusqu'à ce que les revenus de l'entreprise augmentent.

Mauvais exemple de réduction des effectifs

Scott Paper a licencié 10 500 employés au milieu des années 90. Dans les années qui ont suivi, Scott n'a pas été en mesure de lancer de nouveaux produits et a enregistré une baisse spectaculaire de sa rentabilité jusqu'à son rachat final par son concurrent Kimberly-Clark.

Fait en sorte que ça arrive

Réduire les effectifs avec succès est extrêmement difficile. Les idées suivantes peuvent aider à centrer la réflexion sur ceux qui envisagent une telle démarche.

• Traitez tous les employés avec respect.
• Communiquer trop, plutôt que de retenir des informations.
• Recherchez les lois applicables et suivez l'esprit de la législation.
• Ensuite, laissez aux employés l’espace psychologique nécessaire pour accepter ce qui s’est passé et pour en discuter.

Conclusion

Lors de la planification d'une mise à pied, il convient de garder à l'esprit deux facteurs importants: le respect de la dignité de l'employé et la planification de l'entreprise. Personne, de la salle du courrier à la salle du conseil, ne profite de la réduction des effectifs; mais lorsque le besoin d'une réduction de personnel est inévitable, un licenciement peut être réalisé de manière à ce que le problème soit résolu et que l'organisation excelle.

** Alan Downs est un psychologue de gestion et un consultant spécialisé dans la planification stratégique des ressources humaines et dans l’aide à aider les dirigeants d’entreprise à atteindre leur plein potentiel. Il est l'auteur de plusieurs livres, notamment ceux d'AMACOM. Exécutions de sociétés (1995), l'exposant plébiscité sur la réduction des effectifs, Les sept miracles de la gestion (Prentice Hall, 1998), et L'exécutif sans peur (AMACOM 2000).

Downs est largement sollicité pour des interviews dans les journaux, la télévision et la radio. Il a également écrit sur des sujets liés à la gestion pour de nombreux journaux et publications spécialisées, notamment: Examen de la gestion et À tous les niveaux.