Comment être secrétaire au contentieux

Les secrétaires aux litiges assistent les procureurs et les parajuristes dans les affaires portées devant les tribunaux et tribunaux administratifs locaux, régionaux et fédéraux.

Les secrétaires aux litiges travaillent dans des cabinets d’avocats de toutes tailles. Certains secrétaires fournissent un soutien purement administratif. Cependant, les secrétaires de nombreuses entreprises jouent un rôle hybride, fonctionnant à la fois comme secrétaire et parajuriste.

Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des fonctions les plus courantes d'un secrétaire au contentieux tout au long de son cycle de vie. Les rôles de secrétariat varient en fonction du cabinet, du type de litige et de la taille du personnel.

Dépistage de cas

Dans les sociétés demanderesses, la première étape d’une affaire consiste à examiner le cas au fond. Le client potentiel a-t-il une cause d'action? Existe-t-il des conflits? Le secrétaire peut aider à préparer les formulaires de sélection de cas et à planifier les premières réunions entre l'avocat et le client potentiel. Dans certains cas, la secrétaire effectuera une sélection initiale en posant des questions par téléphone aux clients potentiels. Si le client est signé, la secrétaire créera un nouveau dossier et transmettra le contrat de rétention et les autres documents au client.

Enquête

Dans de nombreux cas, les parties mènent une enquête avant le dépôt d’une plainte. Cette enquête peut impliquer de localiser et d'interroger des témoins, d'examiner le lieu de l'accident et de rassembler des preuves documentaires et autres. Le secrétaire au contentieux peut aider au processus en organisant des réunions et des conférences téléphoniques au nom de l'avocat, en créant des listes de témoins, en organisant des preuves et d'autres documents et en créant un système de classement fiable pour les documents papier et électroniques.

Plaidoiries

Si une action en justice est intentée, le secrétaire préparera les actes de procédure dans un programme de traitement de texte. Les actes de procédure peuvent inclure une assignation, une plainte, des affidavits, des demandes d’admission et des motions. Le secrétaire du contentieux crée souvent des cahiers de procédure qui organisent et indexent tous les actes de procédure pour une affaire donnée. Le secrétaire peut déposer ces documents auprès du tribunal, soit en personne, soit par voie électronique, bien que cette tâche soit souvent effectuée par un parajuriste ou un messager du tribunal.

Découverte

La découverte est la phase la plus longue du processus de litige. Lors de l'interrogatoire préalable, le secrétaire du contentieux peut effectuer tout ou partie des tâches suivantes:

• Préparation de documents de découverte dans un système de traitement de texte, y compris les demandes de renseignements et les demandes de production
• Dactylographie, envoi et suivi des assignations à comparaître
• Planification des dépositions avec plusieurs parties, y compris l'avocat, les clients, l'avocat adverse et les sténographes judiciaires
• Planification des examens médicaux indépendants et autres rendez-vous requis par les Règles de procédure civile
• Créer des classeurs de découverte; indexation et classement de documents de recherche
• Organisation et classement des dossiers
• Planification des examens de site

• Localiser et communiquer avec des experts; organiser et classer des expertises

Pré-procès

Une fois la date du procès fixée, la secrétaire aide l’équipe juridique à se préparer pour le procès. Le rôle du secrétaire peut inclure:

• Dactylographie et mise en forme des documents préliminaires, y compris les motions, les mémoires, les assignations à comparaître et les listes de témoins
• Rassemblement et organisation d'expositions
• Création, organisation et / ou indexation de classeurs d'essai
• Aider à organiser des procès simulés
• Suivi des délais et envoi de rappels à l'équipe juridique
• Mémoires de citation et de relecture et documents juridiques
• S'assurer que les documents sont correctement formatés conformément aux règles de la cour
• Témoins de coordination

Procès

La secrétaire au contentieux joue un rôle de soutien important pendant le procès. Ses fonctions peuvent inclure:

• Préparer, taper et mettre en forme des documents d'essai
• Coordonner la préparation de tableaux, de graphiques et d'autres éléments visuels
• Planification des coursiers, des sténographes judiciaires et des témoins experts
• Organisation, classement et gestion de documents, de pièces à conviction et de classeurs
• Coordonner les préparatifs de voyage des avocats, témoins, clients et autres

Autres tâches administratives

Pour ceux qui travaillent dans le secteur de la défense, le secrétaire du contentieux saisira le temps consacré par chaque avocat et parajuriste au système de gestion du temps et de la facturation du cabinet. Il enverra également des factures périodiques au client et assurera le suivi des paiements en retard. Les autres tâches générales exécutées par la secrétaire du contentieux comprennent:

• Produire des informations en transcrivant, formatant, saisissant, récupérant, copiant et transmettant du texte, des données et des graphiques
• Suivi des délais
• Correspondance avec les clients, les témoins et l'avocat adverse
• Répondre au téléphone
• Création de feuilles de calcul pour suivre les coûts, les expositions et autres informations
• Transcription de dictée
• Maintenir les systèmes de dossiers
• Routage de la correspondance, des rapports et des documents juridiques
• Organisation de conférences de clients et de réunions d'avocats
• Préparation des notes de frais
• Tenir à jour le calendrier de l'avocat en planifiant et en programmant des conférences, des téléconférences, des dépositions et des voyages

• Commander des fournitures

Secrétaire de litige Education

De nombreux secrétaires aux litiges complètent un programme de certificat ou de diplôme associé dans une école de métiers ou un collège communautaire. Cependant, les secrétaires titulaires de diplômes universitaires de quatre ans ont le plus d'opportunités d'avancement au sein d'un cabinet d'avocats. La formation en matière de litige a souvent lieu au travail. Les secrétaires aux litiges expérimentés occupent souvent d'autres rôles au sein du cabinet, notamment des postes de parajuriste et de gestion de bureau.

Compétences et connaissances du secrétaire au contentieux

Les secrétaires aux litiges doivent posséder diverses compétences interpersonnelles, informatiques et techniques, ainsi que des connaissances juridiques et procédurales. Les compétences et connaissances requises incluent:

• Maîtrise des logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation, de gestion du temps et de la facturation; familiarité avec la suite Microsoft Office
• Maîtrise du matériel de transcription
• Excellentes compétences écrites et verbales
• Connaissance de la documentation et des procédures de classement devant les tribunaux fédéraux, locaux et d'État
• Maîtrise des bases de documents, telles que Ringtail, Summation et Concordance
• Expérience de dépôt électronique
• Connaissance des procédures de bureau et de la terminologie juridique
• Solides compétences en dactylographie
• Solides compétences en organisation et compétences multitâches
• Capacité d'interagir de manière professionnelle avec tous les niveaux de personnel