Lignes directrices sur la facturation légale ou les heures facturables

Suivre et facturer le temps aux clients est une partie importante et inévitable du travail dans un cabinet d’avocats. Les associés, associés, parajuristes, le personnel de soutien aux litiges et les autres chronométreurs facturent leur temps par incréments de six, dix ou quinze minutes, selon la politique du cabinet et les directives du client. Si vous ne facturez pas votre temps, la société ne pourra pas facturer le client et la société ne sera pas payée. Le chronométrage est donc une fonction essentielle au succès des cabinets d’avocats.

À mesure que les frais juridiques augmentent, les clients sont de plus en plus conscients des coûts et des technologies. Par conséquent, les clients examinent de plus près les factures juridiques et utilisent diverses applications de base de données pour trier et analyser électroniquement les données de facturation. La tendance croissante à la facturation électronique (factures électroniques) a soumis les factures légales à un contrôle accru, à des négociations et à des litiges.

Que vous soyez un débutant dans la facturation ou un chronométreur vétéran, les conseils ci-dessous peuvent vous aider à créer des entrées de temps rapides, précises et précises.

Descriptions de facturation détaillées de l'artisanat

Les descriptions de tâches détaillées constituent un élément fondamental d’une facture bien établie. Il est important que la description de vos efforts contienne suffisamment de détails pour permettre à l'examinateur d'évaluer la nature et le mérite de la tâche.

Trouver le juste équilibre entre brièveté et détail peut être délicat. Une description de tâche trop longue et trop verbeuse augmente l'ambiguïté et dilue la compréhension. Une description trop brève rend difficile l'évaluation du caractère approprié de la tâche exécutée et du temps passé. Par exemple, des phrases superficielles telles que «examen de dossier», «préparation d'essai» et «examen de document» ne permettent pas de raconter ce que vous avez fait et pourquoi vous vous êtes engagé dans une tâche particulière. Au lieu de «examen de documents», une meilleure description est «Examen du deuxième ensemble de demandes de renseignements du demandeur».

Éviter la facturation en bloc

La facturation en bloc est la pratique qui consiste à répertorier un groupe de tâches dans un résumé de bloc sous une seule entrée de temps. Par exemple: «Rédiger des demandes d'interrogatoire; conférence téléphonique avec le Dr Brown sur le rapport d'expert; résumer la déposition de M. Smith; examiner et réviser la correspondance adressée à l'avocat adverse. 7,3 heures."

Les clients reconnaissent que la facturation en bloc est une stratégie visant à masquer l'inefficacité. En outre, de nombreux tribunaux n'autorisent pas la facturation en bloc car cela empêche le remboursement effectif des honoraires d'avocat à la suite d'un jugement. Une méthode de facturation plus efficace consiste à répertorier séparément chaque activité indépendante et son heure correspondante.

Enregistrer le temps rapidement

Enregistrer votre temps immédiatement après avoir terminé une tâche est le meilleur moyen d'assurer la précision. Il est difficile de reconstituer des activités après des jours (ou des semaines ou des mois) et encourage le "remplissage" de temps (gonfler le temps réellement consacré à une tâche pour combler les lacunes de temps non comptabilisé).

Vous trouverez peut-être peu pratique de saisir chaque tâche dans votre logiciel de chronométrage au moment où vous la terminerez. Par conséquent, il est sage de développer un système d’enregistrement de la durée qui favorise la saisie rapide du temps. Certains chronométreurs dictent chaque tâche immédiatement après l'avoir exécutée et la transcrivent à la fin de la journée. D'autres trouvent plus facile de tenir un carnet de temps en enregistrant chaque tâche à la main puis en le saisissant (ou en le faisant entrer par une secrétaire) à la fin de la journée, de la semaine ou de la période de facturation.

Rappelez-vous votre public

Comme tout document que vous préparez pour un autre examen, il est important de garder votre public à l’esprit lorsque vous enregistrez des entrées de temps. Vous connaissez peut-être la personne qui examine vos factures - peut-être le conseil interne affecté au dossier. Comprenez cependant que l’examen peut ne pas s’arrêter là. Dans de nombreux cas, une facture est traitée par un certain nombre de personnes à différents niveaux à l’intérieur et à l’extérieur de la société, y compris des juristes, des comptables avec la société cliente et des auditeurs tiers. Lorsque vous enregistrez votre temps, il est préférable d’éviter les abréviations, l’argot et le jargon complexe.

Utilisez une terminologie juridique concise, mais gardez à l’esprit que vos feuilles de temps peuvent être examinées par des personnes qui ne sont pas formées à la loi.

Familiarisez-vous avec les règles de facturation des clients

Chaque client a ses propres politiques et procédures de facturation.Ces politiques sont souvent contenues dans la lettre de rétention ou de mission du client. Ces politiques de facturation peuvent définir des limites en matière de personnel, des directives budgétaires, des politiques de décaissement et des directives spécifiques relatives à la comptabilisation du temps. En prenant connaissance dès le départ des règles de base, vous pouvez prendre davantage en compte votre temps et répondre aux attentes de vos clients.

Les entreprises utilisent de plus en plus la facturation basée sur les tâches. La facturation basée sur les tâches suit la facturation d’une entreprise par tâche contentieuse. Un code informatique pré-sélectionné par le client est attribué à chaque activité matérielle. La facture codée est ensuite triée et analysée électroniquement, permettant une analyse en profondeur de la facture. Pour vous familiariser avec les politiques de facturation des clients, vous devez notamment apprendre à bien utiliser la myriade de codes de facturation spécialisés basés sur les tâches, propres à chaque client.