Qu'y a-t-il dans un dossier du personnel?

Le fichier du personnel est le fichier principal de l’employé qui contient l’historique de la relation de travail depuis la demande d’emploi jusqu’à un entretien de départ et une documentation de licenciement. Seuls le personnel des Ressources humaines, ainsi que le supérieur hiérarchique et le responsable immédiats de l’employé, peuvent accéder aux informations du dossier personnel de l’employé. Ces informations ne quittent jamais le bureau des Ressources humaines.

Le dossier du personnel est généralement stocké dans un classeur verrouillé et résistant au feu, dans un endroit verrouillé, accessible au personnel des ressources humaines. La confidentialité des informations sur les employés dans le dossier personnel revêt une importance primordiale.

Parmi tous les dossiers d'employé conservés par l'entreprise, le dossier d'employé est le plus souvent consulté quotidiennement par l'employeur, le superviseur ou le personnel des ressources humaines.

Considérations sur le contenu du fichier du personnel des employés

Voici les principes fondamentaux et les questions à prendre en compte lors du classement de tout document dans un dossier du personnel.

• L'employeur aura-t-il besoin d'un document particulier pour justifier ses décisions s'il était poursuivi en justice? L'employeur aurait-il besoin du document devant un tribunal?
• L'employé sait-il et comprend-il que le document sera classé dans son dossier personnel? Dans la plupart des cas, les employeurs devraient demander à l'employé de signer le document, non pour signifier son accord avec le contenu du document, mais pour reconnaître qu'ils sont au courant et ont lu le document.
• Aucune surprise, opinion ou note personnelle concernant l'employé ne devrait jamais être placée dans son dossier personnel. Seuls les faits, pas de pensées spéculatives, appartiennent à un dossier du personnel.

Contenu d'un dossier de personnel

Vous trouverez ci-dessous des recommandations sur la documentation qu'un employeur devrait conserver dans le dossier du personnel.

Histoire d'emploi

• Demande d'emploi
• CV
• Reprendre la lettre d'accompagnement
• Vérification de l'éducation
• Vérification d'emploi
• Lettre de refus
• Description du poste
• Enregistrements d'analyse d'emploi
• Lettre d'offre d'emploi ou contrat de travail
• Agence de placement ou contrat d'intérim, le cas échéant
• Informations de contact d'urgence
• Formulaire d'accusé de réception du manuel de l'employé signé montrant la réception du manuel de l'employé
• Liste de contrôle de l'orientation des nouveaux employés indiquant les sujets traités et par qui
• Tous les accords de réinstallation et la documentation
• Tout contrat, accord écrit, reçu ou accusé de réception entre l'employé et l'employeur (tel qu'un accord non concurrentiel, un contrat de travail ou un accord relatif à une voiture fournie par l'entreprise)

• Formulaires officiels de la vie de l'emploi, y compris les demandes de mutation, de promotion, de candidature interne, etc.
• Toute autre documentation liée à l'emploi

Développement du rendement des employés, plans de développement et amélioration

• Des copies de toute évaluation de performance utilisée ou de plans de développement des employés
• Auto-évaluations des employés
• Dossiers de toutes les séances de counseling officielles
• Notes sur la présence ou le retard
• Documentation du plan d'amélioration des performances
• Rapports d'action disciplinaire
• Reconnaissance des employés présentée telle que certificats, lettres de reconnaissance, etc.
• Suggestions et recommandations formelles des employés, réponses de l'organisation
• Dossiers de formation
• Demandes de formation
• Évaluations de compétences
• Notifications ou horaires de cours de formation ou de session

• Évaluations des besoins signées
• Rapports de dépenses de formation
• Plaintes de clients ou de collègues

Dossiers de cessation d'emploi

• Lettre de démission d'un employé
• Documentation de l'entrevue de départ
• Notification Cobra
• Liste de contrôle de fin d'emploi
• Comptabilité finale pour tous les aspects de l'emploi de l'employé, tels que le dernier salaire, la paie de vacances, la restitution des biens de l'entreprise, etc.