Comment négocier des baux commerciaux qui favorisent les locataires

Si un locateur ou un agent de crédit-bail vous dit simplement les conditions, demandez quelque chose indiquant ces conditions par écrit avant de soumettre une offre en contrepartie. S'ils sont réticents à offrir une lettre, demandez-leur un email ou une copie de la liste pour l'espace (qui contiendra au moins les informations de base sur le leasing).

Pourquoi est-il si important d'avoir les premiers termes écrits? Un agent de crédit-bail agit pour le compte des intérêts du propriétaire. Si un agent a mal interprété ou tenté de quelque manière que ce soit de modifier les instructions du locateur, des conditions écrites peuvent vous montrer au locateur que votre contre-offre a été faite de bonne foi sur la base des informations fournies par l’agent de crédit-bail.

Il est également possible que vous ne compreniez pas les termes du contrat de location s'ils ne sont pas écrits. Cela pourrait vous amener à contrer trop haut ou trop bas en vous basant sur des informations que vous avez mal comprises.

Une autre raison d'avoir les conditions par écrit est que cela vous laisse le temps de faire plus de recherches sur le contrat de location, de demander aux avocats des conditions ou même de les comparer aux autres contrats de location que vous envisagez.

Demander des conditions par écrit ne constitue en aucun cas un engagement juridique de votre part. Vous avez toujours la possibilité de contrer les conditions ou simplement de les refuser.

Une contre-offre

Lorsque vous achetez une maison, vous négociez le prix. Un vendeur répertorie la maison pour le montant d'argent qu'il souhaite obtenir de la vente, mais s'attend presque toujours à en obtenir moins. Un acheteur intéressé à acheter une maison soumettra au vendeur quelque chose par écrit avec une contre-offre. Dans ce cas, une contre-offre est une offre d'achat de la maison à un prix inférieur à celui demandé par le vendeur. En termes simples, une contre-offre est une négociation.

Cela est également vrai pour le crédit-bail commercial. Bien que certains contrats de location puissent être vraiment non négociables, la plupart du temps, cela fonctionne comme acheter une maison: un propriétaire ou un agent inscripteur demande un prix de loyer (ou un ensemble de conditions) mais laisse une certaine marge de négociation. En d'autres termes, dans l'immobilier commercial, on s'attend presque toujours à ce que le locataire (ou le locataire) soumette une contre-offre, de sorte que le propriétaire gonfle les prix et / ou les conditions.

• 3 questions à poser avant de négocier ou de signer un bail commercial
• Tableau montrant les types de baux commerciaux
• Bail triple net
• Location avec services complets (location brute)

Le processus de négociation initial

Une fois que vous avez exprimé le souhait de louer un espace, certains propriétaires vous proposent simplement un formulaire indiquant les conditions du bail. Ces formulaires peuvent comporter une section de réponse ou une pièce jointe à compléter où vous pouvez contrer une offre. D'autres peuvent simplement offrir une copie des documents de liste (une annonce ou un dépliant) avec les «conditions demandées».

Dans la plupart des cas, cependant, il est dans votre intérêt de soumettre une lettre ou une autre forme de communication écrite avec une contre-offre. Pourquoi? Parce que dans une lettre, vous pouvez inclure des arguments de vente expliquant pourquoi vous feriez du locataire idéal, parlez au propriétaire de votre entreprise et rendez la transaction plus personnelle.

Dans le cas d’une propriété attrayante regroupant plusieurs parties intéressées, votre lettre peut servir de stratagème de vente pour amener le propriétaire à vous choisir et à accepter vos conditions. La négociation peut aller et venir, alors soyez patient. Un agent inscripteur a généralement une certaine liberté pour prendre des décisions, mais devra probablement s’entretenir avec le propriétaire. Cela peut prendre du temps.

Si vous n'avez pas reçu de réponse sur une offre dans un délai de un à deux jours ouvrables, vous pouvez poursuivre. Mais essayez de ne pas paraître désespéré ou excessivement inquiet car cela pourrait affecter le résultat de vos négociations. N'oubliez pas que la plupart des agents inscripteurs souhaitent déplacer une propriété aussi rapidement que possible, de sorte qu'ils n'ont généralement pas besoin de beaucoup de "harceler".

Préparer une offre ou une contre-lettre

Votre contre-offre doit être présentée par votre entreprise et non par vous-même, même si vous êtes propriétaire unique. Votre lettre d'offre est un argumentaire de vente. Vous demandez des conditions différentes qui sont plus en votre faveur et vous voulez que le propriétaire vous considère, vous et votre entreprise, comme un bon choix.

Votre lettre d'offre doit toujours inclure les informations suivantes:

La personne responsable du bail

Indiquez le nom de votre entreprise, y compris celui sous lequel vous êtes légalement établi, ainsi que tous les autres noms sous lesquels vous faites affaire. N'oubliez pas que si vous exploitez une entreprise individuelle, d'un point de vue juridique, vous et votre entreprise êtes identiques et même si vous indiquez votre entreprise sur le contrat de location, vous pouvez également être tenu personnellement responsable de la durée du contrat de location.

Votre structure d'entreprise

Si vous êtes incorporé, dites où vous êtes incorporé. Si vous êtes une organisation exonérée d'impôt, veuillez l'indiquer dans votre lettre. Il est rare que les propriétaires vous offrent des cadeaux ou des avantages pour les organisations à but non lucratif juste pour obtenir une déduction fiscale, mais ils peuvent être plus enclins à négocier ou à louer à une noble cause plutôt qu'à un club de motards. De plus, il est important de comprendre votre responsabilité personnelle pour la signature d'un contrat de location et cela dépendra de la structure de votre entreprise.

Depuis combien de temps êtes-vous en affaires?

Si votre entreprise a moins de deux ans, vous pouvez également inclure une déclaration concernant votre succès, vos prévisions de croissance future ou un plan d’entreprise. Un locateur n'est pas susceptible de louer à votre entreprise sans une personne cosignifiant ou garantissant personnellement le bail, si vous ne pouvez pas démontrer que votre entreprise se porte bien.

La nature de votre entreprise

Que faire? Soyez bref et précis. Un propriétaire doit savoir ce que vous faites au cas où il y aurait des considérations spéciales. Par exemple, si vous exploitez une entreprise qui utilise des matières dangereuses, avez des patients sans rendez-vous dans un établissement de santé ou si vous stockez des articles de valeur excessive, le propriétaire doit savoir si l'utilisation de la propriété est soumise à des restrictions. Ce que font les locataires peut avoir une incidence sur la valeur de la propriété et les taux d’assurance du locateur; alors soyez honnête.

Informations de contact

Assurez-vous d'inclure un numéro de téléphone où vous pouvez être joint et, si possible, une adresse électronique. Si vous ne pouvez être atteint que certains jours ou à certaines heures, incluez-le également. Si vous ne répondez pas rapidement à un propriétaire ou à un agent inscripteur, ce dernier peut penser que vous n'êtes pas intéressé.

Vos conditions proposées (ou contre-offre)

Soyez aussi complet et clair que possible.

Lister vos conditions de location dans une offre ou une contre-offre

Le meilleur moyen de négocier un accord est de bien comprendre ce que vous proposez ou êtes prêt à accepter. Si ce n'est pas écrit, il sera très difficile de prouver plus tard que quelque chose a été exclu d'un bail que vous pensiez supposé être inclus.

Mettre les choses par écrit peut prendre un peu plus de temps, mais cela vous offre une certaine protection juridique si les choses tournent mal plus tard. Si vous êtes pressé par le temps et que vous ne pouvez pas envoyer de lettre, envoyez-la. Si cela n'est pas possible, un courrier électronique bien écrit peut suffire.

Si vous n'êtes pas certain d'une exigence de bail particulière en ce qui concerne une clarification - et essayez d'obtenir cette clarification par écrit.

• Drapeaux rouges pour mauvaises conditions de location
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La durée du bail

Si vous souhaitez modifier la durée du contrat de location, soyez clair. Par exemple, le bail que vous souhaitez est-il pour deux ans avec trois options de renouvellement d'un an (pour un total de cinq ans); ou un bail de cinq ans consécutif sans possibilité de renouvellement? Cela fait une très grande différence en ce qui concerne la durée de votre contrat de location et ce qu'un propriétaire peut ressentir par rapport aux autres conditions que vous demandez dans une contre-offre.

La plupart des propriétaires préfèrent des baux de deux ans ou plus, mais n'hésitent jamais à demander un bail d'un an. Les baux d'un an peuvent coûter un peu plus cher ou comporter moins d'options de renouvellement, mais vous êtes immobilisé moins longtemps. À moins que vous ne soyez une entreprise de plusieurs millions de dollars, il est rarement logique de signer un contrat de location qui vous engage dans l'espace pendant plus de deux ans.

Gardez à l'esprit que si votre entreprise dépasse l'espace, vous ne voulez pas rester avec un bail à long terme. Ou pire, si votre entreprise a des difficultés et que vous devez rétrograder sur un espace plus petit, vous aurez peut-être de la difficulté à rompre votre bail.

Etat de la propriété

Si vous demandez l'espace «tel quel» ou si vous avez d'abord besoin du locateur pour effectuer des réparations ou des améliorations. Si vous envisagez de rénover la propriété, décrivez brièvement les rénovations proposées. Vous voulez que cela soit inclus dans un bail, car souvent, un propriétaire vous proposera un incitatif ou une «allocation» si vous rénovez certains types de propriétés. Si vous n'êtes pas sûr des indemnités qui pourraient vous être offertes pour des travaux de rénovation, gardez les choses ouvertes. Offrez de soumettre des informations plus détaillées sur les rénovations à l’examen du propriétaire afin de vous proposer des considérations sur les améliorations à apporter.

Date d'occupation

Informez le propriétaire lorsque vous souhaitez en prendre possession matériellement (emménagez, accédez ou prenez la responsabilité de la propriété). Dans certains cas, lorsque la date à laquelle vous prenez possession physiquement peut être différente de la date, vous commencerez à payer un loyer.

Par exemple, vous pouvez demander au propriétaire une date d’occupation et date de début du loyer du 1er janvier 20xx, mais demandez que le premier mois soit sans loyer. Dans ce cas, le bail commencerait le 1 er janvier 20xx et le propriétaire pourrait annuler le loyer du mois gratuit. Le locataire occuperait l'espace pendant 12 mois et le bail durerait 12 mois.

Une autre façon d'obtenir la même chose (un mois de loyer gratuit) est de demander une date d'occupation du 1er janvier 20xx, avec une date de loyer indiquant le 1er février 20xx. Cela signifie que le contrat de location commencerait un mois après la date d’emménagement ou le 1 er février 20xx.

Ce type de négociation ne fonctionne que dans un espace déjà inoccupé et le propriétaire souhaite vivement que quelqu'un emménage parce que cela favorise le locataire. Essentiellement, vous obtenez non seulement un mois de loyer gratuit, vous obtenez 13 mois d’occupation sur un bail de 12 mois.

Comment rédiger une offre ou une contre-lettre

Ce qui suit est un exemple de lettre qui peut (et devrait) être révisé pour être utilisé soit comme une offre initiale, soit comme une contre-offre pour louer un espace commercial pour votre entreprise. Il ne s'agit pas de remplacer les conseils juridiques, mais simplement de montrer une façon d'exprimer votre intérêt pour la location d'un espace en particulier.

• Plus d'échantillons de lettres d'affaires
• Modèle de lettre d'affaires

Les informations en gras doivent être remplacées par vos propres informations et conditions de location.

(Insérer La date d'aujourd'hui)

(INSÉRER Nom du propriétaire ou de l'agent inscripteur)

Mme Heureux Propriétaire

123 Street

Suite Z

Ville (*): État (*): Code Postal

cherMme le propriétaire;

Cette lettre exprime l'intérêt de la part de (INSÉRER nom de votre entreprise), en louant l’immeuble situé à: (INSÉRER adresse complète, y compris l'adresse municipale, le numéro d'unité ou de suite, la ville, l'état et le code postal).

(INSÉRER nom de votre entreprise) est un (INSÉRER type d’entreprise que vous possédez - SENCRL, partenariat, entreprise individuelle, etc.) qui (INSÉRER brève déclaration sur ce que fait votre entreprise).

(INSÉRER nom de l'entreprise) est en activité depuis le (INSÉRER date de début ou nombre d'années d'activité). En raison de la croissance intéressante, nous avons besoin d’installations plus grandes (ou supplémentaires, plus adaptées, etc.).

(Remarque: même si vous travaillez à domicile, n'indiquez pas cela dans votre lettre de proposition. Essayez d'éviter de proposer dans ce premier contact que vous exploitez une entreprise à domicile. Cela peut vous donner l'impression que votre logement est petit et instable.)

Après avoir soigneusement évalué la juste valeur marchande, je vous propose (nous proposons) les conditions suivantes:

LISTE TOUS LES TERMES ICI y compris la durée du bail, les options de renouvellement, le loyer, les frais supplémentaires, le type de bail, les augmentations annuelles, etc. Tout ce que vous souhaitez inclure ou traiter dans le détail du contrat de location dans ce paragraphe. Assurez-vous d'inclure toutes les rénovations ou réparations que vous souhaitez ou que le locateur doit apporter à l'espace, ou que vous feriez vous-même. Demandez un loyer gratuit, des meubles, un parking supplémentaire - tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour que l'espace fonctionne le mieux pour votre entreprise.

Je suis enthousiasmé par la perspective de louer l’espace susmentionné et j’ai le sentiment que (INSÉRER Nom de l'entreprise) serait un atout pour vous. Si vous avez des questions sur cette proposition de conditions de crédit-bail ou sur votre entreprise, veuillez me contacter à l'adresse suivante:INSÉRER numéro de téléphone et meilleur appel) ou par courrier électronique à: (INSÉRER Votre adresse email).

Merci d'avoir pris le temps d'examiner cette offre. J'attends une réponse rapide et favorable.

Respectueusement soumis, (laissez 2-3 lignes vierges pour signer votre nom à l'encre)

(INSÉRER Votre nom - casquettes initiales)

(INSÉRER Votre titre - casquettes initiales)

Remarque: Si vous incluez des pièces jointes ou copiez quelqu'un d'autre, la meilleure façon de montrer que, dans une lettre commerciale, est postérieure à votre signature, comme ceci, et dans cet ordre:

Respectueusement soumis, (laissez 2-3 lignes vierges pour signer votre nom à l'encre)

(INSÉRER Votre nom - casquettes initiales)

(INSÉRER Votre titre - casquettes initiales)

Boîtiers: (Indiquez-en plusieurs sur des lignes séparées, en retrait)

cc: Jennifer Barnes, agent inscripteur

Comment formater la deuxième page d'une lettre commerciale

Si votre lettre dépasse une page, le format de lettre commerciale standard pour commencer la deuxième page est le suivant:

Lettre:

La date d'aujourd'hui

Page deux

Ensuite, sautez deux à trois lignes vides et reprenez où la lettre commence pour la page deux.

Comment remettre une lettre d'offre

Vous pouvez poster votre lettre d'offre, la livrer à la main ou envoyer un e-mail avec une pièce jointe contenant la lettre d'offre. Si vous ne parvenez toujours pas à définir les conditions à inclure, voici d'autres articles proposant des astuces et des conseils avisés sur la négociation des meilleures conditions possibles!

Conseils pour rédiger votre lettre d'offre

• Rappelez-vous qu'il s'agit d'une lettre commerciale. Gardez les choses claires, simples et pertinentes, mais n'ayez pas peur d'utiliser des «arguments de vente» significatifs pour vous aider à gagner un propriétaire.
• Évitez d'utiliser l'humour, l'argot ou d'exprimer des sentiments personnels sur la politique, la religion ou tout autre sujet sans rapport avec l'objet de la lettre (faire une offre).
• Ne pas utiliser de papeterie parfumée ou "froufrous". Votre papier doit être blanc, de la taille d'une lettre et ne comporter aucune bordure, ni l'en-tête de votre entreprise habituel.
• Postez la lettre dans une enveloppe blanche de taille professionnelle. Ne jamais plier pour tenir la lettre dans une enveloppe plus petite. Si votre lettre contient plus de sept pages, pièces jointes comprises, utilisez plutôt une enveloppe simple de 8 1/2 x 11 po. Assurez-vous d'inclure une adresse de retour dans le coin supérieur gauche de l'enveloppe et assurez-vous que vous avez suffisamment affranchi de l'enveloppe!