Comment remplir un formulaire W-4 pour un nouvel emploi

Si vous avez décroché votre premier emploi ou commencez un nouvel emploi, vous devrez remplir un formulaire W-4 afin que votre employeur puisse déterminer le montant d'impôt à retenir sur votre chèque de paie. La feuille de calcul des indemnités personnelles accompagnant votre formulaire W-4 constituera un outil précieux pour vous aider à déterminer le nombre d'indemnités que vous devez noter sur le formulaire.

Le but d'un formulaire W-4

Le formulaire W-4 est rempli par un employé afin que l’employeur puisse retenir le montant exact de l’impôt fédéral sur le revenu de votre paie.

Lorsque vous serez embauché pour un nouvel emploi, vous devrez remplir un formulaire W-4 pour indiquer à votre employeur le montant de l’impôt à retenir. Avant de commencer à travailler, vous pouvez remplir et imprimer une version PDF du formulaire en ligne. Il est également judicieux de revoir régulièrement les retenues à la source afin de s’assurer que le montant d’impôt approprié est retenu.

Le formulaire W-4 indique aux employeurs combien ils doivent déduire de votre salaire pour l’impôt fédéral sur le revenu. Ce montant peut être modifié de manière significative en fonction du nombre de retenues à la source qu'une personne décide de réclamer.

Plus le nombre de demandes acceptées est élevé, moins vous perdez d’argent sur votre chèque de paie pour les impôts fédéraux. Ces indemnités peuvent être modifiées à tout moment en cas d’emploi, de mariage, de grossesse ou d’adoption, de divorce, etc.

Allocations W-4

Les indemnités seront augmentées si vous prétendez que vous-même, votre conjoint ou vos enfants sont considérés comme personnes à charge. Le paiement de frais de garde d'enfants peut également augmenter votre nombre d'allocations, tout comme les revenus non salariaux tels que les dividendes ou les intérêts.

Si vous détaillez les déductions sur vos impôts, vous devrez remplir la feuille de calcul Déductions et redressements pour voir si le niveau de vos déductions indique que vous pouvez réduire le montant que vous retenez. Le calculateur de retenue à la source de l’IRS vous guide tout au long du processus d’évaluation de votre situation afin de déterminer les niveaux de retenue appropriés.

Avant de commencer à remplir le formulaire W-4, il est utile de s’asseoir avec votre conjoint pour déterminer si vous produirez ou non une déclaration de revenus commune pour l’année en cours. Si tel est le cas, examinez attentivement la première partie de la W-4, car cette section déterminera le nombre d'indemnités personnelles que vous demanderez en tant que couple. Il est recommandé de déterminer le nombre de quotas à l’avance afin que, lorsque vous remplissez chacun un formulaire W-4 avec votre employeur, vous ne listiez que la moitié du montant total des indemnités (votre part de la déclaration de participation).

Une fois que vous avez déterminé le nombre correct d'indemnités et tout montant supplémentaire de retenue à la source grâce à l'utilisation de ces outils, la procédure permettant de compléter votre W-4 est assez simple. Les cases 1 à 4 contiennent vos données personnelles, la case 5 indique le nombre de quotas, la case 6, le cas échéant, le montant supplémentaire que vous souhaitez retenir et la case 7 est réservée aux rares personnes qui ne sont pas obligées de retenir en raison d'une responsabilité fiscale très limitée.

Changer vos déductions

Même si vous ne venez pas de décrocher un nouvel emploi, vous pouvez déposer un nouveau W-4 auprès de votre employeur si votre situation personnelle et / ou vos déductions ont changé ou si vous constatez que votre facture fiscale est trop élevée lorsque vous déposez ou trop gros remboursement.

Votre philosophie en matière de paiement des impôts constituera un élément essentiel du processus, que vous préfériez payer en cours d'année via une retenue à la source ou à la fin de l'année. Certains salariés préfèrent en retenir davantage pour atténuer les éventuelles surprises fiscales en fin d’année et, dans la pratique, forcer certaines économies si un remboursement leur est dû. D'autres veulent maximiser leurs chèques de paie hebdomadaires / mensuels et donc augmenter leurs indemnités et le montant retenu.

Après avoir soumis votre W-4 (via un nouvel emploi ou mis à jour avec de nouvelles indemnités), les informations entreront en vigueur assez rapidement. Les employeurs sont tenus de mettre à jour les informations relatives aux employés dans les 30 jours suivant la soumission du formulaire, à temps pour la prochaine période de paie. Si vous oubliez de soumettre votre W-4 à temps pour la fin de l'année, l'IRS traitera votre revenu de la même manière que celui d'une personne seule, sans aucune retenue à la source. Selon votre situation, cela pourrait être invalidant, alors assurez-vous de soumettre le formulaire le plus tôt possible pendant qu'il est encore frais dans votre esprit.