Apprenez à demander une transcription pour une candidature

Lorsque vous postulez à un emploi, un employeur peut demander une copie de votre relevé de notes d'études secondaires, collégiales ou de cycles supérieurs dans le cadre de votre candidature. Examinez les informations sur les relevés de notes officiels, les transcriptions non officielles, comment demander des transcriptions et comment en fournir des copies à des employeurs potentiels.

Transcriptions officielles

Un relevé de notes officiel est une liste des cours suivis par un étudiant, avec les notes et la moyenne pondérée cumulative. Une transcription indiquera tous les cours et les notes reçues, les majors, les concentrations, les honneurs et les diplômes obtenus par un étudiant. La plupart des étudiants peuvent accéder à un relevé de notes non officiel sur le portail en ligne de leur école, mais la plupart des employeurs exigent un document plus officiel.

Un relevé de notes officiel est généralement délivré par le bureau des directives ou du registraire de l’école avec un sceau officiel ou une signature. Voici comment demander une copie de votre relevé de notes officiel.

Transcriptions non officielles

Les relevés de notes manipulés par les étudiants ou quiconque en l'absence d'un sceau ou d'une enveloppe fermée sont considérés comme non officiels. Les transcriptions non officielles sont imprimées sur du papier ordinaire et sont généralement gratuites et instantanément accessibles.

Les transcriptions non officielles peuvent souvent être utilisées comme espace réservé temporaire en attendant la transcription officielle. Ces relevés de notes continueront de décrire les cours et les crédits de transfert, les résultats scolaires, les mesures disciplinaires, les honneurs et la manière dont les cours s’harmonisent avec certains grades et parcours de carrière. En cas d’éducation incomplète ou d’attente des notes finales, des relevés de notes non officiels indiqueront le CIP (cours en cours) décrivant un cours qui n’a pas encore reçu de note.

Si un relevé de notes non officiel est demandé, vous pouvez envoyer une photocopie du relevé de notes ou une copie téléchargée du relevé de notes, à condition qu'il contienne tous vos cours, vos notes et votre moyenne générale.

Comment demander un relevé de notes officiel

Lorsque l’employeur exige un relevé de notes officiel, celui-ci doit être demandé par l’étudiant ou par un ancien élève et envoyé directement par l’école secondaire ou le collège. Normalement, l’institution émettrice l’enverra directement à l’employeur afin d’éviter toute altération potentielle du document. Une transcription peut être considérée comme nulle ou frauduleuse si le sceau est brisé ou ouvert avant que l'employeur le reçoive.

Les lycéens et les diplômés doivent contacter le bureau d’orientation, et les étudiants et les diplômés doivent contacter le registraire pour recevoir un relevé de notes officiel. Beaucoup d'écoles exigent que les anciens élèves n'aient aucun solde dû à l'école. Si tel est le cas, ils se réservent le droit de retenir vos relevés de notes officiels jusqu'au paiement du solde.

Certaines écoles exigent une demande écrite avant de publier le document, mais beaucoup offrent une alternative électronique. Dans les deux cas, il peut être demandé à l’étudiant de fournir une preuve d’identité avec signatures, numéro de sécurité sociale, numéro d’étudiant et date de présence.

Les relevés de notes officiels sont généralement émis avec des frais nominaux allant de 5 à 30 $, frais de transport non compris, en fonction de l'institution.

Loi sur le droit à l'éducation de la famille et la vie privée

La loi sur la protection de la vie privée et l'éducation des familles (FERPA) accorde aux étudiants le droit d'accéder à leurs dossiers scolaires, quels que soient les obstacles qui les empêchent de les obtenir en personne. Les collèges et universités sont tenus de fournir aux étudiants une copie de leur dossier d’éducation, même si l’étudiant n’habite pas dans la région ou n’est pas en mesure de se rendre en personne à l’école.

Bien que de nombreuses écoles préfèrent que les étudiants soumettent une demande formelle et en personne de relevé de notes, la FERPA les oblige à envoyer par la poste ou autrement des documents d’éducation indépendamment de la proximité de l’élève. Toutefois, cette copie n’a pas besoin d’être une transcription officielle et la loi n’exige pas que les institutions envoient quoi que ce soit à des fournisseurs tiers ou à des employeurs.

Exemples:

• ABC Corporation exige un curriculum vitae, une lettre d'accompagnement, un échantillon écrit et un relevé de notes officiel des candidats au programme de formation en gestion.
• La société avait besoin d'un relevé de notes officiel en plus d'une copie du diplôme pour s'assurer que les candidats possédaient les antécédents appropriés pour le poste.
• John a envoyé une copie de sa transcription non officielle au responsable du recrutement à titre de mandataire jusqu'à ce que la transcription officielle soit arrivée.