Comment développer une politique de médias sociaux

Vos employés, clients et fournisseurs potentiels, actuels et anciens, traînent sur des sites de médias sociaux tels que LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube et Flickr. Vous devez surveiller les médias sociaux pour savoir ce que toutes ces parties prenantes partagent et disent de votre entreprise, de vos employés et de votre lieu de travail.

Utilisez les médias sociaux à l’avantage de votre entreprise. Shama (Hyder) Kabani, l'auteur du livre Zen de marketing des médias sociaux et le président de Click to Client, une entreprise de marketing Web proposant des services complets, demande: «Que disent-ils à propos de vous, de votre entreprise et de vos pratiques? Mieux encore - comment réagissez-vous?

Avoir une politique de médias sociaux en place ne signifie pas que vous devez dicter votre image. Mais vous pouvez interagir de manière responsable dans la conversation qui forme votre image. Et vous aidez vos employés à faire de même.

Pourquoi une politique de médias sociaux et les meilleures pratiques de l'entreprise sont nécessaires

Kabani a déclaré: «Le monde évolue rapidement et notre façon de communiquer change encore plus rapidement. Les blogues et les twitters ne sont pas les seuls à faire partie de la génération Y - il s’agit d’un phénomène en pleine croissance qui concerne toutes les générations. La technologie d’aujourd’hui et son utilisation répandue présentent d’importants avantages, mais il existe également certains risques, comme le souligne Raj Malik: Solutions réseau.”

Il écrit que «des commentaires non autorisés ou inappropriés ou des publications en ligne peuvent:

• ”Obtenez la société, et vous, avez des problèmes juridiques avec les États-Unis et d’autres agences gouvernementales, d’autres sociétés, des clients ou le grand public.
• "Réduisez la marque de la société en créant une publicité négative pour la société, les propriétaires et les partenaires, ainsi que pour vous-même ou votre équipe.
• «Causer des dommages à la société en divulguant des informations non publiques ou des informations exclusives.
• «Cela nous a coûté la capacité d'obtenir des brevets ou de miner notre avantage concurrentiel.
• "Vous coûte votre travail à la société."

Il suggère que la plupart d’entre eux ne dérangeront pas les entreprises si les employés font preuve de bon sens et de discernement dans leurs interactions en ligne.

10 étapes pour une politique de médias sociaux

Kabani, qui a été nommée l'une des 10 femmes les plus influentes et les plus influentes dans les médias sociaux, suggère ces dix étapes pour créer les directives et la stratégie de votre entreprise en matière de médias sociaux.

Établissez la position de votre entreprise sur les médias sociaux

Décidez où votre entreprise se situe par rapport à la relation souhaitée avec les médias sociaux. Vous devez également décider de votre position par rapport à la surveillance de l’utilisation des médias sociaux par les employés. Vous devez déterminer jusqu'où votre entreprise veut aller en utilisant les médias sociaux pour la reconnaissance de la marque, pour engager la conversation de vos clients et de vos employés et pour augmenter les ventes.

Kabani demande: «Choisirez-vous uniquement de communiquer en réaction à ce que quelqu'un d'autre dit? Serez-vous proactif en engageant la communauté (consommateurs et blogueurs)?

Sans une manière générale de penser aux médias sociaux, il peut être très difficile de créer une politique."

Déterminer ce qui constitue un média social

Kabani dit que chaque organisation doit définir pour son propre usage ce qui constitue les médias sociaux. «Même si un blog et LinkedIn peuvent facilement être classés dans les médias sociaux, qu’en est-il de la vidéo en ligne? Qu'en est-il de Twitter?

Qu'est-ce qui constitue vraiment les médias sociaux? Vous devez avoir votre propre définition (de préférence) écrite. Cela est d'autant plus vrai que de nouveaux sites Web et outils apparaissent tout le temps. Ma définition personnelle des médias sociaux est tout site Web ou média (y compris la vidéo) permettant une communication ouverte. »

Matériel électronique fourni aux employés par l'entreprise

Comme pour tout contenu hors ligne ou en ligne écrit, utilisé, reçu, développé et sauvegardé dans des produits électroniques appartenant à l'entreprise fournis aux employés, clarifiez qui est propriétaire de quoi. Par exemple, il n’est pas question de blog personnel écrit par un employé à son époque. S'il quitte votre emploi, le blog et le contenu lui appartiennent.

Toutefois, le contenu de son ordinateur portable et de son téléphone portable appartenant à l'entreprise et celui qu'il a écrit pour le site Web de l'entreprise appartiennent probablement, par une politique écrite, à l'entreprise.

Dans les médias sociaux, votre entreprise a-t-elle un compte Twitter ou une page Facebook, par exemple? La société doit s'assurer que la propriété de ces comptes de médias sociaux appartient à la société, et non à l'employé dont l'affectation actuelle comprend la publication sur et la surveillance de ces comptes. Votre politique doit couvrir qui possède quoi dans la sphère des médias sociaux.

Respect de la vie privée

Conservez les informations confidentielles et propriétaires confidentielles. Respectez les droits à la vie privée des autres employés et de vos clients. Les politiques relatives aux médias sociaux doivent traiter de la question de la confidentialité des informations confidentielles et confidentielles.

Kabani a déclaré: «En raison de la nature décontractée de ces sites, il est plus facile de donner des informations clés sans le savoir. Même les messages privés ne sont pas toujours sécurisés. Chaque site a ses propres faiblesses. C’est mieux que les employés ne partagent jamais d’informations confidentielles ou propriétaires en utilisant les médias sociaux, que ce soit en public ou en privé.

Qui est responsable

Décidez qui est responsable de la gestion et de la participation aux médias sociaux. Il est important que tous les employés comprennent et adhèrent à la politique de la société en matière de médias sociaux lors de la mise en réseau dans les médias sociaux en ligne. Cependant, un employé ou une équipe doit assumer la personnalité publique de l'entreprise et gérer les efforts de l'entreprise sur les réseaux sociaux.

Veillant à suivre et à répondre aux commentaires publics, aux éloges ou aux plaintes concernant l'entreprise, l'employé ou l'équipe a la responsabilité officielle de répondre aux médias sociaux. Tous les employés doivent être encouragés à interagir et à représenter la marque de l'entreprise, mais ils doivent également gérer les requêtes de manière proactive dans les médias sociaux.

Kabani a déclaré: «Le meilleur moyen de trouver un défenseur des médias sociaux au sein de l'entreprise est de rechercher la personne ou l'équipe de personnes qui sont les plus passionnées pour communiquer avec les clients sur les médias sociaux. Ils peuvent déjà le faire sans que vous le sachiez. Recherchez ces personnes et formez-les bien pour représenter votre marque."

Établir des règles de base

Établissez des règles de base pour la participation des employés aux médias sociaux. Vous marchez bien avec les employés. Vous devez donner aux employés la liberté de s’engager dans les médias sociaux tout en protégeant l’entreprise en même temps. Kabani suggère de jeter un coup d'œil sur la politique globale d'Intel en matière de médias sociaux. Le Département des technologies en émergence de la Force aérienne a créé cet organigramme de ses propres directives en matière de médias sociaux et David Meerman Scott met en avant sa stratégie de médias sociaux dans son blog. Il existe donc des exemples en ligne.

Adresse des sujets tabous

Bien que vos employés fassent probablement déjà preuve de bon sens lorsqu'ils participent en ligne, votre politique en matière de médias sociaux doit spécifiquement aborder des exemples de sujets tabous. Les informations confidentielles, exclusives et non publiées sur l'entreprise doivent rester en dehors des médias sociaux. Les informations privées et personnelles concernant votre travail, vos collègues et vos clients ne doivent jamais apparaître en ligne.

L'image publique de vos employés dans les médias sociaux, s'ils peuvent être associés à votre entreprise, est importante. La méchanceté, l’offensive, les commentaires désobligeants, les propos mensongers, le comportement humiliant et l’usage de substances illicites sont autant d’exemples de comportements auxquels votre politique en matière de médias sociaux doit s’attaquer.

Surveiller la sphère des médias sociaux

Créer un système de surveillance de la sphère des médias sociaux. Kabani a déclaré: «Une politique relative aux médias sociaux n’est pas très utile si vous ne surveillez pas réellement l’espace où se déroule la conversation. Il existe de nombreux outils gratuits et payants pour surveiller les médias sociaux."

Former vos employés

Faites en sorte que la formation soit facilement accessible à vos employés qui souhaitent participer aux médias sociaux. Kabani suggère: «Pensez gagnant-gagnant. Personne n'aime être contrôlé, surtout lorsqu'il s'agit de son propre réseau social. Cependant, la plupart des gens sont disposés à apprendre comment exploiter au mieux ces sites de médias sociaux pour faire avancer leurs carrières et leurs marques. La plupart des gens qui font des erreurs en ligne ne savent tout simplement pas mieux.

Si vous vous attendez à ce que vos employés utilisent correctement les outils de réseau social, vous devez leur proposer une formation. Ce qu’ils publient n’est pas simplement le reflet de la société; c'est aussi un reflet d'eux. Faites-en un gagnant-gagnant pour tout le monde."

Les médias sociaux se développent avec des millions de personnes dans le monde qui interagissent d'une manière que peu de gens ont imaginée il y a peu. Vos employés interagissent dans les médias sociaux. Votre entreprise devrait également interagir sur les médias sociaux.

De plus, vos politiques et stratégies en matière de médias sociaux doivent être développées maintenant. Saisissez l’occasion d’influencer la conversation qui se déroule autour de votre entreprise et de votre marque.

Ne croyez pas une minute que la conversation n’a pas lieu. Sautez sur l'occasion d'influencer la direction - maintenant.