Façons pour un gestionnaire de se préparer à une évaluation du rendement

L’évaluation annuelle du rendement des employés est un processus essentiel des ressources humaines pour documenter les performances d’un employé tout au long de l’année, une occasion de faire part de ses commentaires à l’employé et sert de tremplin pour fixer les objectifs de performance et de développement pour l’année à venir.

Cependant, le rituel annuel du lieu de travail a été comparé à une visite chez le dentiste pour obtenir un traitement de canal. Les deux peuvent être des descriptions précises. Tout comme pour prendre soin de vos dents, l’évaluation annuelle des performances finit par donner l’impression qu’un canal radiculaire est due à un manque d’entretien préventif.

Avec une bonne planification initiale et des bilans de contrôle réguliers, l’évaluation annuelle des performances peut être aussi simple que le nettoyage annuel des dents. Voici sept façons dont un responsable peut se préparer à une évaluation annuelle du rendement d'un employé afin d'en faire une discussion productive et sans douleur:

1. Commencez par les attentes et les objectifs de rendement

La préparation à un examen annuel du rendement commence par le processus d’embauche. Une offre d'emploi et une description de poste bien rédigées indiquent clairement ce que l'on attend de l'employé et à quoi devrait ressembler une bonne performance.

Les attentes en matière de performances ne doivent pas nécessairement prendre la forme d’une description de poste officielle. Découvrez comment rédiger des attentes de performance réelles qui font la différence pour un moyen plus informel et efficace de développer et de communiquer les attentes de performance. Assurez-vous simplement de discuter de ces attentes et objectifs avec l'employé et de les revoir régulièrement. Les choses peuvent changer et quand elles le font, l’employé ne devrait pas être le dernier à savoir.

2. Fournir des commentaires réguliers tout au long de l'année

L’élimination des surprises est un aspect important de l’examen annuel. Les employés méritent et ont besoin de retours positifs et critiques sur une base régulière. Pour que les commentaires soient efficaces, ils doivent être livrés le plus rapidement possible après le résultat ou le comportement de la performance. Certes, les commentaires critiques peuvent être un peu pénibles, mais ils sont beaucoup moins pénibles que de les recevoir tous en même temps à la fin de l’année.

3. Résoudre rapidement et résolument les problèmes de performances

L’examen annuel n’est PAS le moment de régler un problème de performance grave pour la première fois. Les gestionnaires doivent apprendre à reconnaître, diagnostiquer et discuter des problèmes de performance tout au long de l’année.

4. Maintenir la documentation tout au long de l'année

L'un des aspects les plus difficiles de la préparation d'un examen consiste à essayer de se souvenir de tout ce qui s'est passé au cours d'une année. Lorsqu'un responsable ne conserve pas de données sur les performances et les comportements des employés tout au long de l'année, il a tendance à baser son évaluation sur la mémoire récente.

Un moyen simple de documenter tout au long de l’année consiste à conserver un dossier pour chaque employé contenant des rapports de performances, des exemples de bons et de mauvais comportements, des résumés de discussions, des commentaires des clients, des registres de présence et tout autre élément relatif aux attentes et objectifs de performance.

5. Obtenir des commentaires des autres

Bien qu’un responsable soit le mieux placé pour évaluer les performances d’un employé, il est également utile de solliciter les commentaires de clients, de collègues et d’autres responsables. Cela peut être fait de manière régulière et informelle, ou avec une méthodologie d'enquête plus formelle. Les commentaires doivent être confidentiels, anonymes et utilisés globalement pour vérifier et appuyer l’évaluation du responsable.

6. Demander des commentaires à l'employé

Même si un responsable ne doit JAMAIS demander à un employé d’écrire sa propre critique, il est recommandé de demander à l’employé de procéder à une auto-évaluation dans le cadre du processus de préparation. L'employé peut avoir des informations dont le responsable n'était pas au courant et, au minimum, il peut être prévenu à l'avance des angles morts de l'employé.

7. Soyez préparé avec des exemples

Pour la performance, fournissez une documentation de performance objective et mesurable si possible. Pour des commentaires comportementaux, fournissez 2 à 3 exemples spécifiques pour chaque compétence.

Lorsqu'un responsable suit ces conseils de préparation, la discussion annuelle ne doit être qu'un résumé de tout ce qui a déjà été discuté au cours de l'année. L’attention peut alors se tourner pour définir les attentes et les objectifs pour l’année suivante.