Utiliser la formation et le perfectionnement des employés pour motiver le personnel

Vous voulez garder votre personnel motivé pour apprendre de nouveaux concepts? La qualité et la variété de la formation que vous offrez aux employés sont essentielles à la motivation. Les raisons de proposer une formation aux employés sont nombreuses, allant de la formation opérationnelle pour les nouveaux employés à l'introduction d'un nouveau concept dans un groupe de travail à l'installation d'un nouveau système informatique.

Quelle que soit la raison pour laquelle vous organisez une session de formation des employés, il est essentiel de développer la formation des employés dans le cadre d'un programme complet, continu et cohérent. Ce programme de formation du personnel de qualité est essentiel pour garder votre personnel motivé par l’apprentissage de nouveaux concepts et pour que votre service reste rentable.

Composantes essentielles des programmes de formation des employés

Un programme complet de formation des employés comprend un programme officiel de formation pour les nouveaux employés avec un aperçu des attentes en matière d’emploi et des compétences de performance requises pour exécuter des tâches. Un programme de formation pour les nouveaux employés fournit une compréhension fondamentale du poste et de la manière dont le poste s’intègre dans la structure organisationnelle.

Plus le nouvel associé dispose de connaissances de base sur les relations d'un groupe de travail avec les départements auxiliaires, plus le nouvel associé comprendra son impact sur l'organisation.

La formation continue est un autre aspect d’un programme complet de formation des employés. Les programmes de formation des employés les plus efficaces confient la responsabilité de la formation continue à une personne du département. Cette fonction est importante pour que tous les membres du personnel soient au courant des politiques, procédures et technologies.

Nouvelle embauche

Un solide programme de formation pour les nouveaux employés commence par la création d’un manuel de formation des employés. Ce manuel constitue un élément de base des compétences pratiques et techniques nécessaires pour préparer le nouvel individu à son poste.

Pour que le service comprenne les politiques et les procédures en vigueur, un responsable doit s'assurer que les manuels du service ou la formation en ligne des employés sont tenus à jour. Cela inclut toute amélioration du système ou changement de stratégie ou de procédure.

De plus, concentrez-vous sur l'utilisateur lors de la conception des manuels de formation ou de la formation en ligne. Utilisez un langage qui n’est pas celui des entreprises, incluez des images et du multimédia et gardez-le intéressant pour le lecteur. Si possible, intégrez des images de l'écran de l'ordinateur avec des captures d'écran pour illustrer des fonctions, des exemples et des procédures.

Sur la formation professionnelle

Une autre forme de formation pour les nouveaux employés comprend la formation d’un nouvel associé directement à côté d’un associé existant. Certains appellent cela une formation en cours d'emploi ou une formation côte à côte. Cette stratégie permet au nouvel associé de voir directement les différentes facettes du poste. En outre, la formation en cours d'emploi permet au nouvel employé de développer une relation de travail avec un associé existant.

Voici d'autres ressources pour la formation et l'orientation des nouveaux employés.

Formation continue dans la formation des employés

Un programme de formation continue pour un département est tout aussi important que la formation des nouveaux employés. Lors de la formation d'un nouvel associé, sachez qu'il ne conservera qu'environ 40% des informations apprises lors de la session de formation initiale.

Par conséquent, il est nécessaire de rappeler au personnel les différentes procédures et concepts, avec une approche formelle ou informelle.

L’approche formelle ou traditionnelle de la formation des employés inclut souvent un membre de la direction qui envoie un mémo à chaque associé. L’approche informelle et souvent plus attrayante pour un apprenant visuel consiste à envoyer une fiche d’information d’une page.

Cette fiche d’information, appelée alerte de formation, doit être informative et présentée de manière non menaçante. Si une politique ou une procédure change, l'approche informelle préparera mieux le ministère à recevoir cette mise à jour.

Avant de mettre en place un programme de formation continue des employés, l’équipe de direction doit décider du résultat souhaité. Une question importante à considérer: "Voulez-vous que le programme améliore les compétences de votre associé ou voulez-vous aider votre associé dans son développement personnel?"

Bien qu'il y ait des points communs entre ces réponses, la principale différence réside dans la possibilité pour l'équipe de gestion de modeler les futurs membres de l'équipe de gestion. Si le résultat souhaité est simplement de renforcer les compétences sans développement personnel, le département aura un personnel qui sait simplement comment faire son travail un peu mieux.

Bien que ce soit un résultat positif, vous voulez que votre entreprise pense «en dehors de la boîte» et conçoive un programme qui permette et même encourage la réflexion critique et la résolution de problèmes.

Ainsi, lors de la conception d’un programme de formation continue, le résultat souhaité doit associer perfectionnement technique et perfectionnement personnel. Ce type de programme de formation permet au personnel d’acquérir de solides compétences en gestion, ainsi qu’une meilleure compréhension de leur poste et de leurs fonctions, ainsi que de la manière dont ils s’intègrent dans l’organisation.

Associer formation technique et développement personnel

Si, par exemple, vous découvrez au cours du processus d'évaluation que les compétences en rédaction du département sont faibles, vous devrez les améliorer en développant une session de formation correspondante. Cette session d'écriture pourrait inclure des sujets sur les bases de l'écriture, tels que l'orthographe, la ponctuation, la structure de phrase et l'utilisation correcte des mots. En vous basant sur ces bases, vous pouvez donner à vos participants un exercice applicable, comme écrire une lettre à un client pour lui demander de s'excuser pour un envoi tardif.

Fournissez les informations de base du participant sur le client. Dites-leur que le client a acheté pendant dix ans et a toujours effectué ses paiements rapidement. Donnez-leur dix ou quinze minutes pour rédiger un brouillon, puis présentez leur lettre au groupe.

Une fois que quelqu'un a lu une lettre, demandez aux participants de donner leur avis sur les améliorations à apporter. en tant que formateur, soulignez les aspects positifs de la lettre.

Un autre mécanisme qui contribuera à la formation continue consiste à permettre aux membres du personnel de s'affilier à une association ou à un groupe industriel. Ce type d’éducation est tangible et il a été prouvé que son bilan était positif auprès des bureaux locaux et de leurs groupes de commerce de l’industrie. Les membres du personnel ont la possibilité de se réunir périodiquement et de discuter des problèmes auxquels ils sont confrontés.

C'est une expérience positive pour toutes les personnes impliquées: les informations obtenues peuvent s'avérer utiles pour d'autres personnes susceptibles de prendre part à une situation similaire, tandis que les personnes ayant vécu une situation similaire ont la possibilité de parler de leurs solutions qui ont fonctionné efficacement.

Une formation efficace engendre le succès

Le meilleur type de programme de formation des employés pour un groupe de travail est celui qui est adapté à leurs besoins. Alors, comment savez-vous quels sont leurs besoins? L’une des méthodes consiste à travailler avec les membres du personnel responsables de la région. Si possible, effectuez un échantillonnage aléatoire des plans de développement des performances du personnel et recherchez la cohérence dans les domaines de développement nécessaires. Une autre approche consiste à effectuer une évaluation des besoins en formation et à demander aux membres du personnel eux-mêmes quelles compétences ils aimeraient développer.

Quelle que soit la manière dont vous déterminez les types de sessions de formation nécessaires pour les employés, n'oubliez pas que, lors de l'élaboration du cours, respectez le concept d'origine. Si plusieurs concepts sont pris en compte au cours du processus de planification, divisez-les en deux ateliers.

N'oubliez pas qu'une séance de formation productive pour les employés peut et devrait être accomplie en moins de deux heures. Plus de deux heures et vous perdrez votre public. Enfin, au cours de la session de formation proprement dite, organisez au moins une ou deux activités destinées à garder les esprits des participants actifs et à éviter de somnoler ou de rêvasser.

Avez-vous vraiment besoin d'une session de formation des employés?

Une session de formation des employés peut être efficace, mais ce n’est peut-être pas toujours la meilleure approche pour répondre aux besoins de formation. Si le concept que vous introduisez est défini comme une connaissance élémentaire ou commune, créez plutôt une alerte de formation des employés.

Une alerte de formation des employés est une excellente méthode pour communiquer et renforcer des concepts qui seraient considérés comme des connaissances communes ou de nouvelles informations d’emploi. Mettez les alertes de formation des employés en ligne, distribuez-les par courrier électronique ou, dans certains cas, lorsque les employés n'ont pas accès à un ordinateur, écrivez les alertes de formation des employés en format Bullet sur papier.

Utilisez du papier de couleur et ajoutez des reflets et / ou des graphiques au document. J'ai constaté que lorsque les membres du personnel reçoivent un morceau de papier vert fluorescent dans leur boîte aux lettres plutôt que du papier blanc, ils sont plus susceptibles de le prendre et de le lire.

Garder l'apprentissage aller

Si les capacités sont disponibles et que le département souhaite s'amuser tout en apprenant, développez un jeu. Cela peut être n'importe quoi, de Family Feud à Jeopardy et plus encore. Demandez au personnel de répondre aux questions créées par la direction du service concernant les situations de travail et / ou les personnes. C'est incroyable ce que les gens vont se rappeler d'une situation amusante par rapport à une expérience d'apprentissage forcé.

Gardez les cours de formation des employés informatifs et légers. Bien que la communication des idées soit importante, l'objectif premier devrait être de maintenir le personnel intéressé, impliqué et diverti au cours de l'atelier. Cela peut être difficile si vous n'utilisez pas de formateur animé.

Présenter au ministère le concept d'apprentissage mixte. Permettre aux membres du personnel d’atteindre leurs niveaux d’apprentissage à partir de différentes ressources. Bien que les alertes de formation des employés et les sessions de formation des employés proviennent directement de la direction, demandez au personnel de rechercher en ligne d'autres idées susceptibles de convenir dans son service.

Tout d’abord, rappelez-vous que l’apprentissage peut et doit être amusant. Les membres de votre personnel veulent absorber les connaissances et ils voudront probablement apprendre les concepts lorsqu'ils seront présentés de manière nouvelle, vivante et excitante. Modifier les méthodes de formation de vos employés actuels peut aider les gens à s’enthousiasmer pour l’apprentissage.

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Jeffrey Bodimer est directeur des opérations / responsable de la conformité chez American Higher Education Development Corporation.