Façons de demander de l'aide à un parrain de projet

La relation entre un responsable de projet et un sponsor de projet ressemble beaucoup à une relation traditionnelle employé / responsable. Le parrain du projet peut ne pas être le responsable direct du responsable du projet ni même faire partie de la chaîne de commandement du responsable du projet. Néanmoins, le parrain du projet soutient le chef de projet alors que l’équipe de projet travaille à l’achèvement du projet.

À l’instar d’un superviseur, l’un des moyens les plus efficaces par lequel un sponsor de projet aide un responsable de projet est de gérer les problèmes uniquement par une personne disposant de l’influence organisationnelle du sponsor du projet. Lorsque les chefs de projet rencontrent des problèmes que seuls les promoteurs de projet peuvent résoudre, voici ce que les chefs de projet doivent faire.

Échappement Toutes les autres options

Les promoteurs de projet ont tendance à se situer au niveau organisationnel, où la plupart des décisions sont difficiles, car si une décision est facile, elle est prise à un niveau inférieur. Ils doivent prendre des décisions difficiles rapidement, parfois avec des informations limitées.

En tant que chef de projet, vous devez vous assurer que vous avez épuisé toutes les autres options pour résoudre votre problème avant de vous rendre chez le promoteur du projet. Par exemple, supposons qu'un membre de l'équipe de projet ne respecte pas ses engagements. Avant de transmettre le problème au parrain du projet, vous devez essayer de le résoudre individuellement avec le membre de l’équipe du projet. Lorsque cela ne fonctionne pas, vous devez vous adresser au superviseur du membre de l’équipe. Une fois que cela ne résout pas le problème, vous pouvez le soumettre au parrain du projet.

Vous avez épuisé vos options pour résoudre les problèmes de bas en haut. Maintenant, le sponsor du projet peut travailler sur la question de haut en bas. Le parrain du projet devrait régler le problème avec son homologue et vous informer de la marche à suivre convenue.

La dernière chose à faire est de demander au sponsor du projet de proposer une résolution que vous auriez pu mettre en œuvre sous votre propre autorité sans aucune aide. Parfois cela arrive. Tout le monde fait des erreurs. Apprenez de ces situations quand elles se produisent et vous en serez un meilleur gestionnaire de projet. La prochaine fois qu'une situation similaire se présentera, vous y arriverez mieux qu'auparavant.

Soyez précis sur ce dont vous avez besoin

Alors que les promoteurs de projets sont habitués à travailler à partir d'informations incomplètes, un responsable de projet ne doit pas omettre d'informations pertinentes. Il est important que le sponsor du projet ait un contexte pour la situation nécessitant son attention.

Une fois que le sponsor du projet a un contexte approprié pour la décision, précisez ce que vous avez besoin de la part du sponsor. Avez-vous besoin de directives sur la façon de procéder? Avez-vous besoin de l'autorisation pour prendre une mesure particulière? Avez-vous besoin d'un problème résolu? Avez-vous besoin de ressources que vous ne pouvez pas obtenir vous-même?

Si vous n’avez pas pensé précisément à ce dont vous avez besoin, vous pourriez décider de ce dont vous avez besoin, mais vous découvrirez plus tard que vous vous êtes trompé. Réfléchissez bien à la question avant de la présenter au parrain afin de minimiser le risque de perdre son temps.

Gardez votre demande ciblée

Les promoteurs de projets sont des personnes occupées. D'innombrables problèmes entraînent à leur emploi du temps.

Lorsqu'un chef de projet a réellement besoin du temps du sponsor du projet, ce n'est pas une mauvaise chose ni une intrusion dans le temps du sponsor. Le temps passé avec le chef de projet et le parrain du projet devrait être très productif. Gardez votre demande ciblée afin que vous utilisiez le moins de temps possible de votre sponsor.

Au fur et à mesure que votre parrain expérimente une rencontre individuelle productive avec vous, il attend avec impatience vos réunions. Les membres de haut niveau des organisations passent souvent leur temps dans des réunions improductives auxquelles ils doivent assister. Participer à une réunion productive pourrait être un changement de rythme énergique pour votre sponsor de projet.