Façons de contrarier les intervenants de votre projet

En tant que chef de projet, votre travail consiste notamment à vous assurer que les parties prenantes - c’est votre équipe de projet et vos principaux clients et fournisseurs - obtiennent ce dont elles ont besoin du projet. Vos intervenants devraient être vos principaux champions. Ils doivent vous soutenir, vous aider à atteindre les objectifs du projet et à vous assurer que tout le monde va dans la même direction.

Mais c’est facile de les ennuyer. Et lorsque cela se produit, ils peuvent se transformer en personnes qui ne veulent plus rien avoir à faire avec votre projet. C’est un risque énorme pour un chef de projet car vous avez besoin de son aide et de son soutien pour réussir. Sans leur contribution, vous ne pourrez peut-être pas livrer votre projet. Voici des façons d’ennuyer les parties prenantes de votre projet et ce que vous devriez faire à la place.

Omettre de communiquer

La communication devrait représenter environ 80% de ce que vous faites en tant que chef de projet. Si vous ne dites pas ce qui se passe à votre équipe, vos fournisseurs ou vos clients, ils se fâchent vite. Pire encore, ils ont tendance à combler les lacunes en expliquant ce qui se passe, ce qui est probablement inexact et pourrait nuire gravement à la réputation du projet.

Au lieu de cela, rédigez des rapports de projet clairs. Rencontrez-les individuellement et en groupes et tenez-les informés à chaque étape du processus. Élaborez un plan de communication du projet et effectuez une analyse des parties prenantes afin de déterminer qui a besoin d'entendre quoi et quand.

A défaut de demander leur avis

La communication est une chose, mais cela concerne généralement les mises à jour de statut et le suivi de projet. Vous devez faire plus que cela pour les impliquer dans le projet. Cela peut gêner les gens quand ils sont experts en la matière dans un domaine particulier et que vous ne leur demandez pas leur avis sur quelque chose qu’ils sont très qualifiés pour commenter. Les gestionnaires de projet peuvent tomber dans le piège de croire qu’ils doivent tout faire et prendre toutes les décisions eux-mêmes, mais ce n’est pas le cas du tout.

Demandez plutôt leur avis sur la façon de gérer les problèmes liés au projet à mesure qu’ils se présentent. Prendre en compte leurs points de vue. Vous n’avez pas à faire ce qu’ils suggèrent, mais il est utile de créer des relations si vous écoutez. Vous pouvez le faire lors de réunions de projet et être disponible pour écouter quand elles vous parviennent avec des suggestions. Si c’est votre équipe, assurez-vous qu’elles ont l’occasion de faire connaître leur point de vue.

Croire en ses qualifications vous donne des super pouvoirs

Être un PMP® ne fait pas de vous le meilleur chef de projet du monde (même si cela peut aider un peu). Détenir un certificat PRINCE2® Practitioner, un APMP ou toute autre désignation de gestion de projet ne vous rend pas irréprochable.

Parler de vos qualifications tout le temps et de la façon dont les livres fonctionnent est un moyen sûr d’ennuyer vos parties prenantes. Ils ne veulent pas entendre parler de vos excellents résultats à l’examen ni de la façon dont vous appliquez la méthodologie à leur projet. En fait, tout ce qu'ils veulent, c'est que le projet se passe bien. Ils se soucient peu de savoir comment vous y arrivez, la plupart du temps.

Ne présumez pas, par exemple, que vous ne serez pas surpris par un risque de projet, car vous êtes qualifié et savez comment faire de la gestion des risques. Ça arrive aux meilleurs d'entre nous. Il est donc préférable d’être humble et dévoué, de mettre en pratique vos compétences de manière pratique sans croire qu’elles vous placent au-dessus de vos pairs.

Vos qualifications devraient plutôt vous donner tranquillement la confiance nécessaire pour faire votre travail au mieux de vos capacités, mais vous constaterez que beaucoup de personnes qui travaillent en tant que chefs de projet détiennent des certificats. En fait, de nombreuses personnes qui travaillent dans des industries spécialisées sont titulaires de certificats et pour de nombreuses entreprises, les références de votre domaine de compétence, qu’il s’agisse de l’architecture, de la comptabilité ou de la gestion de projet, ne sont qu’un facteur d’hygiène.

Ne vous attendez pas à ce que vos partenaires soient impressionnés et ne parlez pas d’eux tout le temps. Démontrez vos compétences en livrant bien le projet et en montrant comment vous appliquez les connaissances acquises en classe.

Changer la date limite

Lorsque tout le monde s’est inscrit pour projeter des jalons et sait ce qui se passe, vous pouvez tous travailler en harmonie en une seule équipe. Lorsque vous modifiez les délais et que vous ne le dites à personne, les gens commencent à être agacés.

Changer les dates a un impact énorme sur le travail des autres. Ils ont peut-être réservé des vacances autour de leur travail critique dans le projet. Ils ont peut-être été obligés de remplacer les ressources d'autres équipes, car il est nécessaire de faire participer le projet à un moment donné. Si vous modifiez les dates sans comprendre tout ce fond, vous pouvez alors mettre le projet en péril.

Votre sponsor de projet comprendra plutôt si vous ne pouvez pas atteindre les jalons convenus. Les choses changent. De nouveaux éléments sont ajoutés à la portée de votre projet ou des éléments retirés. Mais ce n’est pas à vous de vous mettre d’accord pour changer les délais. Travaillez avec votre équipe de projet pour comprendre l'impact du changement. Ensuite, proposez une solution au sponsor de votre projet, en expliquant les raisons qui ont motivé la modification des dates.

Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont conscientes du changement et de son incidence éventuelle sur leur travail. Ensuite, avec l’accord de tous, apportez les modifications et mettez à jour la documentation de votre projet. Vous ne devez jamais simplement modifier les dates sans en informer préalablement le reste de l'équipe.

Perdre leur temps

Les réunions doivent être efficaces, bien gérées et utiliser au mieux le temps de chacun. Mais ce n’est pas toujours le cas. Souvent, les parties prenantes se plaignent d'avoir perdu leur temps en réunions. Il n’ya pas eu d’agenda, ou la décision qu’ils s’attendaient à prendre n’a pas été prise parce que les mauvaises personnes se trouvaient dans la salle.

Vous avez également d’autres occasions de perdre leur temps - ce ne sont pas que des réunions. Ne pas encombrer leur boîte de réception en leur mettant une copie des courriels quand ils n’ont pas besoin de le faire. Au lieu de cela, les parties prenantes à des projets ont également un autre travail à faire. Elles doivent donc utiliser leur temps judicieusement. Assurez-vous que vos réunions ont un ordre du jour. Planifiez-les, invitez les bonnes personnes et assurez-vous du suivi.

Envoyer des emails uniquement aux personnes concernées. Si vous devez envoyer un message à quelqu'un, assurez-vous qu’il comprenne pourquoi il est important qu’il en soit conscient, et évitez la redoutable "répondre à tous" aussi loin que vous le pouvez. Sachez simplement que d’autres personnes sont occupées et que votre projet n’est pas leur principale priorité (si c’est le cas).