Comment savoir quand vous avez besoin d'une politique d'entreprise

Les politiques et procédures de la société garantissent un lieu de travail sûr, organisé, convivial, responsabilisant et non discriminatoire. Les politiques protègent les employés d'un environnement de favoritisme et de traitement inéquitable gratuit. Mais si vous essayez de créer des stratégies pour chaque imprévu, vous ne disposerez pas de la latitude de gestion nécessaire pour répondre aux besoins de chaque employé. Avoir trop de politiques augmente également la probabilité que les gestionnaires les appliquent de manière inégale et inéquitable.

Vous pouvez atteindre un équilibre sain. Dans la plupart des cas, si vous vous adressez directement à des employés qui se comportent de manière inappropriée pour votre lieu de travail, vous n'aurez peut-être pas besoin de développer une nouvelle stratégie d'entreprise.

Directives de politique

Envisagez de créer une politique dans ces situations:

• Si les actions des employés indiquent une confusion quant à la manière la plus appropriée de se comporter (codes vestimentaires, courrier électronique, règles Internet ou utilisation d'un smartphone)
• Si les employés ont besoin de conseils sur le traitement des situations courantes (normes de conduite, dépenses de voyage ou achat de marchandises de la société)
• Protéger légalement la société (enquêtes cohérentes sur des accusations de harcèlement, d’embauche non discriminatoire ou de promotion)
• Pour rester en conformité avec les politiques et lois gouvernementales (FMLA, ADA, EEOC ou salaire minimum)
• Établir des normes de travail, des règles et des règlements cohérents (discipline progressive, règles de sécurité, règles en matière d'infraction ou règles relatives à l'usage du tabac)

• Offrir un traitement uniforme et équitable aux employés (admissibilité aux avantages, congés payés, aide aux frais de scolarité, période de congé, ou fonction de juré)

Il peut y avoir d'autres raisons pour développer une politique. Rappelez-vous, cependant, ne laissez pas le mauvais comportement d'un employé forcer la mise en œuvre d'une politique qui affectera les autres employés.

Articuler les objectifs politiques

Une fois que vous avez déterminé qu'une stratégie est nécessaire, documentez-le par écrit pour définir vos objectifs de création. Si possible, expliquez aux employés pourquoi vous appliquez la stratégie. Incluez suffisamment de détails dans la politique pour clarifier la position de l'entreprise, mais n'essayez pas de couvrir toutes les situations potentielles.

Si possible, veillez à ce que la politique soit aussi courte et simple que possible, mais certaines politiques relatives à des domaines juridiques, telles que l’approche adoptée par la société vis-à-vis de la Family Medical and Leave Act, la discrimination ou l’enquête sur les plaintes ou le système de discipline progressive, peuvent nécessiter une longue

Collecter des informations

Découvrez des exemples de politiques. Vous pouvez avoir de la difficulté à trouver un exemple parfaitement adapté à la situation, à la langue et à la culture de votre entreprise, mais vous pouvez utiliser des exemples de stratégies comme base plutôt que de rédiger votre stratégie à partir de rien.

Vous pouvez également vous abonner à un service fournissant des exemples de stratégie. La Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM) fournit également des exemples de politiques aux membres.

Dans certains cas, vous voudrez peut-être consulter vos avocats spécialisés en droit du travail pour savoir ce qu'ils ont à leur disposition. Surtout lorsqu'une nouvelle loi est adoptée ou que le ministère du Travail édicte de nouvelles règles, les cabinets d'avocats rédigent pour leurs clients des politiques génériques que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins.

Développer, rédiger et réviser la politique

Rédigez la politique en utilisant des mots et des concepts simples. Parlez directement aux employés qui liront, appliqueront et respecteront la politique.

Après chaque paragraphe, demandez-vous des questions hypothétiques pour vous assurer que la politique couvre les principes de base et les exceptions et questions normales. Ne pas obsédé par cela, cependant; aucune police ne couvrira toutes les éventualités possibles.

Sélectionnez un groupe pilote de plusieurs employés pour lire la politique et posez des questions pour déterminer si les employés seront en mesure de la comprendre et de la suivre. Réécrivez la stratégie en fonction des commentaires.

Obtenir un soutien de la direction et un examen juridique

Examinez la stratégie avec les gestionnaires qui devront la suivre pour obtenir leur soutien et leur propriété. Bien que vous ayez probablement démarré ce processus lorsque vous avez identifié le besoin de la stratégie, le support de gestion lors de la mise en œuvre de la stratégie est essentiel.

Si la politique a des implications juridiques, est de nature contentieuse ou a des implications personnelles pour les employés (telles que les procédures de sécurité), demandez à votre avocat de les réviser avant de les distribuer. Assurez-vous de communiquer à votre avocat que vous souhaitez que la politique soit révisée pour ses implications juridiques et le libellé approprié, mais que vous ne voulez pas qu'elle soit reformulée dans un jargon juridique.

Mettre en œuvre la politique

Distribuez et examinez la nouvelle stratégie aux employés en petits groupes, individuellement ou lors d'une réunion d'entreprise, selon que la stratégie est controversée et si elle est facile à comprendre. Donnez aux employés une chance de poser des questions.

Fournissez aux employés une copie de la politique et demandez-leur de signer qu'ils l'ont reçue et qu'ils l'ont bien comprise. Ils devraient conserver une copie pour leurs propres fichiers.

Exemple de déclaration de politique

Voici un exemple d'instruction à utiliser:

J'accuse réception et compréhension de la politique de votre société. La police entre en vigueur le date jusqu'à nouvel ordre.

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Signature de l'employé

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Nom de l'employé (en lettres moulées)

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Rendez-vous amoureux

Décidez comment vous communiquerez la politique à l'avenir

Incluez la politique dans votre manuel de l'employé. Vous pouvez également souhaiter que la politique fasse partie de l'orientation de votre nouvel employé. Certaines entreprises placent des stratégies dans leur intranet ou dans un dossier de stratégies sur le lecteur commun du réseau informatique. Déterminez si vous souhaitez également distribuer la stratégie par des méthodes supplémentaires.

Les anciennes stratégies de données et d'archivage que cette stratégie remplace. Vous pouvez en avoir besoin à des fins légales ou à titre de référence.

Interpréter et intégrer la politique

L’application de votre politique et vos pratiques de travail détermineront le sens réel de la politique. N'oubliez pas d'être cohérent et juste lorsque vous interprétez la politique au fil du temps. Si vos pratiques diffèrent de la politique écrite, révisez-la et réécrivez-la si nécessaire.

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