Les meilleurs points positifs et négatifs sur les descriptions de poste

Les descriptions de travail des employés sont des déclarations écrites décrivant les tâches, les responsabilités, les qualifications requises et les liens hiérarchiques d'un travail particulier. Ils reposent sur des informations objectives obtenues par l’analyse des emplois, une compréhension des compétences et aptitudes requises pour accomplir les tâches requises et les besoins de l’organisation en matière de production de travail.

Les descriptions de travail des employés identifient et définissent les responsabilités d'un travail spécifique. Ils incluent également des informations sur les conditions de travail, les outils, l'équipement utilisé, les connaissances et les compétences requises et les relations avec les autres postes, y compris avec le supérieur hiérarchique immédiat.

Élaborées de manière efficace, les descriptions de travail des employés sont des outils de communication essentiels au succès de votre organisation. D'autre part, les descriptions de travail des employés mal rédigées ajoutent à la confusion sur le lieu de travail, à un manque de communication et donnent l'impression aux gens de ne pas savoir ce qu'on attend d'eux.

Si vous utilisez les descriptions de travail des employés comme des documents vivants et actualisés qui sont mis à jour régulièrement pour refléter les nouvelles exigences de chaque employé, ces descriptions peuvent devenir davantage un plan de travail qu'un document non pertinent.

Points positifs sur les descriptions de travail

Les descriptions de travail fournissent les éléments suivants:

1. Fournissez une occasion de communiquer la direction de votre entreprise et d'informer les employés sur leur place dans leur vision d'ensemble: Que vous soyez une petite ou une grande entreprise ou une organisation multi-site, des descriptions de travail bien rédigées vous aideront à aligner l'orientation de l'employé sur celle de votre direction.

   L'alignement des employés sur vos objectifs, votre vision et votre mission est un gage de succès pour votre organisation. En tant que leader, vous garantissez la trans-fonctionnalité de tous les postes et rôles nécessaires pour satisfaire vos clients.

1. Définissez des attentes claires sur ce que vous attendez des gens: Ferdinand Fournies, dans Pourquoi les employés ne font-ils pas ce qu’ils sont censés faire et quoi faire à ce sujet? dit que l'attente des travailleurs est le premier endroit à regarder si les gens ne font pas ce que vous voulez qu'ils fassent. Il dit que vous devez vous assurer que tous les employés comprennent clairement vos attentes - et que cette compréhension commence par la description de travail de l'employé. Cela est vrai si vous recrutez de nouveaux employés ou si vous affichez des emplois pour des candidats internes.

1. Aidez-vous à vous couvrir légalement: Par exemple, pour vous conformer à la loi américaine sur les personnes handicapées (CDA), vous devez vous assurer que la description des exigences physiques du travail est exacte à la lettre.
2. Aidez les employés de l'organisation, qui doivent travailler avec le nouvel employé, à comprendre les limites des responsabilités de la personne: Les personnes qui ont été impliquées dans le processus d'embauche sont plus susceptibles de soutenir le succès du nouvel employé ou du collègue promu. Développer des descriptions de travail des employés est un moyen facile d'impliquer les personnes dans le succès de votre organisation.

N'oubliez pas, lors de l'élaboration des descriptions de travail des employés, que celles-ci constituent l'un des éléments d'un système de gestion du rendement efficace. Prenez en compte ces avertissements concernant les descriptions de travail des employés.

Potentiel négatif des descriptions de travail des employés

Les descriptions de travail des employés ont leurs inconvénients, notamment:

1. Ils deviennent obsolètes dans un environnement de travail dynamique, changeant et axé sur le client: Vous devez compléter les descriptions de travail des employés par des objectifs et des opportunités de développement négociés régulièrement, au minimum une fois par trimestre, de préférence une fois par mois. L'employé doit rencontrer le patron, ou l'équipe, pour établir la prochaine série d'objectifs spécifiques et mesurables.

   Cette rencontre doit aussi être réaliste. Si l'employé reçoit de nouveaux objectifs et est toujours responsable de toutes les tâches énumérées dans la description de travail de l'employé d'origine, cela est injuste.

   En particulier, si les objectifs et les réalisations professionnelles sont liés au salaire ou aux primes, vous devez regarder où l’employé investit son temps. Si les descriptions de travail de l'employé fournissent une image inexacte, modifiez la description de travail de l'employé.

1. Ne pas toujours avoir assez de flexibilité pour que les individus puissent "travailler en dehors de la boîte": Les descriptions de travail des employés doivent être flexibles pour que les employés se sentent à l'aise dans la formation croisée, puissent aider un autre membre de l'équipe à accomplir une tâche et avoir la certitude qu'ils peuvent prendre les décisions qui s'imposent pour servir leurs clients.

   Vous voulez des personnes qui sont à l'aise de prendre des risques raisonnables pour repousser leurs limites.

2. Ne fournissez pas toujours des évaluations du travail quotidien d'un employé: Outre la mise à jour des buts et objectifs réguliers suggérés, les descriptions de travail des employés font partie intégrante du système de gestion du rendement et d'évaluation. Ils sont utilisés pour déterminer les augmentations de salaire et l’admissibilité aux primes.

   Ils constituent une référence de travail pour déterminer comment une employée passe son temps au travail quotidiennement. Ils fournissent un foyer mesurable d'énergie et d'attention.

1. Peut s'asseoir inutilisé dans un tiroir et est donc une perte de temps: Les descriptions de travail des employés doivent faire partie intégrante de votre processus de sélection des employés.

Bottomline

Vous pouvez utiliser les descriptions de travail des employés pour obtenir l’actionnariat des employés et pour suivre les paramètres des compétences et des aptitudes que vous recherchez. Lors de l’embauche, des descriptions de travail bien rédigées peuvent vous aider à prendre des décisions judicieuses en matière d’embauche. Et le recrutement de la bonne équipe est essentiel à votre réussite future.