Questions d'entrevue communes de réceptionniste et meilleures réponses

Dans de nombreuses organisations, les réceptionnistes sont le visage de l'entreprise. Chaque nouveau client, demandeur d'emploi, employé ou fournisseur tiers passera chez un réceptionniste ou s'enregistrera auprès de celui-ci. Les employeurs sont donc impatients de trouver quelqu'un de responsable, amical et calme.

10 questions typiques posées lors d'un entretien avec une réceptionniste

Vous trouverez ici des questions fréquemment posées aux réceptionnistes, des exemples de réponses et des conseils pour savoir quoi dire pendant votre entretien.

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Regarder maintenant: Comment répondre à 4 questions communes d'entretien d'embauche

1. Que faites-vous pour rester dans un environnement de travail dynamique?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: Votre intervieweur veut être sûr de pouvoir suivre le rythme. Comment vous le faites est probablement sans importance, mais vous devriez avoir une réponse claire et confiante prête.

La première chose que je fais est de garder mon calme, car une attitude frénétique et stressée n’est pas utile et n’est pas non plus un bon regard devant le personnel ou les clients. J'essaie de trier les tâches afin de toujours commencer par la tâche la plus importante. Habituellement, c'est tout ce qui concerne l'un des clients de l'entreprise. De plus, je garde une liste de tout ce que je dois faire pour ne pas négliger des responsabilités importantes.

2. Comment gardez-vous votre horaire quotidien organisé?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: Comment vous organisez votre journée n'est pas vraiment le point. Le but est de démontrer que vous êtes bien organisé et que vous accomplirez toutes vos tâches de manière compétente et en temps voulu.

Chaque jour, je commence par dresser une liste de tout ce que je dois accomplir. Je consulte mon calendrier pour des réunions ou des rendez-vous afin de pouvoir en prendre connaissance, et obtenir une couverture à la réception si nécessaire. Dans mon travail, la communication est essentielle, aussi je réponds constamment au téléphone et vérifie mes courriels pour de nouvelles demandes, puis je mets à jour ma liste de tâches avec les tâches à effectuer en conséquence.

3. Quel rôle une réceptionniste joue-t-elle dans la première impression d’une organisation sur un client?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: Votre intervieweur doit être sûr que vous comprenez le poste pour lequel vous postulez, mais cette question peut aussi être culturelle et toucher à votre philosophie du travail.

Une réceptionniste peut faire une grande impression - positive ou négative - sur les clients. Étant donné que je suis l’une des premières personnes que les clients voient, une interaction frustrante ou médiocre peut vraiment détacher leur opinion sur la société ou sur l’expérience globale qu’ils ont vécue. Pour moi, c'est comme quand l'hôte vous accueille dans un restaurant. Si elles semblent frénétiques ou agissent grossièrement, alors vous pourrez avoir l’impression que votre nourriture n’est pas aussi savoureuse. C'est pourquoi je m'assure toujours de saluer les gens avec le sourire aux lèvres et de faire en sorte que tous les clients se sentent comme s'ils avaient toute mon attention.

4. Parlez-moi d'une occasion où vous avez eu affaire à un client ou à un invité en colère, que ce soit au téléphone ou en personne. Comment avez-vous géré la situation?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: C’est l’une des nombreuses questions qui peuvent vous être posées concernant la façon dont vous gérez des conditions stressantes et difficiles. On pourrait également vous demander comment vous avez réagi à une activité criminelle ou contraire à l'éthique. Être honnête. Ne pas exagérer et ne vous vendez pas à découvert.

En tant que réceptionniste chez le médecin, j'ai souvent eu affaire à des patients frustrés au téléphone. Une fois, une femme était si furieuse que le service de facturation ne l'avait pas rappelée le même jour, qu'elle a commencé à me crier dessus au téléphone. C'était désagréable! Ce que j'essaie de faire dans ces situations, c’est penser au stress que doit ressentir la personne pour se comporter de cette façon. Après une minute à crier, j'ai dit: "Vous devez être vraiment frustré. Pouvez-vous m'en dire plus sur ce qui se passe?" Cela a aidé à ralentir la conversation et à réduire son volume. Elle a expliqué la situation dans son ensemble et je l'ai rassurée sur le fait que notre facturation était en train de passer la journée et qu'elle serait en contact. Je lui ai également dit que je mettrais une note sur le bureau de la personne facturante, lui demandant de rappeler la femme pour la première fois. À la fin de l'appel, elle était beaucoup plus calme et s'est excusée pour ses propos durs.

5. Êtes-vous prêt à faire des heures supplémentaires?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: Si vous n'êtes pas disposé à faire des heures supplémentaires, dites-le. Si vous êtes prêt à faire des heures supplémentaires mais dans certaines limites, dites-le également. Oui, il y a des entreprises où ne pas faire des heures supplémentaires vous coûtera le travail. Mais prendre un engagement que vous ne pouvez pas tenir, ou vous mettre dans une position dans laquelle vous devez sacrifier votre bien-être ou celui de votre famille pour votre travail, n’est pas une option acceptable. Vous avez besoin d'un travail qui correspond à votre disponibilité.

Je suis à l'aise de faire des heures supplémentaires plusieurs fois par mois, à condition de recevoir un préavis d'un jour à l'avance. Avoir un heads-up me permet de réorganiser mes plans plus facilement. En un rien de temps, je peux très probablement faire des heures supplémentaires le jour même, mais je préférerais vraiment avoir un préavis d'un jour.

6. Combien d'employés ont travaillé dans votre dernier bureau?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweur veut savoir dans quel type d'environnement vous avez travaillé, comment il se compare à l'entreprise avec laquelle vous interviewez et si vous êtes à l'aise pour travailler dans de petits et / ou grands lieux de travail.

Dans mon dernier bureau, il y avait cinq employés. C'est assez petit pour que nous commencions à nous sentir un peu comme une famille. Vous savez, tout le monde savait que Martha au service de la facturation avait besoin de deux tasses de café avant de pouvoir poser des questions compliquées. Auparavant, cependant, mon bureau était assez grand - 60 employés. Je me sentais à l'aise dans les deux environnements, bien que le premier mois dans le grand bureau ait été un peu difficile, car je devais déterminer qui faisait quoi et où diriger les appels avec de nombreuses options disponibles.

7. Décrivez vos fonctions antérieures d’assistante administrative, de secrétaire ou de réceptionniste.

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweur veut passer en revue les responsabilités que vous avez énumérées dans votre CV et confirmer qu'elles correspondent au poste qui vous est proposé. C'est également une bonne occasion de développer les points mis en évidence dans votre expérience de travail.

En tant que réceptionniste chez ABC Financials, j'étais la première personne pour les clients. J'ai répondu à la ligne téléphonique générale, ainsi qu'aux téléphones des cinq vice-présidents de la société. J'étais également en charge de la réception des colis et de la distribution du courrier, de l'accueil et de l'accompagnement des clients et des fournisseurs vers les salles de réunion, ainsi que de la mise à jour de l'adresse e-mail d'informations générales de la société. J'avais également de nombreuses responsabilités administratives: je gérais les calendriers de ces vice-présidents, organisais leurs voyages d'affaires et aidais à créer et à peaufiner des présentations PowerPoint et d'autres documents à distribuer lors d'événements.

8. Comment hiérarchisez-vous les appels, les clients, les livraisons et les autres problèmes à résoudre immédiatement?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweurveut savoir si vous êtes doué pour le multitâche, l’organisation du temps et la hiérarchisation des tâches. C'est également une bonne occasion de souligner comment vous avez fait face à de multiples priorités et d'expliquer comment vous les avez toutes traitées.

Le multitâche est essentiel lorsque le bureau est occupé. Chaque fois que ce n'est pas impoli, j'essaie d'exécuter quelques tâches en même temps. Par exemple, je peux facilement répondre à un appel téléphonique lors de la signature d'un colis par le livreur. Lorsque le multitâche n'est pas possible, je me concentre sur les clients et les clients en priorité absolue. Si nécessaire, je leur demanderai s'ils peuvent me donner une minute pour effectuer une autre tâche. Si les choses sont vraiment occupées, j'essaie d'appeler un collègue pour qu'il me couvre.

9. Quelles sont vos compétences en informatique?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweur souhaite que vous confirmiez vos compétences informatiques, si votre niveau de compétence est compatible avec les attentes de l'entreprise et les programmes avec lesquels vous êtes le plus à l'aise. Si possible, c'est une bonne idée de rechercher les programmes que l'entreprise utilise avant l'entrevue.

J'ai de très bonnes compétences en informatique. En plus de bien connaître Microsoft Office, j’avais l'habitude de mettre à jour le site Web de la société dans mon dernier rôle. Je suis donc à l'aise avec WordPress. Lorsque je commence à utiliser un nouveau programme ou une nouvelle application, je trouve généralement que la recherche en ligne permet de répondre à la plupart de mes questions, bien que j'apprécie beaucoup de recevoir un tutoriel de la part d'un collègue.

10. Parlez-moi de votre expérience de service à la clientèle.

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweur souhaite obtenir un aperçu de votre expérience en matière de service à la clientèle: combien d'années, des exemples spécifiques et les compétences avec lesquelles vous êtes à l'aise pour résoudre des problèmes.

Je travaille dans le service à la clientèle depuis mon adolescence. Mon premier emploi a été dans une librairie, où j’aidais les clients à trouver des livres et couvrais parfois la caisse. Au collège, j'avais aussi un travail dans le commerce de détail, cette fois-ci, dans la vente de vêtements. Ensuite, bien sûr, en tant que réceptionniste chez ABC Company, j’ai également traité avec des clients, bien que, dans ce rôle, je n’effectue pas directement de vente. Je me sens vraiment à l'aise d'interagir avec les clients et de résoudre leurs problèmes, que ce soit pour trouver le livre qu'ils recherchent ou pour changer l'heure de leurs rendez-vous avec un dirigeant.

Conseils pour répondre aux questions d'un réceptionniste

Les meilleurs réceptionnistes sont des communicateurs attentifs, organisés et excellents. Par conséquent, les candidats doivent se présenter prêts à répondre à des questions d'entretiens ouvertes qui évalueront leur expérience, leur connaissance des outils, des processus et des compétences du lieu de travail, notamment le service à la clientèle, le multitâche et la capacité de faire des appels rapides.

Dans ce cas, les intervieweurs ne recherchent pas nécessairement des réponses par oui ou par non. Au lieu de cela, ils s'attendent à ce que les candidats fournissent des exemples spécifiques décrivant comment ils ont géré les situations passées sur leur lieu de travail et posent des questions soigneusement documentées sur les priorités, les attentes, les objectifs et les défis de l'entreprise.

En raison des progrès technologiques sans cesse croissants sur le lieu de travail, les réceptionnistes doivent également posséder de solides compétences techniques. Vous devez avoir de l'expérience dans l'utilisation de systèmes téléphoniques et de machines de bureau telles que des imprimantes, des copieurs, des scanners et des télécopieurs (oui, toujours), en plus d'applications informatiques telles que MS Office et de logiciels spécifiques à l'industrie.

7 questions à poser à l'intervieweur

Les intervieweurs s'attendent à ce que vous posiez des questions. Voici une liste de questions que vous pouvez poser pendant ou à la fin de votre entretien:

1. Pouvez-vous m'en dire plus sur les responsabilités quotidiennes de ce travail?
2. Quelles qualités recherchez-vous chez une personne que vous souhaitez embaucher pour l'entreprise?
3. Quelles sont vos attentes pour ce travail et comment mesurez-vous le succès?
4. Pourquoi la dernière personne qui occupait cet emploi est-elle partie?
5. À qui cette position fait-elle rapport?
6. Quelles sont les opportunités d'avancement professionnel au sein de l'entreprise?
7. La société offre-t-elle des possibilités de formation aux employés?

Comment faire la meilleure impression

Un poste de réceptionniste peut être considéré comme un poste d’entrée, mais il peut aussi être la première étape dans l’échelle de l’entreprise. Un employeur potentiel sera attiré par une personne confiante et assurée. Vous serez souvent la première personne que leurs clients ou patients rencontreront lorsqu’ils entreront dans le bureau pour la première fois.

Assurez-vous que votre première impression est la meilleure possible. Voici comment se préparer pour une entrevue. Avec un CV hors concours, prenez le temps d'habiller la partie lorsque vous interviewez. Si vous obtenez le poste, vous serez la personne de première ligne et il est important de montrer à l’employeur votre image professionnelle.

Si vous ne savez pas quoi porter pour votre entrevue, consultez ces conseils sur la façon de vous habiller pour une entrevue. Si votre CV et votre tenue professionnelle sont au rendez-vous et que vous êtes prêt à répondre aux questions, vous réussirez à obtenir le poste pour lequel vous interviewez.