Comment rédiger une demande de proposition ou une demande de proposition

Une demande de proposition, parfois appelée demande de proposition (RFP ou RFQ), est un document qu'une entreprise produit quand elle souhaite acheter un produit et souhaite mettre ses spécifications à la disposition du public. C’est généralement le cas lorsque plusieurs entreprises soumissionnent pour des travaux et que la demande de propositions invite à des prix plus compétitifs. Toutefois, si vous ne préparez pas la demande de proposition correctement, vos efforts risquent de générer des offres inutiles, voire pire. Voici comment procéder pour créer une demande de propositions afin d’obtenir les meilleurs résultats.

Difficulté: Moyenne

Temps requis: Plusieurs jours

Les 12 étapes

1. Fais tes devoirs:Déterminez ce dont vous avez besoin, ce que vous voulez et ce qu'il est possible de faire avant de commencer à rédiger votre demande de propositions. N'émettez pas de RFP pour une machine pouvant produire 1 500 widgets par heure si vous n'avez jamais vendu plus de 25 par mois. Il ne sert à rien de lancer un appel d'offres pour une voiture de grande puissance lorsqu'un messager peut traverser le trafic aussi rapidement à vélo.
2. Distinguez vos besoins et vos désirs: Si vous souhaitez acheter une application capable de transmettre des images entre le siège et vos fourgonnettes sur le site, vous pouvez spécifier le nombre d'images par seconde dont vous avez besoin, la taille maximale des images dont vous avez besoin et la résolution requise. Bien que ces images soient en couleur, décidez si cela est vraiment nécessaire. Si vous avez vraiment besoin de certains éléments spécifiques, utilisez des mots tels que "volonté", "doit" et "doit". Cela indique que ce sont les exigences. Les spécifications qui ne sont que des "souhaits" devraient être identifiées par des mots tels que "peut", "peut" et "facultatif".

1. Décidez à quoi ressemblera le gagnant: Les propositions que vous recevez en réponse à votre demande de propositions seront différentes. Chaque entreprise répondante aura des forces et des faiblesses différentes. Certains se concentreront sur le coût le plus bas. D'autres vont se concentrer sur la meilleure qualité. Et d'autres offriront un ensemble complet de fonctionnalités. Décidez dès le départ ce que vous recherchez: le coût le plus bas, la livraison la plus rapide ou une combinaison des deux.
2. Organiser le document: Tout ce que vous écrivez pour les affaires doit faire l’objet d’une réflexion approfondie et doit être organisé. Un contour est un bon endroit pour commencer. Au minimum, vous aurez besoin de sections pour une introduction, les exigences, les critères de sélection, les calendriers et les processus. Beaucoup de ces sections auront des sous-sections.

1. Écrire l'introduction: C’est là que vous expliquerez aux soumissionnaires potentiels pourquoi vous publiez la demande de proposition et ce que vous espérez réaliser en le faisant. L’introduction peut aussi inclure un résumé des points clés extraits des autres sections, y compris la date d’échéance. L’introduction d’une RFP pour un système de transmission d’images pourrait se lire comme suit: "La société XYZ sollicite des propositions pour un système très fiable et simple à utiliser, capable de transmettre des images du bureau principal aux fourgonnettes n’importe où dans la région métropolitaine. doit être reçu au plus tard le lundi 5 mars 2007 à 8 heures, heure normale du Pacifique. "

1. Expliquez les exigences: Cette section est l’une des plus importantes et prend généralement le plus de temps. Vous devrez spécifier la taille et la clarté des images à transmettre ainsi que la vitesse nécessaire. Soyez précis, mais ne dites pas aux soumissionnaires comment vous voulez que le travail soit accompli à moins que ce ne soit essentiel. Vous voudrez peut-être diviser cette partie en sous-sections. Par exemple (a) la taille et la qualité de l’image (b), ce qui peut inclure à la fois la vitesse souhaitée et toutes les exigences qui rendent la transmission sécurisée (c) les options souhaitées, dans lesquelles vous pouvez indiquer la couleur comme option souhaitable.

1. Les critères de sélection: Voici où vous indiquez aux enchérisseurs comment vous allez sélectionner l'enchère gagnante. Vous pouvez divulguer autant ou aussi peu que vous le souhaitez. C'est une bonne idée d'inclure une phrase du type: "Le soumissionnaire retenu, le cas échéant, sera sélectionné uniquement selon le jugement de la société XYZ". Vous voudrez peut-être créer une feuille de calcul attribuant à chaque offre une certaine plage de points dans chaque catégorie.Ensuite, demandez à une équipe de choisir la meilleure offre parmi celles ayant obtenu les trois meilleurs scores.
2. Les délais: Cette section indique aux entreprises la rapidité avec laquelle elles doivent agir et la durée prévue du processus. Soyez raisonnable lorsque vous fixez vos délais. Ne demandez pas de propositions pour des systèmes complexes, puis donnez quelques instants aux soumissionnaires. Prévoyez plus de temps pour préparer une offre si votre demande de proposition est volumineuse, si l'achat souhaité est compliqué ou si vous souhaitez une réponse très détaillée. C'est également à cet endroit que vous pouvez indiquer aux soumissionnaires combien de temps le processus d'évaluation prendra lorsqu'ils seront informés de leur succès, et combien de temps ils devront livrer ce qu'ils ont promis.

1. Processus: Utilisez cette section pour expliquer le fonctionnement du processus, de l'envoi de la demande de proposition à l'attribution du contrat, en passant par le début des travaux. Cette section pourrait indiquer: "Les offres doivent être envoyées à la date spécifiée à l'étape 8. Toutes les offres seront examinées pour vérifier si elles répondent bien à toutes les exigences et sont recevables. Toutes les offres recevables seront évaluées par X catégories (vous pouvez nommer les catégories si vous souhaitez) et les trois meilleures offres seront évaluées par l'équipe chargée de la proposition afin de sélectionner le soumissionnaire gagnant et une autre solution. Les négociations avec le soumissionnaire retenu devraient aboutir à l'attribution du contrat dans les deux semaines. "

1. Décidez comment envoyer l'appel d'offres: La plupart des RFP sont postés, mais ils ne doivent pas l'être. Vous pouvez envoyer une demande de proposition par courrier électronique ou la publier sur le site Web de votre entreprise. Assurez-vous simplement de spécifier le nom (ou le numéro d'enchère) que les soumissionnaires devraient utiliser pour identifier la DP à laquelle ils répondent.
2. Décidez qui recevra la demande de proposition: Vous avez peut-être déjà identifié les fournisseurs auprès desquels vous souhaitez acheter. Votre entreprise peut même avoir une liste de fournisseurs acceptables. Sinon, vous pouvez rechercher des fournisseurs via votre réseau professionnel, en effectuant une recherche en ligne ou en demandant aux fournisseurs de confiance d'autres matériaux de vous recommander leurs solutions. Ne limitez pas la liste des destinataires de votre demande de propositions aux grandes entreprises ou aux fournisseurs établis. Vous pourriez trouver de meilleures idées et des prix encore meilleurs de la part de petits fournisseurs qui sont souvent plus désireux de gagner votre entreprise.

1. Avertissez le gagnant: Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus, il est temps de sauter le pas et d'aviser le RFP gagnant qu'il est temps d'aller de l'avant avec le projet.