Gestion de projet de base 101: Qu'est-ce que c'est?

La gestion de projet est l'un des composants les plus critiques d'une entreprise prospère. Elle affecte les revenus et les passifs, et finit par interagir avec la satisfaction et la rétention des clients ou des clients. Votre entreprise n’a peut-être qu’un seul projet à la fois, alors que d’autres grandes entreprises et entités peuvent gérer plusieurs projets à la fois. De par leur nature, les projets sont temporaires.

Les projets sont un moyen d'atteindre un objectif, et l'objectif sera éventuellement atteint. Votre entreprise peut passer à un autre projet … ou pas. C'était peut-être un objectif unique.

Les projets suscitent un besoin croissant dans la population active. Le Project Management Institute a estimé qu'au cours de la période 2010-2020, plus de 15 millions de nouveaux postes de gestion de projet seraient créés dans le monde.

Qu'est-ce que la gestion de projet?

La gestion de projet ne représente pas l’ensemble des opérations de votre entreprise. Ce n'est qu'un segment, un projet spécifique avec un plan détaillé indiquant comment vous et votre entreprise allez atteindre cet objectif. C'est un plan détaillé en une série d'étapes, chacune aussi importante que l'autre. Vous devez en réaliser un pour pouvoir passer au suivant.

Pensez à la gestion de projet comme une échelle que vous devez gravir. Vous ne pouvez pas sauter au sommet. Vous devez le prendre pour un maximum d'efficacité. Votre équipe doit appliquer les outils mis à sa disposition, ainsi que son expertise et ses connaissances, pour exécuter chaque étape et passer à la suivante.

Il est assez facile de dire que vous voulez aller à la case A, vous allez donc faire 25 pas dans cette direction. Cependant, vous devez également prendre en compte les contraintes de temps dans votre plan de projet et vous devrez probablement travailler dans les limites d'un budget. Vous pouvez explorer ces 25 étapes ou faire du jogging. Cela dépend de la rapidité avec laquelle vous devez vous y rendre pour mener à bien le projet. Vous pouvez économiser de l'argent en voyageant à pied ou engager un chauffeur. Cela dépend du budget que vous avez consacré au projet.

Il n'y a pas d'approche, de système ou de plan unique. Chaque projet auquel vous et votre entreprise aurez à faire aura probablement son calendrier, son objectif et son budget. C'est pourquoi il est si essentiel d'avoir un chef de projet averti et talentueux en place pour diriger le spectacle.

Les éléments d'un projet

Un chef de projet qui réussit doit gérer simultanément quatre éléments de base d’un projet. Ces éléments sont interdépendants.

• Portée: Cela implique la taille du projet, les objectifs et les exigences.
• Ressources:Vous aurez besoin de personnel, d'équipement et de matériel sur place.
• Temps: Cela ne concerne pas seulement le temps que prendra le projet dans son ensemble. Il doit être décomposé en durées de tâches, en dépendances et en chemins critiques.
• Argent:Avoir une bonne compréhension des coûts, des imprévus et des profits.

L'élément le plus important: la portée

La portée du projet est la définition de ce que le projet est censé accomplir et les budgets en temps et en argent créés pour atteindre ces objectifs. Toute modification de la portée du projet doit avoir un changement correspondant dans le budget, le temps, les ressources ou les trois.

Si la portée du projet consiste à construire un bâtiment pouvant accueillir trois widgets sur un budget de 100 000 dollars, le chef de projet devrait le faire. Si la portée est modifiée en bâtiment pour quatre widgets, le chef de projet doit obtenir un changement approprié de temps, d'argent et de ressources.

Ressources

La compréhension et la gestion des ressources comportent trois aspects: le personnel, l’équipement et le matériel.

Un chef de projet performant doit gérer efficacement les ressources affectées au projet, y compris les membres de l'équipe de projet, le personnel du fournisseur et les sous-traitants. Il doit veiller à ce que ses employés disposent des compétences et des outils nécessaires pour mener à bien ce travail, et il doit contrôler en permanence s'il dispose du nombre suffisant de personnes pour mener à bien le projet dans les délais. Son travail consiste à s'assurer que chaque personne comprend la tâche et les délais du projet.

Le membre senior de chaque groupe d'employés relève du chef de projet lorsqu'il gère des employés directs, mais les employés peuvent également avoir un supérieur hiérarchique qui leur fournit la direction technique. Dans une situation de gestion matricielle telle qu'une équipe de projet, le chef de projet a pour tâche de fournir une direction de projet aux responsables hiérarchiques. La gestion des contrats de sous-traitance de main-d'œuvre signifie généralement la gestion du chef d'équipe pour les travailleurs sous-traités, qui à leur tour gèrent ces travailleurs.

Un chef de projet doit souvent se procurer du matériel et des matériaux et gérer leur utilisation afin que l’équipe puisse fonctionner efficacement. Il est responsable de disposer du matériel et des équipements appropriés au bon endroit et au bon moment.

Temps

Les trois éléments d’une gestion du temps réussie sont les tâches, la planification et le chemin critique.

Construisez le planning du projet en listant, dans l’ordre, toutes les tâches à exécuter. Certaines doivent être effectuées de manière séquentielle tandis que d'autres peuvent se chevaucher ou se faire en tandem. Attribuez une durée à chaque tâche. Allouer les ressources nécessaires. Déterminez les prédécesseurs (quelles tâches doivent être terminées avant les autres) et les successeurs, les tâches qui ne peuvent pas commencer avant que l'autre tâche ne soit terminée. Cet aspect de la gestion de projet est parfois appelé gestion des chutes d'eau car une tâche en suit une autre dans un ordre plus ou moins séquentiel.

Un logiciel de gestion de projet peut simplifier la tâche de création et de gestion du planning de projet.

Certaines tâches ont un peu de flexibilité dans les dates de début et de fin requises. Cela s'appelle "float". D'autres tâches n'ont aucune flexibilité. Ils ont zéro float. Une ligne à travers toutes les tâches avec zéro float est appelée la chemin critique. Toutes les tâches sur ce chemin - et il peut y avoir plusieurs chemins parallèles - doivent être terminées à temps si le projet doit arriver avant la date limite. La tâche de gestion du temps clé du chef de projet surveille le chemin critique.

Argent

Les trois facteurs à prendre en compte dans la gestion de l'argent sont les coûts, les imprévus et le profit.

Chaque tâche a un coût, qu'il s'agisse des heures de travail d'un programmeur informatique ou du prix d'achat d'un mètre cube de béton. Chacun de ces coûts est estimé et additionné lors de la préparation du budget du projet.

Certaines estimations seront plus précises que d’autres. Par conséquent, le budget du projet devrait inclure une allocation pour imprévus - des fonds mis de côté dans le budget "au cas où" le coût réel d'un élément serait très différent de l'estimation.

Le profit est l’argent que l’entreprise veut gagner avec cette tâche. C'est sur le coût.

Ainsi, un budget de projet est composé du coût estimé, plus des imprévus, ainsi que des bénéfices éventuels. Le chef de projet a pour tâche de maintenir le coût réel à un niveau égal ou inférieur au coût estimé et de maximiser les bénéfices de la société sur le projet.

La gestion de projet est un art et une science

Une gestion de projet réussie nécessite de la pratique. Ces idées peuvent vous donner une compréhension de base de la gestion de projet, mais ne la considérez que comme un début. Si votre travail ou votre carrière comprend la gestion de projet et si vous souhaitez améliorer vos compétences, parlez-en à des chefs de projet performants, lisez-les et mettez-vous en pratique. La gestion de projet peut être une carrière très enrichissante.