L'importance de tenir un journal en comptabilité

Une écriture de journal est l'enregistrement d'une transaction financière entrée dans un journal. Le journal détaille toutes les transactions financières de l’entreprise et indique quels comptes ces transactions sont affectées. Toutes les écritures au journal sont effectuées en utilisant la méthode de comptabilité en partie double ou en écriture simple.

Les entrées de journal sont généralement entrées dans l'ordre chronologique et les débits sont entrés avant les crédits - les débits sont entrés dans une colonne à gauche et les crédits sont entrés à droite. Les écritures au journal sont affectées à des comptes spécifiques à l'aide d'un plan comptable, et l'écriture au journal est ensuite enregistrée dans un grand livre. Le grand livre conserve la trace de plusieurs comptes.

Le but des entrées de journal

Les entrées de journal fournissent des informations de base pour tous les autres rapports financiers d'une entreprise. Les auditeurs les utilisent pour analyser l’impact des transactions financières sur une entreprise.

Chaque entrée doit inclure la date de la transaction, les parties impliquées, un débit d'au moins un compte, un avoir sur au moins un autre compte, un numéro de reçu ou de chèque et un mémo décrivant les autres détails impliqués dans la transaction - tout ce que vous souhaitez. pourrait ne pas se rappeler des mois ou des années plus tard.

Si vous achetez et utilisez un logiciel de comptabilité, il se chargera probablement de tous ces détails. Mais vous devriez être capable de gérer vous-même vos entrées de journal et votre grand livre avec une compréhension de base du processus si vous ne pensez pas que ce type de dépense est nécessaire pour le moment, car vous débutez.

Comptabilité à entrée unique

Comme son nom l'indique, chaque écriture de journal est créée sur une ligne distincte lorsque vous utilisez la méthode de comptabilisation à écriture unique. Vous pouvez soustraire ce que vous dépensez sur un nouveau système informatique sous forme de débit, puis, sur la ligne suivante et sous une autre entrée, vous pouvez obtenir le revenu reçu d’un client ou d’un client sous forme de crédit. Vous aurez deux transactions ou entrées de journal distinctes, chacune avec sa propre ligne. C'est simple, pas très différent de la façon dont vous gardez trace des transactions que vous effectuez à partir de votre compte courant.

La comptabilité en partie simple peut être appropriée si vous exploitez votre propre petite entreprise en tant que propriétaire unique et que vos livres et transactions ne sont pas complexes. Tout le monde peut le supporter. Vous n'avez besoin d'aucune formation spécifique.

Comptabilité à double entrée

Une écriture de journal utilisant la méthode de comptabilité en partie double inclut une variété d'informations dans différentes colonnes de la même ligne. Dans un système à double entrée, vous pourriez avoir un débit pour l'achat de l'ordinateur, puis un crédit ou une augmentation de vos dépenses globales d'équipement de bureau apparaîtrait sur la même ligne mais dans une colonne différente pour compenser le débit. Ces colonnes doivent être égales, telles que -2 000 USD pour le débit et + 2 000 USD pour le crédit.

Vous devrez peut-être utiliser encore plus de colonnes en fonction de la nature de votre entrée, mais au minimum, il devrait y en avoir deux, une pour les débits et les crédits. La comptabilité en partie double crée généralement une écriture de journal, pas pour la transaction elle-même, mais pour le compte, elle affecte les actifs, les passifs, les fonds propres, les produits et les charges. Les débits et les crédits pour chacun sont tous notés sur la même ligne.

À la fin de l'année ou de toute autre période comptable que vous sélectionnez, toutes vos entrées de journal pour débits doivent correspondre à vos entrées de journal pour le total des crédits. Cela signifie que votre compte est "équilibré".