Comment répondre à une demande de vérification de référence

Répondre à une demande de vérification de référence est une affaire délicate. La peur des représailles et des poursuites empêchent de nombreux employeurs de réagir. Ces recommandations vous aideront à répondre raisonnablement aux demandes de vérification tout en protégeant les intérêts légitimes de votre entreprise et de vos employés actuels.

Suivez la politique de vérification des références établie de votre entreprise

Premièrement, de nombreuses entreprises demandent aux responsables d’envoyer des demandes écrites de référence aux ressources humaines. Toutefois, si la référence du responsable est positive, vous pouvez accepter que le responsable fournisse une référence verbale directement à un employeur.

Tout ce qui est envoyé sous forme écrite doit provenir des ressources humaines, ou le personnel des ressources humaines devrait vérifier la cohérence de la réponse et protéger les meilleurs intérêts de l'entreprise. Un format de vérification de référence commun vous demande de fournir ces informations sur l'ancien employé.

• Titre du poste et, occasionnellement, responsabilités du poste,
• Dernier salaire,
• Date d'embauche,
• Fournit une liste de contrôle qui demande à l'ancien employeur de classer les caractéristiques telles que "travail d'équipe" et "fiabilité".

Le mieux est de laisser ces documents à l'équipe des ressources humaines. Du moins, demandez au personnel des ressources humaines de passer en revue toute réponse écrite que vous envisagez d'envoyer. Ne répondez pas aux questions qui vous demandent d'évaluer numériquement un ancien employé en fonction de son travail ou de ses caractéristiques.

Les notations numériques ne sont pas comparables sur la base d'une définition partagée de la définition du terme, pas plus que la signification des nombres sur une échelle numérique n'est définie sur ces formulaires. Par conséquent, au mieux, c'est une communication imparfaite. Au pire, cela pourrait nuire aux perspectives d'emploi de votre ancien employé.

S'assurer que l'employé a une autorisation signée dans le fichier

Deuxièmement, vérifiez que la signature de l'ancien employé, autorisant la vérification des références, figure sur les documents envoyés par la société demanderesse. Sans l'autorisation de signature de l'ancien employé, vous ne devez fournir aucune information sur cet employé.

Répondre à une demande de vérification de référence avec une référence positive

Si le responsable peut, avec quelques réserves, recommander l’ancien employé, en consultation avec le personnel des ressources humaines, il peut renvoyer l’appel à l’employeur demandeur. Avant de répondre à l'appel téléphonique, le responsable doit s'assurer que la signature de l'employé autorisant la vérification des références est bien archivée auprès du service des ressources humaines.

Lorsqu'un ancien employé était un bon employé et laissait votre entreprise en bon état (un conjoint peut-être déménagé et que la distance n'était pas commutable), vous souhaitez aider l'ancien employé à trouver un nouveau poste.

Ou peut-être avez-vous été utilisé comme référence par un employé qui vous a signalé à un moment donné, bien que pas récemment. Si vous avez des commentaires positifs à faire à propos de l'employé, vous pouvez répondre à l'employeur potentiel avec les commentaires positifs que vous pouvez apporter.

Questions de contrôle de référence auxquelles vous ne voulez pas toucher

Répondez uniquement aux questions auxquelles vous êtes prêt à répondre si vous recevez un appel téléphonique ou un document de demande de référence. Un responsable ne doit parler que des domaines de compétence et d’expérience de l’employé sur lesquels il a une connaissance directe. Il y a plusieurs questions auxquelles un responsable ne devrait pas répondre:

• Exemple de question: prédisez si votre ancien employé réussira dans le poste pour lequel il est envisagé. (Vous avez une boule de cristal, n'importe qui?) Vous ne pouvez probablement pas répondre à cette question. Même si le poste semble similaire, vous ne pouvez pas prédire les collègues, la culture de l'employeur, leurs relations avec les clients ou la multitude de facteurs qui aident un employé à réussir - ou non.

  Bonne réponse: lorsque la salariée a travaillé pour moi, dans le cadre de ses fonctions au sein de mon entreprise, elle a fortement contribué à la qualité de son travail.

• Exemple de question: Quelles étaient les faiblesses de l'employé?

  Bonne réponse: elle n’avait aucune faiblesse à signaler qui l’affecterait dans sa capacité à exécuter son travail avec compétence quand elle travaillait pour moi.

• Exemple de question: Pourquoi l’employée a-t-elle quitté le poste dans lequel elle vous a signalé?

  Bonne réponse: elle a cherché à accroître ses responsabilités et à compléter sa connaissance de notre société et de nos produits.

  Bonne réponse: Elle a quitté notre organisation pour des raisons personnelles importantes pour elle.

Ce sont les types de questions de vérification des références qu'un employeur potentiel vous demandera si vous renvoyez un appel téléphonique avec vérification des références.

Répondre à une demande de vérification des références: non positif

Si l'employé a quitté votre entreprise sous un nuage, qu'il soit mal adapté à son travail, non-contributeur pour d'autres raisons ou ingérable, envoyez l'appel ou le formulaire au personnel des Ressources humaines pour obtenir une réponse standard.

Parfois, des circonstances inhabituelles entourent le départ d'un employé de votre entreprise. Peut-être un employé regardait-il de la pornographie sur son ordinateur? Oui, il a demandé à son directeur des ressources humaines de lui servir de référence. Un autre ancien employé peut avoir menacé de violence ou commis un acte de violence alors qu'il était employé par votre entreprise.

Bien que ces anciens employés mentionnent rarement votre entreprise comme référence, soyez prêt. Ces appels doivent être envoyés au personnel des RH pour la réponse standard.

Il y a toutefois une mise en garde ici. Parlez à votre avocat avant de répondre à toute vérification de références concernant un employé potentiellement violent. Si vous ne parvenez pas à révéler un comportement violent à un employeur potentiel et que l'ancien employé commet un acte violent alors qu'il est au service du nouvel employeur, votre société peut être tenue pour responsable du fait qu'elle n'a pas révélé ces informations. Alors, vérifiez auprès de votre avocat dans toutes les circonstances inhabituelles dans lesquelles vous vous êtes séparé d'un employé.

Lorsqu'un ancien employé demande une lettre de référence générique

Donner aux anciens employés une lettre de référence générique n'est pas recommandé. Une fois qu'un document existe, il vit pour toujours. Les employés potentiels ont fourni aux bureaux des ressources humaines des copies de lettres datées de 10 et 20 ans, parfois difficilement lisibles après plusieurs séances de photocopie.

Après un certain temps - vous n’avez aucune idée du type d’employé que votre ancien employé est devenu - à moins que ce ne soit la rare exception qui reste en contact. Et, vous ne savez jamais comment l'employé utilisera votre lettre ou comment vos mots seront interprétés par les employeurs potentiels. Adoptez une politique stipulant que les gestionnaires ne doivent jamais donner de lettres de référence génériques et écrites.

Informez l'ancien employé que votre entreprise sera heureuse de fournir une confirmation d'emploi des ressources humaines à des employeurs spécifiques qui s'enquièrent directement.

Réflexions finales sur la réponse à une demande de vérification de référence

Peu d’employés se sont fixés pour objectif d’échouer au travail. Pourtant, les employés échouent et les entreprises et les employés se séparent. N'oubliez pas que lorsque l'on vous demande une référence que chaque ancien employé mérite de pouvoir recommencer, quelles que soient les conditions dans lesquelles il s'est séparé de votre organisation.

Peut-être l'ancien employé était-il mal adapté au poste qu'il occupait dans votre entreprise. La culture de votre entreprise a peut-être été une inadéquation totale avec les besoins de l'employé. L'employé peut avoir eu une vision différente pour les exigences de son travail de celle de son patron. Peut-être que sa vie personnelle et son mariage se sont effondrés au cours de son mandat au sein de votre entreprise.

Vous ne connaissez jamais tous les détails et les raisons expliquant la défaillance ou le départ d'un employé. Il est facile pour un employé très performant de regretter de perdre un meilleur emploi, un déménagement familial ou une occasion de rêve. C'est plus difficile avec l'interprète marginal.

Soyez honnête ou fournissez un minimum d'informations. Ne faites pas de prédictions de réussite sur la boule de cristal, ne fournissez pas d’évaluations et de classements numériques pour des termes non définis. Si nécessaire, fournissez le minimum d'informations décrivant les performances de l'ancien employé. Dans la mesure du possible, accordez une pause à l'employé et parlez-lui à l'employeur éventuel.

Des chiffres récents relatifs à la vérification des références indiquent que les employeurs prennent très au sérieux la vérification des références ces temps-ci. Plus de 90% des employeurs vérifient les références. Dans la mesure du possible, accordez une pause à vos anciens employés - lorsque vous pourrez le faire en toute conscience.